(R)evolutie van de boekhouding en factuur als bewijsmiddel.

De wetgever heeft de laatste jaren – spijts politieke strubbelingen en aanhoudende pandemie – niet stil gezeten. Het ondernemerslandschap werd niet alleen getrakteerd op een geheel nieuw Wetboek. Het ondernemingsrecht op zich werd eveneens grondig hervormd met als voorlopig sluitstuk ook ‘nieuwe’ regels inzake bewijs. Sommige verschillen of nieuwigheden zijn eerder subtiel, andere een consolidatie van een jarenlange evolutie in de rechtspraak. Deze bijdrage focust op de twee meest frequent gehanteerde bewijsmiddelen in het ondernemingsrecht: de boekhouding en de factuur.

Het bewijs in het pre-hervormingstijdperk – een terugblik

Algemeen principe van vrij bewijsrecht

Al sinds Napoleontische tijden verdient de relatie tussen kooplieden een bijzondere plaats binnen ons rechtsstelsel. Zij worden namelijk geacht op hetzelfde niveau te opereren op het specifieke toneel van de markt van vraag en aanbod. Eén van de voornaamste kenmerken van het ondernemingsrecht is dan ook dat het een vrij bewijsrecht kent.

Het Wetboek van Koophandel vertrekt vanuit het principe dat handelsverbintenissen op dezelfde wijze kunnen worden bewezen als burgerlijke verbintenissen. Daarenboven kunnen kooplieden sedert jaar en dag gebruik maken van het bewijs met alle middelen van recht. In een hectische of ons-kent-ons context was het namelijk geen vast gebruik om voor elke daad van koophandel netjes geschriften uit te wisselen.

Deze historische context heeft er ook steeds voor gezorgd dat het bewijs van handelsverbintenissen aan minder strenge regels onderworpen was. Een onderhandse overeenkomst kent geen enkel vormvoorschrift, ongeacht het financiële belang is in se geen geschrift vereist en een eventueel geschrift is weerlegbaar door getuigen of vermoedens.

Vrijheid blijheid? Het hoeft geen betoog dat het ondernemerslandschap inmiddels veel complexer is geworden. Deze historische vrijheid zit echter zodanig diep ingeworteld in het handelswezen dat het haast té essentieel is dit principe in twijfel te trekken.

Regelmatig gevoerde boekhouding

De boekhouding van handelaars heeft steeds een bijzondere plaats gehad in het tussen hen geldende bewijsrecht. Voor zover regelmatig gevoerd, kan de rechter de boekhouding als bewijs aannemen tussen handelaars wegens handelsdaden.

De waarde van dergelijke boekhouding is gelijk aan die van een buitengerechtelijke bekentenis. De rechter is aldus niet verplicht de boekhouding als bewijs in aanmerking te nemen of om er een zekere waarde aan toe te kennen.

Al helemaal complex is het vraagstuk wat er dan moet gebeuren met een niet regelmatig gevoerde boekhouding. Een onregelmatigheid heeft namelijk niet per se betrekking op het deel van de boekhouding dat tot bewijs van de voorliggende aanspraak moest dienen.

Factuur als bewijs van koop-verkoop

Wettelijk en feitelijk vermoeden

Een mogelijks nóg meer bijzondere plaats komt toe aan de aanvaarde factuur als bewijs van de koop-verkoop.

Tegen de leverancier / opsteller van de factuur levert de aanvaarde factuur het bewijs op van de koop-verkoopovereenkomst zoals die uit de factuur blijkt. Dit betreft een wettelijk vermoeden.

Tegen de klant / ontvanger van de factuur bewijst de factuur het bestaan van de koop voor zover de factuur uitdrukkelijk of stilzwijgend is aanvaard. Hier gaat het om een louter feitelijk vermoeden dat kan worden weerlegd (met alle middelen van recht).

Aanvaarding van de factuur

De essentie zit hem in de aanvaarding door de ontvanger. De opsteller van de factuur kan zichzelf louter door het uitsturen van de factuur geen bewijs verschaffen. Dergelijke aanvaarding kan uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn. Stilzwijgende aanvaarding kan bestaan uit hetzij de betaling van de factuur hetzij de inschrijving ervan in de boekhouding hetzij het gebrek aan een concreet protest binnen een redelijke termijn.

Er is al heel wat inkt gevloeid over het gebrek aan protest van de factuur. Concreet protest veronderstelt geen algemeen bezwaar, hetgeen niet wegneemt dat het bezwaar wel op de integrale factuur betrekking kan hebben. Een redelijke termijn wordt beoordeeld rekening houdend met de aard van de overeenkomst en de complexiteit van de factuur zelf. Of ook het protest zelf impliciet kan zijn, is eerder twijfelachtig. Het louter niet betalen of een algemene verantwoording vragen volstaat in principe niet.

Daarenboven moet het stilzwijgen ook omstandig zijn, hetzij begeleid door omstandigheden waaruit ondubbelzinnig blijkt dat de stilzwijger zijn wil geuit heeft.

Beperkte toepassing

Voormelde vermoedens beperken zich in beginsel tot de essentie van de factuur zelf (aard en prijs van goederen of diensten) en niet tot de secundaire verbintenissen (een bijkomende vergoeding).

Tenslotte dient benadrukt dat voor bv. aannemingszaken er geen wettelijk doch enkel feitelijk vermoeden bestaat. De rechter is aldus niet verplicht om uit de aanvaarding van een aannemingsfactuur het akkoord met betaling ervan af te leiden.

