Zeg niet zomaar formaliteit tegen een inschrijving KBO

Elke ondernemer of vennootschap moet zich verplicht inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna: KBO) vóór de start van de activiteiten. De KBO is een databank van de FOD Economie, waar algemene identificatiegegevens van alle ondernemingen en hun vestigingseenheden gecentraliseerd worden.

De inschrijving in de KBO dient een dubbel doel: het maakt de werking van overheidsdiensten meer efficiënt en het vereenvoudigt de administratieve procedures voor ondernemingen. Het hoeft dus geen betoog dat het belangrijk is dat de gegevens in de KBO volledig én correct zijn.

We zetten de basisprincipes van de KBO nog even op een rijtje.

Wie moet zich inschrijven?

De volgende ondernemingen moeten zich inschrijven in de KBO:
– de rechtspersonen naar Belgisch recht;
– de vestigingen, instanties en diensten naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen nut of verbonden met de openbare orde uitvoeren en financieel en boekhoudkundig zelfstandig zijn, onderscheiden van deze van de rechtspersoon naar Belgisch publiek recht waarvan ze afhankelijk zijn;
– de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België hun zetel hebben of die zich verplicht moeten registreren door de Belgische wetgeving;
– iedere natuurlijke persoon, die in België als onafhankelijke entiteit een economische en beroepsmatige activiteit uitoefent, in hoofd- of bijberoep; of die in België als onafhankelijke entiteit zich verplicht moet registreren door de Belgische wetgeving anders dan deze beoogd door de wetgeving over de KBO;
– de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die zich verplicht moeten registreren door de Belgische wetgeving anders dan deze beoogd door de wetgeving over de KBO
– de vestigingseenheden van de bovenvermelde ondernemingen.

Bij inschrijving krijgt de onderneming een uniek ondernemingsnummer dat men wettelijk verplicht is te gebruiken. Door dit identificatienummer zullen ook overheden onderling gegevens over uw onderneming kunnen uitwisselen. Zo moet de ondernemer in kwestie slechts één keer dezelfde gegevens aan de overheid overmaken.

De gegevens die bij inschrijving onder andere vermeld worden zijn de naam en contactgegevens van de onderneming, maar ook de activiteiten die de onderneming uitoefent.  Deze activiteiten worden weergeven in de vorm van een specifieke code (de NACE BEL-code).

Hoe verloopt de inschrijving?

De wijze waarop u kan inschrijven bij de KBO is afhankelijk van het type onderneming. Zo worden vennootschappen, internationale verenigingen en stichtingen in de KBO opgenomen via de griffies van de bevoegde rechtbank van koophandel en een erkend ondernemingsloket. Vzw’s worden dan weer enkel opgenomen via de griffies van de bevoegde rechtbank van koophandel. Ondernemingen en eenmanszaken hoeven niet via de griffie te passeren, zij volstaan om contact op te nemen met een erkend ondernemingsloket.

In totaal bestaan er 8 ondernemingsloketten, verspreid over het hele land.

Het belang van correcte gegevens

Het is van belang dat de ondernemer steeds nagaat of de Nacebelcode(s) zeker overeenkomen met de werkelijke activiteiten van diens onderneming.  Er zijn namelijk verschillende procedurele sancties die geregeld opgelegd worden door de rechtbanken. De voorbeelden zijn talrijk.

Zo kan een onderneming slechts een rechtsvordering instellen indien zij ingeschreven is in de KBO.
Ook zal een vordering onontvankelijk verklaard worden als blijkt dat deze gesteund is op een activiteit die op dat moment niet ingeschreven is op de onderneming. Concreet betekent dit dus dat een onderneming zich bij onbetaalde facturen alleen tot de rechter kan wenden als de onbetaalde prestaties overeenkomen met de geregistreerde activiteiten in de KBO. Zo kan een aannemer die is ingeschreven met de activiteit ‘dakwerk’ geen vordering instellen voor onbetaalde ‘schilderwerken’. Weliswaar kan de onderneming na het aanpassen van de inschrijving opnieuw een vordering instellen (indien dit nog tijdig is), maar uiteraard moet men dan volledig opnieuw beginnen en komen hier wel wat kosten bij kijken.

Wijzigen van de gegevens?

Net zoals de inschrijving van een onderneming dient te gebeuren, moeten ook alle wijzigingen in de gegevens van een onderneming gemeld te worden bij het KBO, desgevallend via het ondernemingsloket. In principe beschikt de onderneming over een termijn van één maand om zich in orde te stellen.

Ook ondernemingen die al langer bestaan, kunnen hun ingeschreven gegevens en activiteiten best nog eens controleren aangezien er over de jaren heen uiteraard wel wat kan veranderen.

U kan uw actuele gegevens raadplegen en controleren op de site van KBO public search.

aternio assisteert u graag bij het inschrijven en/of aanpassen van uw ondernemingsgegevens, zodat u weer helemaal up-to-date bent met uw onderneming.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.