Het belang van het belangenconflict

De wetgever heeft de procedure inzake belangenconflicten onder het WVV meer uniform en ook eenvoudiger gemaakt. Bovendien omvat het toepassingsgebied voortaan ook vzw’s en stichtingen. Ook de sanctie is ruimer toepasbaar. De onthoudingsplicht voor de geconflicteerde bestuurder levert weliswaar enkele praktische vraagstukken op. Het belang van het nauwgezet toepassen van deze procedure mag echter niet onderschat worden.

Welke conflicten?

Wanneer een bestuurder een belang heeft dat tegenstrijdig is met dat van de vennootschap, zal er vaak sprake zijn van een belangenconflict.

De volgende elementen zijn hierbij doorslaggevend:

• het moet gaan om een bestuurder;
• het belang kan zowel rechtstreeks als onrechtstreeks zijn;
• het belang moet vermogensrechtelijk van aard zijn; en
• strijdig met het belang van de vennootschap.

Veel voorkomende belangenconflicten zijn de verhuur door de bestuurder van een deel van zijn privé-woning aan zijn managementvennootschap voor het uitoefenen van beroepsactiviteiten of de verkoop van aandelen tussen vennootschappen waarbij eenzelfde persoon bestuurder is. Het tegenstrijdig belang zal er dus vaak in bestaan dat de bestuurder in de ene hoedanigheid een zo hoog mogelijke en in de andere hoedanigheid een zo laag mogelijke prijs wenst te bekomen.

Procedure

Daar waar onder het oude Wetboek van vennootschappen – op vaak artificiële wijze – beroep moest worden gedaan op een lasthebber ad hoc, voorziet het WVV nu in de hierna volgende procedure.

Voorafgaand aan het nemen van de beslissing (bv. het besluit van het bestuursorgaan tot ondertekening van de huurovereenkomst namens de vennootschap) moet de conflicteerde bestuurder het bestuursorgaan op de hoogte brengen. Zijn toelichting over de aard van dit belang wordt in de notulen vermeld. De notulen moeten ook de aard van de voorgenomen beslissing zelf, de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en de verantwoording bevatten. Vergis u niet, deze formele procedure moet ook worden gevolgd wanneer de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is.

Is er slechts één bestuurder of hebben alle bestuurders een belangenconflict, dan moet de beslissing worden voorgelegd aan de algemene vergadering. De uitvoering zelf blijft echter wel op het bestuursorgaan rusten.

Belangrijke wijziging onder het WVV: de geconflicteerde bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslagingen of aan de stemming.

Het vormt o.i. daarbij geen probleem om gebruik te maken van unanieme schriftelijke besluiten nu daarvan net de essentie is dat er geen beraadslaging en stemming plaatsvindt. De niet-geconflicteerde bestuurders kunnen nog steeds unaniem beslissen. De geconflicteerde bestuurder kan de besluiten mee ondertekenen voor kennisname en akkoord.

Uitzonderingen

Voormelde procedure speelt niet in twee limitatieve gevallen:

1. In geval van een overeenkomst gesloten tussen vennootschappen die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens voor 95 % verbonden zijn dan wel voor minstens 95 % verbonden zijn met eenzelfde moedervennootschap;
2. Wanneer de beslissing betrekking heeft op gebruikelijke verrichtingen onder de gebruikelijke voorwaarden en zekerheden voor soortgelijke verrichtingen.

De vennootschap moet de procedure dus nog steeds volgen wanneer zij een overeenkomst afsluit met haar bestuurder die ook 99 % aandeelhouder is. De uitzondering heeft namelijk enkel betrekking op verbondenheid tussen twee vennootschappen.

Voor de invulling van deze gebruikelijke verrichtingen speelt het voorwerp van de vennootschap een belangrijke rol. Het verhandelen van aandelen of het verhuren van onroerende goederen behoort vaak niet tot de core-business van de vennootschap, zodat deze uitzondering eerder niet dan wel van toepassing zal zijn.

Bekendmaking

De tekst over het belangenconflict opgenomen in de notulen of in een bijzonder verslag moet (letterlijk) worden overgenomen in het jaarverslag. In kleine niet genoteerde vennootschappen is de opmaak van een jaarverslag echter niet verplicht. In dat geval moet het worden opgenomen in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Het gaat dan om de notulen zelf of om een eensluidend verklaard uittreksel ervan.

In de praktijk komt het echter maar al te vaak voor dat het bestuursorgaan deze verplichtingen doorheen het boekjaar over het hoofd ziet. Het is slechts bij de voorbereiding van jaarrekening dat het belangenconflict-lampje, hopelijk en minstens bij de accountant, gaat branden.

Hoewel het uiteraard de voorkeur geniet om daadwerkelijk voorafgaand de beslissing ook formeel het nodige te doen, blijft een navolgende regularisatie eventueel wel mogelijk met dien verstande dat de beslissing op dat moment vaak reeds zal zijn uitgevoerd.

Sanctie

Vroeger kon enkel de vennootschap zelf de nietigheid van het besluit vormen indien de procedure niet was nageleefd. In de praktijk kwamen dergelijke vorderingen weinig voor. Het bestuursorgaan was vaak niet geneigd  om een vordering in te stellen tegen haar eigen leden.

Onder het WVV hebben ook alle belanghebbenden dit vorderingsrecht. Voortaan kan dus iedere belanghebbende de vernietiging vorderen omdat het bv. ook voor hemzelf een financieel nadeel oplevert.

Bestuurdersaansprakelijkheid

De geconflicteerde bestuurders blijven – zelfs na het volgen van de procedure – persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk wanneer het verkregen financieel voordeel onrechtmatig is ten nadele van de vennootschap. Het voorgaande geldt onverminderd de algemene mogelijkheid om aan bestuurdersaansprakelijkheid te ontsnappen door voorafgaande melding.

Een nauwkeurige omschrijving van de financiële implicaties is dus key.

Statuten

Omwille van enkele praktische problemen verdient het aanbeveling om de belangenconflictprocedure ook in de statuten verder te moduleren. Denk hierbij aan aanwezigheidsquora die niet worden gehaald omwille van de onthoudingsplicht van de geconflicteerde bestuurder.

In de statuten voorzien dat een verwijzing naar de algemene vergadering steeds mogelijk is,  vormt hiervoor een oplossing.

Conclusie

Bestuurders moeten steeds alert zijn wanneer zij overeenkomsten met de vennootschap sluiten. Een correcte toepassing van de belangenconflictprocedure levert hierbij bescherming op tegen vorderingen van de vennootschap en derden. Een tijdige toepassing zorgt bovendien ook voor een vlot verloop van de jaarafsluiting.

Hebt u nog vragen over een belangenconflict? Contacteer ons en we zorgen voor licht in de duisternis.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.