Individuele onderzoeksbevoegdheid, “do it right”

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) bepaalt dat, niettegenstaande enige andersluidende statutaire bepaling, iedere vennoot of aandeelhouder individueel dezelfde onderzoeks- en controlebevoegdheid heeft als die van de commissaris, indien binnen de vennootschap geen commissaris benoemd is. Het oude Wetboek van vennootschappen was daarin weinig anders.

Desalniettemin lijkt het niet oninteressant om dit even toe te lichten. De precieze contouren van dit recht worden immers vaak genegeerd, met als gevolg dat dit nog steeds tot interessante rechterlijke uitspraken leidt. Lees, dat aandeelhouders nog steeds naar de rechtbank stappen en met lege handen naar huis gaan omdat zij hun onderzoeksrecht misvatten.

Welkom commissaris, bye bye recht?:

In principe is alleen een commissaris bevoegd om het controlerecht uit te oefenen. De ratio legis hierbij is dat een onafhankelijke derde partij het beste geplaatst is om controle uit te oefenen.

Het is echter niet omdat de vennootschap niet wettelijk verplicht is om een commissaris te benoemen (art. 3:72 WVV) dat de deur voor een commissaris effectief dicht is. Het bestuursorgaan is er namelijk toe gehouden het verzoek van één of meer vennoten of aandeelhouders tot benoeming van een commissaris, voor te leggen aan de algemene vergadering (art. 3:100 WVV).

In sommige vennootschappen zou het daarom een belangrijk instrument kunnen zijn om de individuele onderzoeksbevoegdheid van bepaalde vennoten of aandeelhouders uit te schakelen.

Geen recht zonder rede

De verwijzing naar de benoeming van een commissaris is, zoals reeds is gebleken, niet zonder rede. Het individueel onderzoeks- en controlerecht van een vennoot of aandeelhouder is immers overeenkomstig de bevoegdheden van een commissaris.

Overeenkomstig artikel 3:68 WVV kan de commissaris:

• op elk ogenblik ter plaatse inzage nemen van de boeken, brieven, notulen en in het algemeen van alle documenten en geschriften van de vennootschap;
• van het bestuursorgaan, van de gemachtigden en van de aangestelden van de vennootschap alle ophelderingen en inlichtingen vorderen;
• alle verificaties verrichten die nodig worden geacht;
• van het bestuursorgaan vorderen op de zetel van de vennootschap in het bezit te worden gesteld van inlichtingen betreffende verbonden vennootschappen of betreffende andere vennootschappen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat, voorzover deze inlichtingen nodig zijn om de financiële toestand van de vennootschap te controleren; én
• van het bestuursorgaan vorderen dat het aan derden de bevestiging vraagt van het bedrag van de vorderingen op, de schulden tegenover of van andere betrekkingen met de gecontroleerde vennootschap.

Individuele vennoten of aandeelhouders hebben de hierbovenvermelde bevoegdheden indien er geen commissaris is benoemd.

Beperkingen op de bevoegdheden

Niet onbelangrijk is dat het onderzoeks- en controlerecht beperkt is tot het lopende boekjaar. Evenwel is er rechtspraak en rechtsleer die stellen dat deze bevoegdheid zich ook uitstrekt tot voorgaande boekjaren mits de betreffende jaarrekeningen niet zijn goedgekeurd. Het hoeft geen betoog dat het nazicht van de financiële toestand soms een terugblik vereist. Het basisprincipe is wel dat alle bevoegdheden verloren gaan voor het boekjaar waarvan de jaarrekening is goedgekeurd.

Met uitzondering van gevallen die behept zijn met bedrog natuurlijk. Dan steekt het gemeenrechtelijke principe de kop op dat niemand zich kan onttrekken van aansprakelijkheid als gevolg van bedrog.

Recht? Recht!

Weigeren medewerking te verlenen aan een aandeelhouder die zijn onderzoeks- en controlerecht wil uitoefenen is strafbaar, net zoals het bewust onjuiste of onvolledige inlichtingen verschaffen.

De aandeelhouder kan zich, volgens het WVV, laten vertegenwoordigen of bijstaan door een externe accountant. De wetgever is hier alsnog niet mee met de actualiteit en zou namelijk moeten spreken van een extern gecertificeerd accountant. Enkel een extern gecertificeerde accountant kan terzake een aandeelhouder bijstaan. De huidige externe accountant is de erkende boekhouder van vroeger en deze heeft dergelijke bevoegdheid niet.

De accountant wordt in beginsel vergoed door die vennoot of aandeelhouder die het controlerecht wenst uit te oefenen. De vergoeding komt ten laste van de vennootschap indien de accountant met haar toestemming is aangesteld of indien deze vergoeding door haar ten laste moet worden genomen krachtens een rechterlijke beslissing. In deze gevallen deelt de extern gecertificeerde accountant de opmerkingen mee aan de vennootschap.

Rechtspraak

Ondanks voorgaande blijken de contouren van het onderzoeks- en controlerecht, in het bijzonder met betrekking tot reeds goedgekeurde jaarrekeningen, enigszins flou….

Een geannoteerd vonnis van de Ondernemingsrechtbank te Luik, afdeling Verviers d.d. 20 februari 2018 herhaalt dat de rechter discreet dient te zijn in dergelijke kwesties. De rechter dient met bijzondere waakzaamheid de reikwijdte en voorwaarden van de uitoefening van het recht te waarderen rekening houdend met volgende criteria:

• effectiviteit: is de gevraagde informatie van die aard dat de aandeelhouder in staat is om controle uit te oefenen;
• evenredigheid: veroorzaakt de gevraagde informatie overlast voor de vennootschap niet in verhouding is met het voordeel van het verkrijgen van die informatie;
• het bestaan ​​van een belangenconflict: is het de bedoeling van de aandeelhouder om direct of indirect gevoelige informatie te bekomen; en
• het voorkomen van misbruik van recht: heeft de aandeelhouder een legitieme reden om de informatie op te vragen.

Conclusie

De aanstelling van een commissaris kan in sommige vennootschappen een belangrijk instrument zijn om de aandeelhouders de mond te snoeren. Indien geen commissaris is benoemd hebben de aandeelhouders immers een uitgebreid onderzoeks- en controlerecht.

De grenzen van het onderzoeks- en controlerecht, in het bijzonder met betrekking tot reeds goedgekeurde jaarrekeningen, vragen blijkbaar nu en dan een rechterlijke toetsing. Het leidinggevend criterium is principieel nochtans duidelijk: is de jaarrekening goedgekeurd, dan moet men achteraf niet komen huilen. Waakzaamheid en alertheid mogen voor een aandeelhouder geen loze eigenschappen zijn.

Twijfelt u toch wet u wel of niet mag doen? aternio helpt u graag. Contacteer ons vrijblijvend.

Bron: Rb. Luik (afd. Verviers) 20 februari 2018, TRV, 2020, p. 207, Noot O. Mareschal p. 215.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.