Terugbetaling kosten eigen aan de werkgever

Een kost eigen aan de werkgever is een kost die door een natuurlijk persoon (werknemer/bedrijfsleider) ten laste wordt genomen maar eigenlijk als beroepskost kan worden aanzien voor de werkgever of voor de vennootschap waarin deze persoon bedrijfsleider is.

In hoofde van de vennootschap is deze kost aftrekbaar rekening houdende met de normale fiscale beperkingen. In hoofde van de natuurlijke persoon (werknemer of bedrijfsleider) vormt de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever geen belastbaar inkomen.

Er dient wel een fiche 281.10 of 281.20 te worden opgemaakt waarin duidelijk wordt aangegeven dat er een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever heeft plaatsgevonden.

Er zijn drie categorieën van kosten eigen aan de werkgever te onderscheiden:

1. Terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten op basis van bewijsstukken;
2. Terugbetaling van kosten op basis van ernstige normen;
3. Forfaitaire terugbetaling van kosten.

Voorbeelden van vergoedingen vastgesteld volgens ernstige normen zijn o.a. de forfaitaire dagvergoeding en kilometervergoeding voor zover het bedrag niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn ambtenaren toekent.

Inzake de forfaitaire terugbetaling van kosten (kosten die niet verantwoord worden door bewijsstukken) en niet zijn vastgesteld volgens ernstige normen, laat de fiscale wetgeving toe om deze kosten in overleg met de administratie op een vast bedrag te bepalen (artikel 50 WIB 92).

Vroeger werd hiervoor een individueel akkoord afgesloten met de dienstchef van de taxatiedienst van zijn gebied. Dit individueel akkoord kan steeds herroepen worden.

Om meer zekerheid te hebben in de toekomst aangaande de forfaitaire terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, bestaat de mogelijkheid om een “voorafgaande beslissing” van de dienst voorafgaande beslissingen (DVB) aan te vragen. Op de site van de voorafgaande beslissingen is er een ontwerpaanvraag te vinden.

Sinds 1 mei 2016 dienen alle aanvragen inzake kosten eigen aan de werkgever enkel nog te worden gevraagd aan de DVB.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.