Verzorg uw UBO-verplichtingen en vermijd ambtshalve doorhaling

Intussen zijn we al enkele jaren vertrouwd met het UBO-register en alle daarbij horende formaliteiten. Zo moeten vennootschappen en verenigingen niet alleen hun uiteindelijke begunstigden registreren, maar zijn zij ook verplicht om élk jaar deze gegevens te bevestigen.

Deze jaarlijkse bevestiging lijkt een 'simpele formaliteit', maar wel eentje met verstrekkende gevolgen wanneer zij wordt 'vergeten' …

Ambtshalve doorhaling voor slapende of spookbedrijven

Overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek Economisch Recht (artikel III.42 e.v.) kan de beheersdienst van de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna "KBO") overgaan tot een ambtshalve doorhaling van een onderneming in volgende vijf situaties:

1) de oprichter van een onderneming (natuurlijke persoon) is minstens zes maanden overleden volgens de gegevens van het rijksregister;

2) de afsluiting van de vereffening van een rechtspersoon is al drie maanden geleden uitgesproken;

3) er zijn drie maanden verstreken sinds de beslissing tot sluiting van het faillissement van een rechtspersoon.

4) een vennootschap legt drie opeenvolgende boekjaren haar jaarrekening niet neer;

5) ondernemingen die niet onder de vierde situatie vallen, maar toch voldoen aan volgende cumulatieve criteria:  

• minstens drie jaar al niet meer beschikken over actieve hoedanigheden, activiteiten of        vestigingseenheden en ingeschreven zijn in de KBO met een actieve status;
• niet beschikken over lopende toelatings- of hoedanigheidsaanvragen, ingeschreven in de KBO;
• sinds zeven jaar geen enkele wijziging meer hebben uitgevoerd aan hun gegevens in de KBO; én
• sinds zeven jaar geen enkele andere publicatie dan die van de jaarrekeningen in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad hebben uitgevoerd.

Een ambtshalve doorhaling heeft dus vooral tot doel om de ‘slapende’ of niet-actieve ondernemingen uit de KBO te halen.

Ambtshalve doorhaling wegens niet naleving UBO-formaliteiten

Sinds 21 december 2023 zijn er twee nieuwe situaties - naast voornoemde vijf bestaande situaties - bijgekomen voor een ambtshalve doorhaling van een onderneming uit de KBO.

Het gaat om de doorhaling van:

1) nog actieve gegevens van entiteiten die opgehouden hebben te bestaan, naar aanleiding van een fusie of splitsing (die al minstens drie  maanden van kracht is); 

2) entiteiten die hun verplichtingen inzake het overmaken van informatie aan het UBO-register niet nageleefd hebben.

Concreet gebeurt de doorhaling in de KBO wegens niet naleving van de UBO-verplichtingen in één van volgende drie situaties:

• de onderneming heeft een administratieve sanctie ontvangen wegens het niet nakomen van haar UBO-verplichtingen en heeft nagelaten de gegevens te corrigeren of door te geven; 
• de onderneming heeft gedurende één jaar geen bevestiging gegeven met betrekking tot haar gegevens in het UBO-register; of
• de onderneming heeft geen informatie over de uiteindelijke begunstigden verstrekt en heeft gedurende minstens zeven jaar niets gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

U merkt het al, met een jaarlijkse bevestiging van de gegevens in het UBO-register mag u niet lichtzinnig omspringen. Het leidt tot een ambtshalve doorhaling in de KBO, met alle gevolgen van dien.

Gevolgen van een ambtshalve doorhaling

De doorhaling van een entiteit in de KBO betekent echter niet dat de onderneming ophoudt te bestaan. Ook al wordt ze doorgehaald, de onderneming behoudt haar rechtspersoonlijkheid. 

Een doorgehaalde onderneming kan evenwel strafrechtelijk worden gesanctioneerd met geldboetes omdat ze haar activiteiten nog verder blijft uitoefenen (art. XV.78 WER). 

Verder wordt een doorhaling gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Dit betekent dat eventuele klanten, leveranciers, banken etc. en andere derden hiervan op de hoogte (kunnen) zijn.

Ingestelde vorderingen van de onderneming bij een rechtbank worden van ambtswege onontvankelijk verklaard.

Wat te doen na een ambtshalve doorhaling? 

Het spreekt voor zich dat een ambtshalve doorhaling wegens het niet naleven van uw UBO-formaliteiten te allen tijde vermeden moet worden. Is het toch gebeurd? 

Een ambtshalve doorhaling kan enkel worden opgeheven indien alle UBO-gegevens correct worden ingevuld en alle formaliteiten (opnieuw) worden nageleefd. De intrekking van de doorhaling zal op haar beurt ook worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Conclusie

Het niet-naleven van de UBO-verplichtingen houdt risico's in. De gevolgen van een ambtshalve schrapping in de KBO zijn ernstig en de mogelijke financiële gevolgen, waaronder de geldboetes, moeten aanzetten tot het nauwgezet vervullen van de UBO-formaliteiten. Een goede corporate housekeeping zorgt voor gemoedsrust.De juristen van aternio zijn er om u hierbij te helpen.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.