Grote hervorming van 2018 – invloed op het bewijs

Uitbereiding van het vrij bewijsrecht

De Wet tot hervorming van het ondernemingsrecht gooit een aantal historische begrippen en concepten overboord. De Rechtbank van Koophandel omgedoopt tot Ondernemingsrechtbank, geen handelaar of daden van koophandel meer en ook het onderscheid tussen ondernemingen van burgerlijke en handelsaard kwam tot een einde.

Al deze wijzigingen hebben één duidelijke oorzaak: de invoering van een nieuw en ruimer ondernemingsbegrip. Het  vrije bewijsrecht wordt daardoor van toepassing op:

• elke natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent;
• iedere rechtspersoon; of
• andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid voor zover zij een uitkeringsoogmerk heeft

Klassiek publiekrechtelijke rechtspersonen die geen goederen/diensten aanbieden op de markt en de overheden zelf uitgezonderd.

Het vrije bewijsrecht geldt zowel tussen ondernemingen onderling als voor partijen die tegen een onderneming willen bewijzen. Het tegenbewijs dat de onderneming tegen een niet-ondernemer wil leveren blijft aldus onderworpen aan het burgerlijk bewijsrecht. Hetzelfde geldt voor bewijzen tegen natuurlijke personen-zelfstandigen van zaken die kennelijk vreemd zijn aan hun onderneming.

Boekhouding als bewijs tout court

De boekhouding wordt als bijzonder bewijsmiddel behouden met als voornaamste vernieuwing dat zij niet langer regelmatig hoeft te zijn om als bewijs in aanmerking te komen. Het feit dat een bepaald aspect van de boekhouding twijfelachtig is, verhindert het bewijs van verzending door bv. inschrijving van de factuur in kwestie niet.

Bovendien mag de boekhouding niet ten nadele van de onderneming worden gesplitst. Wie zijn boekhouding voorlegt zal aldus het geheel moeten voorleggen en niet enkel de zaken die hem tot voordeel kunnen strekken.

Het principe van de vrije waardering van de bewijswaarde door de rechter blijft behouden. De rechter zal aldus beoordelen welke waarde aan het boekhoudkundig element toekomt rekening houdend met de gevoerde boekhouding als geheel.

Factuur als bewijs van rechtshandelingen

De factuur levert ingevolge de hervorming niet enkel bewijs op van het bestaan van een koop-verkoop, maar van alle rechtshandelingen waarvoor een factuur is opgesteld.

Zodra het bewijs kan worden geleverd dat de factuur werd aanvaard, verkijgt zij een wettelijke bewijswaarde.

Eén en ander geldt echter enkel in de mate waarin voor die bepaalde rechtshandeling een factuur opgesteld moet worden. Men kan evident geen facturen uitschrijven om zich een wettelijk bewijs te verschaffen van zaken die helemaal geen factuur behoeven.

Bewijsrecht in het nieuwe Burgerlijk Wetboek

Break-even voor het vrij bewijsrecht

Het nieuw boek 8 van het Burgerlijk Wetboek raakt niet aan de principes van het vrij bewijsrecht tussen ondernemingen onderling of tegen een onderneming. Dezelfde uitzonderingen blijven van toepassing: geen vrij bewijsrecht tegen een niet-onderneming of tegen een natuurlijke persoon-zelfstandige voor zaken die kennelijk vreemd aan zijn onderneming.

Overeenstemmende boekhouding als bewijs

Daar waar de hervorming een feitelijk vermoeden van bewijs uit de boekhouding tout court installeerde, schroeft het Burgerlijk Wetboek de teugels terug aan. Weliswaar wel met een wettelijke i.p.v. feitelijke bewijswaarde tot gevolg.

Een boekhouding verkrijgt namelijk wettelijke bewijswaarde tegen een andere onderneming indien de vermeldingen in de boekhouding van de onderscheiden partijen overeenstemmend zijn. Denk hierbij aan de inschrijving van de factuur in de boekhouding van beide partijen wanneer één van beide aanvoert de factuur nooit ontvangen te hebben.

Is er echter geen overeenstemming tussen beide boekhoudingen, dan kan de boekhouding hoogstens een feitelijk vermoeden scheppen. Hierdoor zal het bevel tot overlegging van de boekhouding door de rechtbank of één van partijen wellicht meer doorgang vinden.

Een laatste nuancering onder het nieuwe B.W.: de boekhouding mag opnieuw slechts gedeeltelijk worden voorgelegd als bewijs tegen de onderneming zelf wanneer ze niet regelmatig gevoerd is. Het creëren van een schijn van betrouwbaarheid wordt dus opnieuw mogelijk door de nadelige stukken weg te laten.

Aanvaarde of niet betwiste factuur

Voortaan bepaalt de wet uitdrukkelijk dat niet alleen de aanvaarding maar ook een niet binnen een redelijke termijn betwiste factuur het bewijs van de rechtshandeling oplevert. Het gebrek aan tijdig protest wordt aldus van vorm van stilzwijgende aanvaarding naar expliciete rechtsgrond geheven.

Bovendien kan voortaan ook het gebrek aan betwisting van een factuur door een niet-onderneming een weerlegbaar vermoeden van aanvaarding uitmaken. Dit kan wanneer het gebrek aan betwisting een omstandig stilzwijgen uitmaakt. Ook voor niet-ondernemers is voortaan een meer actief handelen aangewezen. Ook hier gaat het echter nog steeds om een feitelijk en dus weerlegbaar vermoeden.

aternio staat u in het licht hiervan graag bij in het opzetten van een goede invorderings- en facturatiepolitiek.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.