Vaste vertegenwoordiger bij een vennootschap

Wanneer een vennootschap wordt benoemd tot bestuurder of zaakvoerder in een andere vennootschap dan moeten een aantal formaliteiten in acht worden genomen. Het Wetboek van vennootschappen stelt in artikel 61 dat dan een vaste vertegenwoordiger moet worden benoemd om dit mandaat effectief uit te oefenen.

In de praktijk duiken regelmatig vragen op omtrent het principe van de vaste vertegenwoordiger. Hoe werkt het principe van deze vertegenwoordiging nu eigenlijk?

Waarom een vaste vertegenwoordiger?

Het principe van de vaste vertegenwoordiger is door de wetgever ingevoerd om een einde maken aan het misbruik van de “rechtspersoon”.

In eerste instantie was dit geïnspireerd op de principes van transparantie en continuïteit: het moet duidelijk zijn wie er als vertegenwoordiger van de bestuurder-vennootschap zal optreden.

In tweede instantie lagen aansprakelijkheidsissues aan de grondslag van de benoeming van een rechtspersoon tot bestuurder. Door een vennootschap, met een beperkte aansprakelijkheid, tot bestuurder te benoemen wordt de aansprakelijkheid van de natuurlijke personen achter de vennootschap namelijk een heel eind ingeperkt.

Wie is het?

De vaste vertegenwoordiger moet binnen de rechtspersoon-bestuurder gekozen worden uit de volgende categorieën:
– de vennoten/aandeelhouders;
– bestuurders/zaakvoerders;
– leden van de directieraad; of
– werknemers.

De vaste vertegenwoordiging mag dus niet door eender wie worden uitgeoefend.

Natuurlijk persoon of rechtspersoon?

Op basis van een hiaat in de tekst van de wet is het onduidelijk of de vaste vertegenwoordiger een natuurlijk persoon moet zijn.

De oplossing dient daarom gezocht te worden in de rechtsleer. De meerderheid van de rechtsleer stelt namelijk dat de vaste vertegenwoordiger een natuurlijk persoon moet zijn. Dit kan immers duidelijk afgeleid worden uit de voorbereidende werkzaamheden van de wettekst.

Echter, waar een meerderheid is, is ook een minderheid. Deze minderheid claimt dat de vertegenwoordiging ook door een rechtspersoon mag gebeuren, die dan op zijn beurt weer vertegenwoordigd dient te worden door een andere (rechts-)persoon etc.

Maar, dergelijke cascaderegeling is geen staaltje van transparantie binnen het bestuursorgaan en dient dus afgeraden te worden.

Aantal?

Een bestuurder-vennootschap kan slechts één vaste vertegenwoordiger aanduiden. Dit is de enige rechtsgeldige vertegenwoordiger van die bestuurder-vennootschap.

Het is wel mogelijk dat een bestuurder-vennootschap in verschillende vennootschappen een mandaat opneemt. In al die vennootschappen kan iemand anders, die aan de voorwaarden voldoet, vaste vertegenwoordiger zijn.

Het is ook toegelaten dat een natuurlijk persoon meerdere mandaten als vaste vertegenwoordiger op zich neemt.

Formaliteiten

De bekendmaking van de vaste vertegenwoordiging van een bestuurder-vennootschap, gebeurt door de bestuurde vennootschap.

Het is wel de bestuurder-vennootschap die de identiteit van diens eigen vaste vertegenwoordiger kiest en/of kan wijzigen.

Aansprakelijkheid?

De vaste vertegenwoordiger is strafrechtelijk en burgerrechtelijk aansprakelijk alsof hij of zij zélf in eigen naam en voor eigen rekening het bestuursmandaat zou uitoefenen.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.