Jaarvergadering in digitale tijden: zijn statuten nog wet?

De jaarvergadering, ook gekend onder diens alter ego “gewone algemene vergadering”. Het is een verplicht nummertje, dat men jaarlijks minstens één keer moet opvoeren. In een klassieke benadering moet die ene keer minstens plaatsvinden op het in de statuten voorziene tijdstip. In de daaruit gegroeide praktijk zal dat tijdstip het moment zijn waarop de aandeelhouders de jaarrekening goedkeuren. Op dat zelfde moment verlenen zij ook kwijting aan het bestuur. We keren terug naar de basis en stellen ons openlijk de vraag of dit in tijden van digitalisering nog steeds relevant is? Laat ons de jaarvergadering even, door de jaren heen, analyseren.

Jaarvergadering – klassieke opvatting

Of we het nu bekijken onder het oude Wetboek van Vennootschappen (W.Venn.) of onder het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), de jaarvergadering staat steeds uitgebreid beschreven. Terecht ook.

De jaarvergadering is het “moment de gloire” bij uitstek voor de aandeelhouders. Naast de goedkeuring van de jaarrekening, de bestemming van de winst en de verlening van kwijting aan bestuurders kan de algemene vergadering vragen stellen aan het bestuur en datzelfde bestuur tot verantwoording roepen.

Klassieke oproepingsformaliteiten

De datum van de jaarvergadering staat omstandig beschreven in de statuten: plaats, dag en uur. Om er zeker van te zijn dat iedereen zich dit tijdstip tijdig herinnert, zijn oproepingsformaliteiten in het leven geroepen. Behoudens indien de aandeelhouders er afstand van doen, dienen zij minstens 15 dagen voorafgaand aan de algemene vergadering opgeroepen te worden.

“In den beginne” diende dit via een publicatie een nationaal/regionaal blad te gebeuren. Dit was om ervoor te zorgen dat ook de houders van aandelen aan toonder werden opgeroepen. Mede door de afschaffing van de aandelen aan toonder, werd het voorgaande vervangen door een nieuwe standaard: het aangetekend schrijven. Sinds de statuten steeds vaker de mogelijkheid van digitale oproeping, bijvoorbeeld via e-mail, bevatten, boet ook het gebruik van de aangetekende brieven aan belang in.

Schending van de oproepingsformaliteiten

Indien een aandeelhouder vindt dat de oproepingsformaliteiten geschonden zijn, kan deze de algemene vergadering nietig laten verklaren. Het voorgaande verdient echter enige nuancering. Indien alle aandeelhouders unaniem afstand doen van de oproepingsformaliteiten, is de algemene vergadering wel geldig. Geen onbelangrijk detail.

Gevolgen van de nietigverklaring?

Indien de oproeping niet of niet geldig is gebeurd en een aandeelhouder zich beroept op de nietigverklaring van de vergadering, dan kan het zijn dat er dus geen (geldige) jaarvergadering is gehouden op de statutair voorziene datum. Is dat een probleem? Het lijkt van wel. Volgens de klassieke opvatting is dit een schending van de statuten. Dergelijke schending triggert bovendien de bestuurdersaansprakelijkheid.

Jaarvergadering – schriftelijk en digitaal tijdperk

Met de komst van het WVV heeft de wetgever sterk ingezet op digitalisering. Daar waar men onder het W.Venn ook reeds melding maakte van de algemene vergadering op afstand, is nu ook de schriftelijke besluitvorming uitgewerkt.

Het WVV stelt dat aandeelhouders eenparig en schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. Het schriftelijk houden van de jaarvergadering behoort dus tot de mogelijkheden (aangezien deze niet uitgesloten wordt). Het WVV stelt ook dat de statuten zullen bepalen aan welke formaliteiten men moet voldoen, om toegelaten te worden tot de algemene vergadering.

