UBO-register, verplichtingen zijn een 'never-ending story'

Er is al heel wat geschreven over het UBO-register. Van de verplichte UBO-registratie over inhoudelijke regels tot de verhouding vruchtgebruiker-blote eigenaar. Voor zij die het horen donderen in Keulen: het is een register waarin een Belgische entiteit (oa. vennootschap, vzw, stichting) haar uiteindelijke begunstigde personen moet opnemen. Dit zijn de natuurlijke personen die uiteindelijk meer dan 25% van de stemrechten of aandelen in handen hebben. Entiteiten die hun UBO-register nog niet in orde hadden gebracht kregen onlangs aanmaningsbrieven.

Met het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 stelt de overheid nu bijkomende voorwaarden aan de inschrijving in het UBO-register. Bijkomende verplichtingen waarvan we toch het nut in vraag durven stellen. Ondernemen in België is pompen of verzuipen en dit onder een niet aflatende stroom van administratieve verplichtingen.

Tussenliggende entiteiten in UBO

Personen houden niet altijd rechtstreeks de aandelen aan van hun werkvennootschap. Vaak werkt men met een structuur, waarbij de uiteindelijke aandeelhouders gebruik maken van een holdingvennootschap. Op deze manier kan men een hele cascade van tussenliggende aandeelhouder-entiteiten creëren.

Het KB vermeldt nu uitdrukkelijk dat al deze tussenliggende entiteiten zich moeten registreren in het UBO-register. Het is niet langer voldoende dat een Belgische entiteit haar uiteindelijke begunstigde aanduidt met een gewogen percentage.

Heel erg vernieuwend is dit niet, de handleiding die bij het UBO-register hoort stelde al dat de registratie zo diende te gebeuren. Voor entiteiten die de letter van de wet volgden betekent dit echter dat ze hun registratie moeten herzien en bijwerken.

Verplicht uploaden stavingsstukken

Het KB voert bovendien een nieuwe verplichting in die voor heel wat extra werk zal zorgen voor entiteiten. Entiteiten moeten de informatie die ze in het register plaatsen staven met de nodige documenten. Deze documenten moeten bewijzen dat de informatie adequaat, nauwkeuring en actueel (!) is. Het KB verduidelijkt niet welke documenten juist gebruikt moeten worden. Betekent dit dat men steeds een uittreksel uit het (elektronisch) aandelenregister moet opladen, of zijn andere documenten ook voldoende? Een alternatief zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat het bestuur van de vennootschap de inschrijving in het aandelenregister bewijst aan de hand van een certificaat.

De vraag kan hier zeker gesteld worden welke meerwaarde deze nieuwe verplichting biedt. De informatie in het register moet juist zijn. Indien de entiteit verkeerde informatie heeft opgenomen in het UBO-register is de entiteit hiervoor verantwoordelijk en aansprakelijk. De bijkomende documentatieplicht lijkt louter een bijkomend middel voor de overheid om het UBO-register te controleren op fouten. En dus te penaliseren?

Beschikbare informatie bij raadplegen UBO-register

De toegang tot het register breidt het KB ook uit. De historiek van de wijzigingen aan het UBO register zal zichtbaar zijn wanneer een persoon informatie opvraagt over een entiteit. Het idee is dat een controle van de geschiedenis van de uiteindelijke begunstigden van de entiteit zo mogelijk is. De identiteit van de persoon die het UBO-register heeft aangevuld is echter zichtbaar bij de informatie over de historiek. Deze persoon kan een bestuurder zijn van de entiteit, maar ook een externe volmachthouder. Weet dus dat de persoonsgegevens van de persoon die het UBO-register bijwerkt voor de entiteit zichtbaar zullen zijn.

Bovendien kan elk lid van de bevolking (elke burger dus) nu de (dagelijks)bestuurder, oprichters en andere gevolmachtigde vertegenwoordigers van een stichting of vzw raadplegen. De persoon die het UBO-register raadpleegt moet hiervoor geen legitiem belang aantonen. Hoewel hierover stemmen opgaan dat dit een inbreuk kan uitmaken op het recht op privéleven van de personen geregistreerd in het UBO-register. Echter is de informatie over deze personen reeds vrij openbaar beschikbaar in de publicaties in het Belgisch Staatsblad en de KBO.

Trusts, een fiducie of een soortgelijke juridische constructie

Een trust, een fiducie of een soortgelijke juridische constructie moet zich eveneens registreren in het UBO-register. Hiervoor vereist het register echter dat zij ingeschreven zijn in de KBO, omdat het register het ondernemingsnummer nodig heeft. Op heden werden zij echter nog niet in de KBO geregistreerd waardoor het KB deze verplichting nu ook voor deze constructies invoert. Af te vragen blijft wel hoe dit afgedwongen zal worden ten opzichte van een buitenlandse trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie.

Inwerkingtreding en gedoogbeleid

Het nieuwe KB en haar verplichtingen trad in werking 10 dagen na haar publicatie: dus op 11 oktober 2020. Het moet niet verbazen dat bijna geen enkele inschrijvingsplichtige entiteit zich reeds heeft aangepast aan de nieuwe vereisten. Het voorzien van de verantwoordingsstukken in het UBO-register brengt het nodige bijkomende werk met zich mee. Zeker voor entiteiten die de tussenliggende entiteiten nog moeten registeren. Het is te hopen dat de FOD Financiën opnieuw zal voorzien in een gedoogbeleid.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.