Ontslag als bestuurder: wat bij conflict?

Het gebeurt vaker dan gedacht. Twee aandeelhouders richten samen een besloten vennootschap (BV) op, elk met 50% van de aandelen en elk bestuurder. De samenwerking loopt vast. Eén bestuurder wil ontslag nemen, maar er raakt geen beslissing over zijn vervanging of de formele beëindiging van zijn mandaat.

Kan een bestuurder in een BV dan ontslag nemen zonder goedkeuring van de algemene vergadering? Het korte antwoord is: ja. Artikel 5:70 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) laat dit toe. Toch zijn er belangrijke aandachtspunten rond publicatie, KBO-registratie, aansprakelijkheid en kwijting.

Ontslag door de algemene vergadering in een BV

In een BV kan de algemene vergadering bestuurders in principe te allen tijde ontslaan. Dit wordt vaak omschreven als een ontslag “ad nutum”, wat betekent dat geen motivering vereist is. De statuten kunnen evenwel afwijkende bepalingen bevatten, bijvoorbeeld inzake een opzegtermijn of ontslagvergoeding.

Indien deze algemene vergadering de jaarvergadering is, wordt na het ontslag meestal ook meteen kwijting verleend.

Wat betekent kwijting precies?

Door kwijting bevestigen de aandeelhouders dat zij afstand doen van een aansprakelijkheidsvordering tegen de bestuurder voor feiten die blijken uit de goedgekeurde jaarrekening of die uitdrukkelijk zijn meegedeeld. De kwijting heeft enkel betrekking op het betrokken boekjaar. Ze verhindert geen vorderingen van derden en dekt geen bedrog of verborgen fouten.

De kwijting wordt verleend door de jaarvergadering, zijnde de gewone algemene vergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening. Een bestuurder die in de loop van het boekjaar ontslag neemt, kan bovendien nog steeds kwijting krijgen voor de periode waarin hij actief was, voor zover dit uitdrukkelijk wordt beslist door de jaarvergadering.

Wat bij een statutaire bestuurder?

Een bestuurder is statutaire bestuurder wanneer zijn benoeming in de statuten zelf is opgenomen. Zijn mandaat maakt dan deel uit van de statutaire regeling van de vennootschap. Het ontslag van een statutaire bestuurder vereist een statutenwijziging. Dat betekent:

• beslissing door de algemene vergadering met de meerderheid vereist voor statutenwijzigingen;
• tussenkomst van een notaris;
• neerlegging en publicatie van de notariële akte.
  

Het ontslag is dus mogelijk, maar de procedure is zwaarder dan bij een niet-statutaire bestuurder.

Ontslag door loutere kennisgeving

Artikel 5:70 WVV bepaalt dat elke bestuurder ontslag kan nemen door eenvoudige kennisgeving aan het bestuursorgaan. Een formele aanvaarding door de algemene vergadering is niet vereist. In de interne verhouding tussen bestuurder en vennootschap werkt het ontslag onmiddellijk vanaf de kennisgeving.

De wet voorziet wel een nuance. Wanneer het ontslag ertoe zou leiden dat de vennootschap geen bestuur meer heeft of het bestuursorgaan niet meer rechtsgeldig kan functioneren, blijft de bestuurder het mandaat verder uitoefenen totdat redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien. Deze regeling moet vermijden dat de vennootschap zonder vertegenwoordiging valt en beschermt de continuïteit van het bestuur.

Praktische tip: verstuur de ontslagbrief aangetekend of per e-mail met ontvangstbevestiging. Zo is er een bewijs van datum.

Publicatie Belgisch Staatsblad

Elk ontslag van een bestuurder is onderworpen aan publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Dit is essentieel voor de tegenwerpelijkheid aan derden.

De publicatie gebeurt via neerlegging van de daartoe bestemde formulieren bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. 

Gaat het om een statutaire bestuurder, dan volgt de publicatie via de notariële akte van statutenwijziging.

Tegenwerpelijkheid aan derden

Intern heeft het ontslag onmiddellijk uitwerking. Extern ligt dat anders.

Volgens artikel 2:18 WVV zijn publicatieplichtige feiten slechts tegenwerpelijk aan derden vanaf de neerlegging of bekendmaking in het Belgisch Staatsblad, tenzij de vennootschap bewijst dat de derde reeds kennis had van het ontslag.

Zolang het ontslag niet is gepubliceerd, mogen derden er in principe van uitgaan dat u nog bestuurder bent. U kan dan nog worden aangesproken als bestuurder tegenover derden die te goeder trouw zijn. De publicatie is m.a.w. essentieel om uw ontslag ook tegenover derden afdwingbaar te maken.

Snelle publicatie beperkt discussies over de periode waarvoor u nog verantwoordelijk bent.

Aanpassing in de Kruispuntbank van Ondernemingen

Naast de publicatie in het Belgisch Staatsblad moet ook de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) worden aangepast.

De KBO bevat de officiële identificatiegegevens van ondernemingen, waaronder de identiteit van bestuurders. Wanneer een bestuurder ontslag neemt, moet deze wijziging worden geregistreerd via een erkend ondernemingsloket.

De publicatie in het Belgisch Staatsblad en de aanpassing in de KBO zijn juridisch onderscheiden formaliteiten. De publicatie bepaalt de tegenwerpelijkheid aan derden in de zin van artikel 2:18 WVV. De KBO-registratie heeft een administratief en informatief karakter. Ze creëert op zich geen tegenwerpelijkheid, maar is essentieel voor correcte externe communicatie met banken, leveranciers en overheden.

In een conflictsituatie: ontslag zelf publiceren

In conflictsituaties kan het gebeuren dat de vennootschap nalaat om het ontslag te publiceren of de KBO aan te passen. Niet ondenkbeeldig in een situatie met twee aandeelhouders met elk 50% van de aandelen die bovendien ook samen het bestuur vormen. 

Wanneer in dergelijk geval de overblijvende bestuurder weigert om het ontslag te publiceren in het Belgisch Staatsblad, kan de ontslagnemende bestuurder zelf het nodige doen om het ontslag te laten publiceren in het Belgisch Staatsblad.

Dat biedt uiteraard als voordelen: een duidelijke datum van tegenwerpelijkheid aan derden en beperking van aansprakelijkheidsrisico’s. Dit is geen luxe, maar een noodzakelijke bescherming.

Ook voor de aanpassing in de KBO kan de bestuurder zelf het initiatief nemen via een ondernemingsloket, mits voorlegging van de nodige bewijsstukken.

Besluit

Een bestuurder in een BV kan het mandaat beëindigen zonder goedkeuring van de algemene vergadering. Het ontslag werkt intern onmiddellijk via kennisgeving, zoals bepaald in artikel 5:70 WVV. Wanneer het ontslag zou leiden tot een bestuursvacuüm, moet de bestuurder tijdelijk aanblijven tot vervanging mogelijk is.

Kwijting wordt verleend door de jaarvergadering en is geen automatisch gevolg van ontslag.

Voor bescherming tegenover derden is publicatie in het Belgisch Staatsblad cruciaal. Zonder publicatie blijft het risico bestaan dat men als bestuurder wordt beschouwd. Daarnaast moet ook de inschrijving in de KBO correct worden aangepast.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.