De praktijk leert ons dat jaarvergaderingen, althans bij niet-beursgenoteerde bedrijven, vaak niet kunnen plaatsvinden op de statutair voorziene datum. Of er komt last minute een vergadering tussen die men “onverplaatsbaar” acht; of er is een aandeelhouder op reis en deze vraagt om de goodwill om de jaarvergadering op een ander moment te houden; of… Er zijn wel duizend situaties denkbaar waardoor die ene, net die ene, statutair voorziene dag niet haalbaar is.

Oproepingsformaliteiten bij een schriftelijke jaarvergadering?

Als er één ding is wat de Covid 19-pandemie ons geleerd heeft, is wel dat we voortaan alles van op afstand kunnen. Het voorzien van een schriftelijke algemene vergadering is daarom zeker een welgekomen aanvulling. Aandeelhouders hoeven niet meer fysiek samen te komen. Er dienen wel notulen en een lijst voorzien te worden waar alle aandeelhouders hun handtekening op kunnen plaatsen. Handig: geen agenda’s die moeten vrijgehouden (of vrijgemaakt) worden, geen verplaatsing, geen files, geen tijdverlies,…

Bijkomend voordeel van een schriftelijke jaarvergadering, is dat men geen rekening dient te houden met oproepingsformaliteiten. Enige voorwaarde is dat de besluitvorming unaniem gebeurt door alle aandeelhouders. Waarempel: komen we hier opnieuw de unanimiteit tegen.

Unanimiteit boven alles

Uit het voorgaande kunnen we deduceren dat we uiteraard de spelregels van het WVV moeten volgen. Bovendien moeten we, op straffe van bestuurdersaansprakelijkheid, ook de statutaire bepalingen respecteren. Maar… Het lijkt er toch wel sterk op dat we met een (schriftelijke) unanieme beslissing van alle aandeelhouders toch wel wat zaken naast ons neer kunnen leggen.

Het lijkt ons dat we, met unanimiteit van stemmen van alle aandeelhouders, de jaarvergadering geldig kunnen houden op een andere dan de statutair voorziene datum. Het kan dan zowel gaan om een vroegere datum, als over een latere datum. Indien alle aandeelhouders daar dus mee akkoord gaan, lijkt het ons bovendien niet vereist om op de effectieve statutair voorziene datum óók “iets” te doen.

Men zet de bestuurdersaansprakelijkheid sowieso buiten spel, als alle aandeelhouders met unanimiteit van stemmen akkoord zijn. Het bestuur krijgt namelijk ook met unanimiteit van stemmen kwijting voor diens beleid. Wie is dan nog belanghebbende om een “stoute” bestuurder aansprakelijk te stellen? Bovendien, wat zou de schade zijn die dergelijke schendingen aanbrengen? Meer nog, indien de statuten conventioneel in een sluitende procedure voor schriftelijke besluitvorming voorzien, kan door deze werkwijze zelfs potentiële schade vermeden worden.

Het enige waar het bestuur wel nog bijzondere aandacht aan dient te geven, is de tijdige neerlegging van de jaarrekening. Want dat zou de aansprakelijkheidsvordering wél nog in het gedrang kunnen brengen.

Conclusie

Het is niet de bedoeling om te pleiten voor (nog) een revolutie. Uiteraard dient men steeds te streven naar het zo nauwkeurig mogelijk volgen van de statuten. Dat is de leidraad, het handboek van uw vennootschap. Uiteraard kunnen we met unanimiteit van stemmen niet alles zomaar steeds naast ons neerleggen.

Het lijkt alleen vanuit praktische overwegingen soms wenselijk om een beetje creatief met de regels om te springen. Indien de neuzen van alle aandeelhouders in dezelfde richting wijzen, kan hierdoor wel heel wat administratie en (onnodig) papierwerk vermeden worden.

Contacteer de creatieve juristen van aternio voor een screening van uw statuten en voor een desgevallende aanpassing op maat.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.