Strengere boetes en sancties in de vernieuwde btw-ketting vanaf 2025

De modernisering van de btw-ketting die gefaseerd wordt ingevoerd vanaf 1 januari 2025, heeft ingrijpende gevolgen voor btw-plichtigen. Niet alleen wordt de administratie strikter, ook het sanctiearsenaal wordt aanzienlijk uitgebreid. 

Met name de invoering van vervangende aangiften, proportionele boetes en automatische inhoudingen op de zogenaamde “provisierekening btw” zijn gamechangers. In dit artikel focussen we op de boetes en sancties — en waarom u als ondernemer of accountant maar beter erger kunt voorkomen.

Nieuwe structuur: van rekening-courant naar provisierekening

De klassieke rekening-courant wordt vervangen door de provisierekening btw. Dit digitale systeem laat toe om tegoeden en schulden automatisch te verrekenen en maakt het voor de fiscus eenvoudiger om laattijdige betalingen op te sporen en te bestraffen. 

Belangrijk om weten:

• Vanaf 1 oktober 2025 wordt elk openstaand saldo automatisch verrekend met het beschikbare tegoed.
• Terugvorderingen zijn pas beschikbaar na een wachttermijn (2 maanden voor maandindieners, 3 voor kwartaalindieners).
• Tegoeden kunnen ook worden aangewend voor andere fiscale of zelfs niet-fiscale schulden (bv. RSZ).

De provisierekening betekent dus minder marge voor foutjes of uitstelgedrag.

Vervangende aangifte: sancties zonder pardon

Wie zijn btw-aangifte niet tijdig indient, krijgt niet langer alleen herinneringen. De fiscus gaat over tot een automatische vervangende aangifte (VA), met strikte procedures en zware gevolgen.

Procedure van de vervangende aangifte

• 3 maanden na het verstrijken van het aangiftetijdvak ontvangt u een voorstel van vervangende aangifte (VVA).
• U hebt dan 1 maand de tijd om de aangifte alsnog in te dienen. Doet u dat niet, dan wordt de vervangende aangifte definitief.
• De fiscus baseert zich op het hoogste bedrag (rooster 71) van de voorbije 12 maanden, of minstens op € 2.100.

Verweer en bezwaar

• Een laattijdige aangifte binnen die ene maand vernietigt het VVA.
• Nadien kan enkel nog via administratief bezwaar of gerechtelijke procedure worden opgetreden tegen de definitieve aangifte.
• Intussen kunnen gedwongen invorderingsmaatregelen worden genomen, tenzij de rechten van de schatkist niet in gevaar zijn.

Boetes: proportioneel én cumulatief

Vanaf oktober 2025 wordt het administratief boetebeleid verstrengd en genormaliseerd. Er zijn drie soorten geldboetes, elk met eigen logica.

1. Boete wegens laattijdige betaling

• 5% bij tijdig ingediende aangifte.
• 10% bij laattijdige indiening.
• 15% bij definitieve vervangende aangifte.

De administratieve tolerantie tot de 10e van de tweede maand blijft behouden, tenzij de rechten van de schatkist in gevaar zijn.

2. Boete wegens laattijdige indiening

• 100 euro per maand vertraging, met een maximum van 500 euro.
• Eénmalige kwijtschelding mogelijk voor eerste overtreding (vanaf oktober 2025) mits motivering.
  

3. Boete wegens niet-indiening

• Geldt vanaf 5 maanden te laat of na definitieve VA.
• Bedrag afhankelijk van het aantal eerdere overtredingen:
  1e overtreding: 500 euro; 2e: 1.250 euro; 3e: 2.500 euro; 4e en volgende: 5.000 euro.

Let op: alleen overtredingen vanaf 1 januari 2025 tellen mee.

Extra aandachtspunten

Snelle controle bij teruggaaf

De fiscus zal élk tegoed (zelfs zonder teruggaafverzoek) controleren. Reageert u niet binnen 10 dagen op een vraag om inlichtingen? Dan wordt het tegoed gewoon ingehouden.

Geen verlengd vakantieregime meer

De vroegere administratieve toleranties (bv. na kwartaalindiening in juli) verdwijnen. Vragen om inlichtingen kunnen dus ook in de zomerperiode volgen — met korte termijnen. 

Conclusie: wees op tijd of betaal de prijs

De hervorming van de btw-ketting zet duidelijk in op striktere handhaving. Het nieuwe systeem is transparanter, maar ook genadelozer voor wie deadlines overschrijdt. De fiscus houdt de vinger aan de pols via digitalisering, automatische controles en een streng sanctiekader. Wie problemen wil vermijden, is maar beter voorbereid. Een tijdige en correcte administratieve aanpak is hierbij essentieel.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.