Boekhoudkundige verwerking van de innovatieaftrek: keep your sheets together!
De innovatieaftrek is een fiscaal voordeel voor Belgische vennootschappen die eigenaar zijn van een intellectueel eigendomsrecht. IP (intellectual property) kan bestaan uit octrooien, kwekersrechten, weesgeneesmiddelen, data- of marktexclusiviteiten, auteursrechten of beschermde software. De aftrek bedraagt 85% van de netto-inkomsten. Inkomsten en uitgaven moeten nauwkeurig worden opgevolgd per IP. In haar advies (2018/01) bepaalt de CBN welke accounting-spelregels men hier best voor toepast.
Meten is weten, bewaren is belastingen besparen
Om de innovatieaftrek te berekenen worden de netto-inkomsten per IP bepaald. Deze zijn gelijk aan de totale inkomsten die voortvloeien uit een intellectueel eigendomsrecht, verminderd met de eigen R&D kosten die ervoor gemaakt werden.
Doordat de innovatieaftrek fiscaal onbeperkt overdraagbaar is kan ze verschillende boekjaren later nog steeds worden aangewend. Op dat moment moet men de gemaakte kosten dus nog steeds kunnen onderscheiden en bewijzen. Een onderneming die door de jaren heen verschillende rechten verwerft moet dus nauwkeurig kosten kunnen toewijzen aan de verschillende bronnen van haar innovatie-inkomsten. Boekhoudkundig worden daarom best afzonderlijke kostenrekeningen per intellectueel eigendomsrecht gecreëerd. Dit kan door aan elke kostenrekening een vast identificatienummer van het desbetreffende octrooi toe te voegen.
CBN-advies: wanneer en hoe?
De innovatieaftrek is mogelijk vanaf het moment dat een intellectueel eigendomsrecht werd aangevraagd. De boekhoudkundige verwerking is dus ook afhankelijk van de fase waarin het recht zich bevindt. Wanneer een eigendomsrecht nog niet is ontstaan, moet het vrijgestelde deel van de innovatie-inkomsten voldoen aan de onaantastbaarheidsvoorwaarde. Dit vereist een debitering of overboeking naar de belastingvrije reserves (689) en een creditering van de afzonderlijke rekening binnen de belastingvrije reserves (132).
Wanneer de tijdelijke vrijstelling definitief verworven wordt, kan men dit rechtstreeks overboeken naar de beschikbare reserves (133). Een andere optie is om de belastingvrije reserves te debiteren en rekening 789 (onttrekkingen aan de belastingvrije reserves) te crediteren, alvorens definitief een bestemming te geven aan het resultaat. De fiscale innovatieaftrek verloopt volledig buiten de boekhouding.
De CBN raadt deze methode ook aan wanneer het intellectueel eigendomsrecht uiteindelijk toch niet verworven wordt. Men neemt de belastingvrije reserve terug op in het resultaat door een overboeking naar de beschikbare reserves, of door een onttrekking aan de belastingvrije reserves. Er is geen innovatieaftrek en de vrijgestelde reserve wordt weer belastbaar.
Vermelding in de toelichting
Vergeet ten slotte ook de verplichte vermeldingen in de toelichting van de jaarrekening niet (pagina VOL 6.20). Men beschrijft hier enerzijds de invloed van de innovatieaftrek op de verschuldigde belastingen en anderzijds de aanwezigheid van belastinglatenties. Wanneer het gaat om een micro- of verkort model (respectievelijk pagina’s MIC 6.6 en VKT 6.9) is deze vermelding slechts facultatief.
Conclusie
Samengevat schrijft de CBN als het ware een boekhoudkundige track-and-trace voor. Voor een duidelijke en correcte toepassing van de innovatieaftrek moet per intellectueel eigendomsrecht precies worden bepaald welke kosten voor de ontwikkeling van een beschermd product of dienst bestemd zijn. Door de onbeperkte fiscale overdraagbaarheid van een innovatieaftrek moet men de aparte rekeningen ook later eenvoudig kunnen consulteren. Ten slotte is ze ook afhankelijk van het tijdstip of stadium waarin het IP zich bevindt. Voor de attente lezer: deze analytische verwerking heeft dus heel wat voeten in de aarde.
Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.