Btw en werkelijk gebruik: waarom een voorafgaand akkoord niet meer kan

De regels rond btw-aftrek zijn complex, zeker voor ondernemers die zowel activiteiten hebben die aan btw onderworpen zijn, als activiteiten die hiervan zijn vrijgesteld. Voor deze gemengde btw-plichtigen bestaat de mogelijkheid om de aftrek van btw te berekenen op basis van het werkelijk gebruik. 

Maar let op: er zijn sinds 1 januari 2023 belangrijke wijzigingen doorgevoerd. Als gemengd btw-plichtige moet je sinds vorig jaar je keuze om het werkelijk gebruik toe te passen voor btw-aftrek elektronisch melden bij de belastingdienst. Deze meldplicht geldt sinds 2024 ook voor gemengd btw-plichtigen die het algemeen verhoudingsgetal gebruiken.

De nieuwe regeling zorgde voor onduidelijkheid bij zowel belastingplichtigen als adviseurs, in die mate dat de fiscale administratie besloot een FAQ te publiceren waarin zij de meest voorkomende vragen uit de praktijk probeert op te helderen. We selecteren er alvast drie vragen uit. 

Gemengd btw-plichtige

Een gemengd btw-plichtige voert zowel btw-plichtige als vrijgestelde economische activiteiten uit. Denk bijvoorbeeld aan een arts die naast zijn medische behandelingen (vrijgesteld van btw) ook esthetische ingrepen uitvoert (onderworpen aan btw). In zo'n geval kan je niet zomaar alle betaalde btw aftrekken, maar moet je een keuze maken tussen twee methodes voor btw-aftrek.

Algemeen verhoudingsgetal 

Hierbij bereken je welk percentage van je omzet onderworpen is aan btw. Op basis hiervan bepaal je hoeveel btw je mag aftrekken. Dit getal wordt bepaald door een breuk met in de teller de aan btw onderworpen omzet en in de noemer de totale omzet, zijnde de som van de aan btw onderworpen omzet en de vrijgestelde omzet.

Werkelijk gebruik

Bij deze methode kijk je naar het werkelijke gebruik van je aankopen. Als een aankoop volledig voor een btw-plichtige activiteit is, mag je de volledige btw aftrekken. Voor vrijgestelde activiteiten kan je geen btw aftrekken.

Gedeeltelijk btw-plichtige

Een gedeeltelijk btw-plichtige stelt niet alleen handelingen die aan btw onderworpen zijn, maar ook handelingen die buiten de btw-sfeer vallen. Denk aan een loontrekkende die zelfstandige is in bijberoep.

Als gedeeltelijk btw-belastingplichtige kan men enkel de btw aftrekken voor de handelingen die binnen de btw-sfeer vallen. Logischerwijze zal een gedeeltelijk btw-plichtige enkel kunnen kiezen voor de methode van het werkelijk gebruik. In tegenstelling tot gemengd btw-plichtigen kunnen zij geen keuze maken.

FAQ nr. 16: kan de fiscus de methode van werkelijk gebruik weigeren?

Ja, de belastingdienst kan de toepassing van het werkelijk gebruik weigeren als zij van mening is dat deze methode niet overeenstemt met de werkelijkheid. Hoewel je de keuze voor het werkelijk gebruik elektronisch moet melden, betekent dit niet automatisch dat de fiscus akkoord gaat.

Op basis van artikel 18bis, §6 van het Koninklijk Besluit nr. 3 kan de fiscus besluiten om de toepassing van het werkelijk gebruik te weigeren. Als dit gebeurt, moet de fiscus dit motiveren en je hierover informeren. Eventueel kan zij ook beslissen om het werkelijk gebruik te behouden, maar andere criteria toe te passen.

Bovendien krijgt de fiscus ruimschoots de tijd om deze (weigerings)beslissing mee te delen aan de belastingplichtige. De beslissing dient namelijk pas worden meegedeeld ten laatste op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin de initiële kennisgeving door de belastingplichtige uitwerking heeft gehad.

Daarenboven geldt de weigering voor onbepaalde duur vanaf de eerste dag van het lopende aangiftetijdvlak waarvoor de kennisgeving werd verricht. De weigering kan m.a.w. retroactieve gevolgen hebben voor de belastingplichtige.

Maar de weigering van een beslissing kan ook pas later worden genomen in het kader van btw-controle bij de belastingplichtige binnen de toepasselijke termijnen.

FAQ nr. 17: kan een belastingplichtige nog een voorafgaand akkoord krijgen?

Tot voor kort was het mogelijk om een voorafgaand akkoord te krijgen van de fiscale administratie voor de toepassing van het werkelijk gebruik. Maar dit is nu niet meer mogelijk. Omdat de fiscus de toepassing van het werkelijk gebruik kan weigeren, verstrekt de belastingdienst geen individuele akkoorden meer. 

Wel kan je in specifieke situaties nog terecht bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen – beter gekend als de ‘rulingdienst’. Die kan beslissingen nemen over de manier waarop het werkelijk gebruik of het algemeen verhoudingsgetal wordt toegepast, zolang de verrichting nog niet heeft plaatsgevonden. Let wel, deze dienst zal geen percentages of berekeningen goedkeuren.

FAQ nr. 24: wat met gedeeltelijk belastingplichtigen?

Zoals eerder aangehaald dienen gedeeltelijk belastingplichtigen - in tegenstelling tot gemengd belastingplichtigen - verplicht de methode van het werkelijk gebruik toe te passen.

Ook hier geldt dus dat er geen voorafgaand akkoord bij de fiscale administratie kan worden gevraagd over de toepassing van het werkelijk gebruik, tenzij via de rulingdienst (zie FAQ nr.17).

Conclusie

De administratieve regels rond het werkelijk gebruik bij btw-aftrek zijn veranderd. Gemengde en gedeeltelijke btw-plichtigen moeten dus goed opletten en zich houden aan de meldplicht. In het bijzonder voor een gemengd belastingplichtige is het belangrijk om te weten dat hoewel je de keuze van het werkelijk gebruik moet melden, de fiscus dit kan weigeren en zelfs retroactief kan aanpassen. 

Het vooraf vragen van toestemming bij de belastingdienst is dus verleden tijd. Twijfel je over de beste methode of heb je specifieke vragen? Dan kan je nog steeds een beslissing aanvragen bij de rulingdienst, maar voor goedkeuring van percentages of berekeningen kan je hier niet terecht.

Niet alleen voor btw-vragen maar ook voor andere fiscale vragen kan je terecht bij de belastingadviseurs of fiscalisten van aternio. 

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.