Oprichting vennootschap voortaan digitaal? #wekunnendat

Vanaf 1 augustus 2021 is het eindelijk zover: de digitale oprichting van bepaalde vennootschapsvormen is mogelijk! De Kamer heeft op 7 juli 2021 namelijk een wetsontwerp goedgekeurd dat werk maakt van de gedeeltelijke omzetting van de Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van de Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht.

Dat is een hele mond vol, maar we loodsen u er graag even door!

4 krachtlijnen als basis voor de digitalisering van het vennootschapsrecht

De implementatie van de Europese richtlijnen is een stap dichter in het digitaliseringsproces van het vennootschapsrecht.

In concreto is het vooral de bedoeling om:

• bepaalde vennootschapsvormen volledig online op te richten (we houden de spanning er nog even in);
• bepaalde vennootschapsinformatie volledig online in te dienen en te raadplegen;
• bijkantoren volledig online te kunnen registreren;
• uitwisseling van informatie over geldende bestuursverboden.

Het is de bedoeling dat de lidstaten onderling makkelijker en sneller informatie kunnen uitwisselen. Daarvoor zal een wisselwerking plaatsvinden tussen de verschillende registers van de verschillende lidstaten.

In het bestek van deze bijdrage, gaan we vooral in op de digitale oprichting.

Zo was het altijd al

Om een vennootschap op te richten moet u, meestal, naar de notaris.

Uitzonderingen op deze regel zijn de vennootschappen met onvolkomen rechtspersoonlijkheid, die kunnen onderhands opgericht worden. Het gaat dan om de maatschap met haar subvormen: de gewone commanditaire vennootschap en de vennootschap onder firma. Ook de vereniging zonder winstoogmerk kan u zonder tussenkomst van een notaris oprichten. Voor alle andere vennootschappen, inclusief de internationale vereniging zonder winstoogmerk en de stichting, hebt u dus wel de tussenkomst van een notaris nodig.

Heden ten dage heeft iedereen het echter altijd “druk-druk-druk”. Daarom is het niet altijd eenvoudig om een passende datum te vinden voor die oprichting. En dan hebben we het nog niet over de verplaatsing die u moet doen: time is money, toch? Bovendien zijn er ook nog de besprekingen met uw accountant en juridisch adviseur over het financieel plan, de statuten en de verslaggeving die u moet doorlopen. Los van het feit dat dit allemaal essentiële en zeer belangrijke documenten en besprekingen zijn, kunnen deze wel best wat tijd in beslag nemen.

Het is wel mogelijk om de vennootschap op te richten via volmacht, maar hoe het ook draait of keert: u zal toch ergens wel eens uw eigen, handgeschreven, handtekening moeten plaatsen. Daar kan, of beter: kon, u niet onderuit.

Zo kan het vanaf 1 augustus 2021

1 augustus 2021 is een mijlpaal in de vennootschapsrechtelijke geschiedenis. Vanaf die dag is het mogelijk om een vennootschap volledig digitaal op te richten. Het gaat dan specifiek om de besloten vennootschap (bv), de coöperatieve vennootschap (cv) en de naamloze vennootschap (nv).

Hoe gaat dat dan in zijn werk, horen we u denken?

Wel, de oprichting heeft nog steeds een authentieke akte nodig, maar die zal u dus voortaan digitaal kunnen ondertekenen, tijdens een videovergadering met de notaris. Inderdaad: een videovergadering. Want ook al gaat de oprichting nu de digitale toer op, de aanwezigheid van de notaris als onafhankelijke tussenpersoon, blijft vereist. Aan de inhoudelijke vereisten voor de authentieke oprichtingsakte is namelijk niets gewijzigd.

Praktisch: let’s go digital, altijd en overal…

Een vennootschap oprichten kan dus voortaan van achter uw computer, ongeacht waar ter wereld u zich bevindt. Het enige wat u nodig hebt is dus een computer met geluid en camera, een stabiele internetverbinding en toegang tot het online communicatieplatform met de nodige programma’s van de notaris. Bovendien moet u in de mogelijkheid zijn om uw elektronische handtekening te kunnen plaatsen. Dit alles brengt geen extra kosten met zich mee.

De digitalisering biedt bovendien ook perspectieven voor buitenlandse ondernemers die in België willen starten, zij het via een oprichting dan wel via de opening van een bijkantoor. De taalwetgeving zal wel in acht moeten worden genomen, waardoor er inventief moet worden omgesprongen met mogelijke taalverschillen.

… behalve bij een vermoeden van fraude.

Wanneer de notaris vermoedt dat er mogelijk fraude aan de basis van de authentieke akte ligt, kan de digitale akte geweigerd worden. De notaris kan dan toch de fysieke verschijning van de partijen vragen.

Conclusie

We kunnen niet meer zonder digitalisering, hoe u het ook draait of keert. De digitale oprichting is een logische volgende stap. We want more! aternio houdt de vinger aan de pols en volgt de ontwikkelingen op de voet. Ondertussen kan u dit alles ontdekken op startmybusiness.be.

Contacteer ons voor advies en bijstand bij oprichting of statutenwijzigingen.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.