Btw-aftrek volgens werkelijk gebruik: nieuwe procedure

Sinds 1 januari 2023 zijn de procedures vereenvoudigd voor gemengde btw-plichtigen die hun btw aftrekken volgens het werkelijk gebruik. Maar u raadt het al, om hiervan gebruik te kunnen maken moeten er opnieuw (én tijdig) enkele formaliteiten worden vervuld… 

Werkelijk gebruik en btw-aftrek

Een gemengde btw-plichtige stelt zowel handelingen die aan btw zijn onderworpen, als handelingen die van btw zijn vrijgesteld. Bijgevolg wordt het recht op aftrek van de betaalde btw ook beperkt. 

De beperking van de btw-aftrek kan op twee manieren gebeuren: ofwel via het ‘algemeen verhoudingsgetal’ ofwel via het ‘werkelijk gebruik’. 

Bij het werkelijk gebruik zal de belastingplichtige een volledig recht op aftrek hebben -zoals een gewone belastingplichtige- voor die handelingen die een volledig recht op aftrek geven. Voor de vrijgestelde handelingen die de belastingplichtige stelt, is geen aftrek mogelijk. Voor de btw op aangekochte goederen en diensten die zowel voor belaste als vrijgestelde handelingen worden aangewend, moet een bijzonder verhoudingsgetal worden berekend. 

Voorafgaande (elektronische) kennisgeving 

Tot nu toe dienden belastingplichtigen die van het werkelijk gebruik toepassing wilden maken een voorafgaand akkoord van de fiscus te bekomen. Dit is voortaan verleden tijd.  Een eenvoudige voorafgaande kennisgeving aan de btw-administratie via het elektronisch formulier e604A of e604B zal nu volstaan. 

Hou er wel rekening mee dat btw-administratie de aftrek volgens werkelijk gebruik nog kan weigeren wanneer zij vindt dat het niet met de werkelijkheid overeenstemt. Deze weigering moet zij omstandig motiveren en meedelen uiterlijk op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin de kennisgeving uitwerking had. 

Deadlines kennisgeving 

Zowel belastingplichtigen die voor de eerste keer het werkelijk gebruik wensen toe te passen als zij die er reeds gebruik van maken, moeten een tijdige kennisgeving doen. Wat zijn de deadlines?

• Wie vanaf 1 januari van een kalenderjaar het werkelijk gebruik wil toepassen moet als maandaangever vóór 31 januari of als kwartaalaangever vóór 31 maart van dat jaar de kennisgeving doen. Zo niet, kan je pas opteren voor de toepassing van het werkelijk gebruik met ingang vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar. 
• Wie in de loop van het jaar toepassing wil maken van het werkelijk gebruik, moet de kennisgeving doen vóór de laatste dag van de eerste aangifteperiode die volgt op de aanvang van de activiteit. 
• Tot slot, wie reeds op 31 december 2022 toepassing maakte van het werkelijk gebruik, moet uiterlijk op 30 juni 2023 een kennisgeving doen opdat het regime zou kunnen blijven gelden. 

Info meedelen via btw-aangifte (Intervat) 

Maar hiermee is de kous – helaas – nog niet af.  

Naast de voorafgaande kennisgeving, moet ook concrete info over de verhoudingsgetallen van inkomende handelingen aan de btw-administratie worden meegedeeld. Jaarlijks zal de belastingplichtige bepaalde gestructureerde gegevens in zijn btw-aangifte via Intervat moeten meedelen. 

Samengevat gaat het onder meer over volgende gegevens: 

• het definitieve verhoudingsgetal van het voorafgaande kalenderjaar; 
• het percentage van de totaal aangerekende btw op de handelingen met een volledig recht op aftrek; 
• het percentage van de totaal aangerekende btw op de handelingen zonder een recht op aftrek; 
• het percentage van de totaal aangerekende btw op de handelingen met een beperkt recht op aftrek. 

Deadlines info via btw-aangifte 

De gestructureerde info via Intervat moet u uiterlijk indienen bij de aangifte over het eerste kwartaal (uiterlijk 20 april) of één van de eerste drie maanden van het lopende kalenderjaar (uiterlijk 20 februari, 20 maart of 20 april). 

Conclusie

Gemengde btw-plichtigen die hun btw-aftrek willen berekenen op basis van het werkelijk gebruik moeten dit vooraf melden aan de btw-administratie. Een voorafgaande goedkeuring is bijgevolg niet langer noodzakelijk. Belangrijk is wel dat de deadlines voor de kennisgeving, middels aangepaste e-formulieren, niet uit het oog worden verloren.

 Het team van aternio staat u graag bij bij het vervullen van uw btw-formaliteiten. 

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.