Iedereen toegelaten op de algemene vergadering of VIP's only?

Moet het bestuur de blote eigenaar uitnodigen voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap? Zijn er winstbewijzen uitgegeven door de vennootschap? Mogen de houders van  winstbewijzen stemmen? Wat als de aandelen door meerdere personen worden aangehouden? Een advocaat die middels een volmacht van de aandeelhouder deelneemt aan de algemene vergadering, kan dat?

Zoveel vragen, maar hopelijk des te meer antwoorden.

Wie doet wat?

Een vergadering van aandeelhouders is ongeldig als ze niet door het correcte orgaan, dát correct is samengesteld, is samengeroepen. Het is aan het bestuursorgaan van de vennootschap om de algemene vergadering samen te roepen. Het bestuur staat in voor de correcte verzending van de uitnodigingen en de opmaak van de agenda. Het is wel zo dat de bijeenroeping niet moet worden verantwoord indien alle aandeelhouders aanwezig zijn op de algemene vergadering en instemmen met de agenda.

Tenzij het bestuursorgaan uit slechts één bestuurder bestaat, of er sprake is van een delegatie van bevoegdheden, kan één enkele bestuurder op zich geen algemene vergadering samenroepen. Het is een bevoegdheid die toekomst aan heel het bestuursorgaan.

Een aandeelhouder kan ook de vergadering niet samenroepen, maar kan het bestuursorgaan daarom wel verzoeken. Het bestuursorgaan is zelfs verplicht de algemene vergadering binnen 3 weken bijeen te roepen wanneer aandeelhouders die een tiende van het aantal uitgegeven aandelen in een besloten vennootschap en een tiende van het kapitaal in een naamloze vennootschap vertegenwoordigen, dat vragen.

Vergeet ook niet dat in het kader van de alarmbelprocedure het bestuursorgaan eveneens verplicht is om de algemene vergadering samen te roepen.

Naar wie moet de uitnodiging gaan?

Het bestuursorgaan verzendt de uitnodigingen naar de aandeelhouders. De gegevens van de aandeelhouders zijn voor het bestuursorgaan beschikbaar in het aandelenregister. Wie aandeelhouder is blijkt dus in eerste instantie uit het aandelenregister.

Het is daarom van belang om het aandelenregister up-to-date te houden. Daarenboven dient ten gevolge van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen een aantal bijkomende zaken in het register te worden geschreven. Verlies al die formaliteiten dus niet uit het oog.

Volmacht

Een advocaat verschijnt plots op het toneel van de algemene vergadering om te stemmen met volmacht. Wettelijk gezien is er geen bezwaar tegen het stemmen bij volmacht. Het is wel van belang om na te gaan wat de statuten hieromtrent bepalen. Dat recht om zich te laten vertegenwoordigen kan immers aan banden gelegd zijn door de statuten.

Zo kunnen de statuten immers bepalen dat enkel aan andere aandeelhouders een volmacht kan worden gegeven.

Vruchtgebruik en blote eigendom

Het eigendomsrecht van de aandelen kan opgesplitst zijn in blote eigendom en vruchtgebruik. Tenzij de statuten, een testament of een overeenkomst anders bepalen, oefent de vruchtgebruiker alle aan die aandelen verbonden rechten uit.

Let wel op dat indien er een afwijking is van voorgaande principe, deze bevoegdheidsbeperkingen maar beter worden ingeschreven in het aandelenregister zodat het bestuursorgaan er rekening mee kan houden. De blote eigenaars mogen in principe wel op de vergadering aanwezig zijn, maar moeten door het bestuursorgaan niet worden opgeroepen.

Winstbewijzen

Uit de praktijk is gebleken dat winstbewijzen wel eens over het hoofd durven gezien te worden. Ze zijn meestal wel VIP’s! Ook voor winstbewijzen dient namelijk een register te worden bijgehouden.

Winstbewijzen vertegenwoordigen het kapitaal niet. De statuten bepalen de eraan verbonden rechten. De statuten bepalen of en in hoever stemrecht toekomt aan de houders van winstbewijzen. Als aan de winstbewijshouders stemrecht is toegekend, zijn de regels inzake bijeenroeping, deelneming aan de algemene vergadering en uitoefening van het stemrecht die gelden voor aandeelhouders ook van toepassing op de winstbewijshouders.

Onverdeeldheid

In geval van overlijden van de enige aandeelhouder worden, tenzij de statuten anders bepalen, de aan de aandelen verbonden rechten uitgeoefend door de regelmatig in het bezit getreden of in het bezit gestelde erfgenamen of legatarissen. Dit uiteraard naar evenredigheid van hun rechten in de nalatenschap en wel tot op de dag van de verdeling van de aandelen of tot de afgifte van de legaten met betrekking tot deze aandelen. Alle erfgenamen mogen dan uiteraard niet allemaal volgens eigen inzichten stemmen. Het is de bedoeling dat ze met één stem spreken. Blijkt dat niet mogelijk, dan is het stemrecht van die aandelen geschorst.

Onduidelijkheid

Kan het bestuur desnoods de vergadering uitstellen bij onduidelijkheid? In geval van discussie is het inderdaad aan te raden om de vergadering te verdagen naar een latere datum. Wanneer immers bepaalde mensen meestemmen die eigenlijk geen stemrecht hadden, kan de rechter de genomen beslissingen nietig verklaren.

Schriftelijke algemene vergadering

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bepaalt dat de aandeelhouders schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van degene die bij authentieke akte moeten worden verleden. De verplichte oproepingsformaliteiten vervallen in dit geval.

Schriftelijke besluitvorming is wel enkel mogelijk wanneer de statuten dit niet expliciet uitsluiten. Veel van de statuten die uitgeschreven zijn volgens het oude Wetboek van Vennootschappen bepalen nu net dat een schriftelijke algemene vergadering niet mogelijk is. Een controle van de statuten is wederom aangewezen. Bovendien moeten alle aandeelhouders met de procedure instemmen en vervolgens met unanimiteit de voorliggende verrichting goedkeuren.

Conclusie

Voor het bestuursorgaan is het soms even goed nadenken. Wie wel, wie niet? Maar zoals dit hoort bij VIP’s moeten zij ingeschreven staan in het gastenregister, in casu het aandelenregister. Met een goed bijgehouden aandelenregister komt het bestuursorgaan al bijzonder ver. Nog een laatste check van de gecoördineerde statuten en verzenden maar die uitnodigingen. Toch liever COVID-proof? Dan kan de schriftelijke algemene vergadering soelaas bieden.

Bij aternio is elke klant een VIP. Contacteer ons vrijblijvend.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.