Telewerk: nieuwe spelregels voor onkostenvergoeding

COVID-19 zorgde ervoor dat telewerk in menig bedrijf in ijltempo ingeburgerd geraakte. En dat het naar alle waarschijnlijkheid een blijvertje is, ook in post-COVID-19-tijden, beseft ook de fiscus. Voor de kosten en vergoedingen die dat met zich meebrengt, heeft de fiscus de fiscale spelregels nu vastgelegd in een nieuwe circulaire. De nieuwe fiscale regels overstijgen dus de coronaproblematiek.

Thuiswerk

Vooreerst: wat verstaat de fiscus onder telewerk? Als een werknemer of ambtenaar regelmatig thuis werk verricht dat hij ook op de werkvloer kan uitvoeren, dan is er sprake van telewerk. Het gaat wel degelijk om private lokalen van de werknemer. Werken in een satellietkantoor van de werkgever valt niet onder de toepassing van de circulaire. Bovendien moet het gaan om thuiswerk tijdens de normale werkdagen.

Wie kan een vergoeding krijgen?

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen een forfaitaire onkostenvergoeding ontvangen. Concreet moet het gaan om het equivalent van één werkdag per week. Twee halve dagen per week? Elke ochtend twee uur van thuis uit werken alvorens naar kantoor te gaan? Drie weken op kantoor werken en één week thuiswerk? Alles kan, zolang op maandbasis het equivalent van één werkdag per week wordt behaald. Een werknemer die sporadisch ’s avonds thuis zijn laptop nog eens even openklapt, komt dus niet in aanmerking.

Bedrijfsleiders vallen eveneens niet onder het toepassingsgebied van de circulaire.

Forfaitaire kantoorvergoeding

Een werkgever kan met een forfaitaire kantoorvergoeding de algemene kantoorkosten van telewerkers belastingvrij vergoeden. Die vergoeding kan maximum 129,48 euro per maand bedragen. De regering besliste om dit bedrag tijdelijk te verhogen tot 144,31 euro voor de maanden april, mei en juni 2021.

Tijdens normale vakantieperiodes mag de vergoeding worden doorbetaald. Voor deeltijdse werknemers moet u de vergoeding niet prorateren.

Keert een werkgever een hogere vergoeding uit, zonder daarvoor bewijsstukken voor te leggen, dan wordt het deel van de vergoeding dat het maximumbedrag overstijgt wel belast.

Cumul met andere vergoedingen

De forfaitaire onkostenvergoeding dekt alle kantoorkosten. Het gaat om alle kosten die een werknemer maakt om zijn beroepsactiviteit van thuis uit te kunnen uitoefenen. Denk bijvoorbeeld aan papier, pennen, nutsvoorzieningen zoals water, verwarming en elektriciteit, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, koffie, versnaperingen… Daarnaast kunnen werkgevers eveneens tussenkomen in aankopen van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal door de werknemer. Wat in aanmerking kan komen, wordt door de fiscus beperkend opgelijst. Het gaat bijvoorbeeld om een bureaustoel, een printer/scanner, een hoofdtelefoon… voor zover de werkgever deze zaken ook in normale omstandigheden op de werkvloer ter beschikking zou stellen.

De fiscus beschouwt deze terugbetalingen als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en dus belastingvrij. Maar redelijkheid is hier geboden. Dergelijke uitgaven kunnen niet elk jaar opnieuw vergoed worden. Daarom legde de fiscus de normale levensduur van een aantal zaken vast, bijvoorbeeld 10 jaar voor een bureaustoel en 3 jaar voor een printer/scanner.

De werkgever kan er ook voor opteren om de terugbetaling van een eenmalige aankoop te spreiden over een aantal jaren. Bewijsstukken moet de werkgever ter beschikking houden. U zal dus de factuur bij uw werknemer moeten opvragen.

Stopt de werknemer met telewerken en mag hij het materiaal houden, dan ontstaat er wel een voordeel van alle aard voor de werknemer.

Andere forfaitaire vergoedingen

Bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding kan een werkgever nog andere forfaitaire vergoedingen toekennen aan telewerkende werknemers.

Het gaat dan om volgende forfaitaire vergoedingen:

• maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement;
• maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-computer OF maximum 5 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerscherm en/of printer/scanner zonder privé-computer. De vergoeding van 5 euro per maand geldt per item, met een absoluut maximum van 10 euro per maand, en dat gedurende maximum drie jaar.

De werkgever mag dan wel niet op een andere manier in de kosten ervan zijn tussengekomen.

Terbeschikkingstelling kantoormeubilair/informaticamateriaal

In plaats van de kosten te vergoeden kan een werkgever er voor opteren om het materiaal zelf aan te kopen en ter beschikking te stellen van zijn werknemer. De fiscus aanvaardt dat hier geen voordeel van alle aard ontstaat. De werknemer is hier immers geen eigenaar van het materiaal.

Ook hier is redelijkheid de leidraad. Het moet gaan om goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit op een normale wijze thuis te kunnen uitoefenen. Alles wat daar boven uitstijgt, zal aanleiding geven tot het belasten van een voordeel van alle aard.

Niet-structureel thuiswerk

Werknemers die minder dan (het equivalent van) één dag per week thuiswerken kunnen in principe geen forfaitaire kantoorvergoeding krijgen. Betaalt u in dat geval toch een vergoeding voor de gemaakte kosten? Zorg er dan voor dat de vergoeding overeenstemt met de gemaakte kosten en dat die daarvoor ook effectief werd gebruikt. Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding niet belastingvrij zijn.

Samengevat

Onkostenvergoedingen voor structureel en niet-structureel thuiswerk zijn en blijven onderworpen aan fiscale (en sociale) spelregels. De fiscale circulaire van 26 februari 2021 zorgt alvast voor een kader.

Om rechtszekerheid te bekomen over de door u toegepaste onkostenvergoedingen, kan u nog altijd, zoals voorheen vaak gebeurde, een ruling aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (DVB).

De nieuwe circulaire trad in werking op 1 maart 2021, maar de regels zijn wel degelijk van toepassing vanaf 1 januari 2020. Aan bestaande rulings doet de circulaire geen afbreuk.

U wil graag een onkostenvergoeding uitbetalen aan uw werknemers die telewerken? aternio bekijkt graag samen met u de mogelijkheden.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.