Fiscale controle: graag een back-up van uw digitale boekhouding

Sinds het begin van de coronacrisis in maart 2020 stelt de FOD Financiën niet-essentiële en/of minder dringende fiscale controles ter plaatse uit. Dit betekent natuurlijk niet dat de fiscus stil zit. Controles die ‘op afstand’ kunnen worden gevoerd, vinden namelijk nog steeds plaats.

Gelet op de moderne technologieën en de daarbij horende communicatiemiddelen is een fiscale controle op afstand vaak perféct mogelijk. Heel wat informatie is bovendien al digitaal beschikbaar voor de fiscus. Kijk maar eens op de officiële online platformen myminfin en e-box enterprise. De fiscale administratie is in ieder geval niet vies van digitaal.

In praktijk merken we dat de fiscus bij haar controles vanop afstand een maximaal digitaal boekenonderzoek wil uitvoeren. Zo vraagt de fiscus onomwonden om voor een bepaalde periode een back-up van de digitale boekhouding te bezorgen per e-mail. Uit ‘klantvriendelijkheid’ overhandigt de fiscale administratie een handleiding zodat de belastingplichtige alles vlot kan aanleveren.

Kan dit zomaar?

Datamining

Een eerste bekommernis is de vraag naar de ‘vorm’ waarin de back-up van de digitale boekhouding moet worden bezorgd. Een pdf-formaat of afdruk op papier zou niet volstaan. Neen, de fiscus wil de bestanden in een kommagescheiden bestand (csv-formaat) ontvangen. Het is namelijk een publiek geheim dat onze FOD Financiën over speciale software beschikt om aan datamining te doen.

Dataminingtechniek laat toe verbanden te leggen tussen digitale gegevens om zo relevante informatie te bekomen. Bovendien zou men in een back-up kunnen zien wanneer welke boeking of wijziging is gebeurd.

Gelukkig is het bij de meeste boekhoudpakketten wel mogelijk om enkel een back-up te maken van de desbetreffende controleperiode, en de fiscus dus geen onbeperkte toegang in tijd heeft.

Wat zegt de fiscale wet?

Artikel 315bis, eerste lid WIB 1992 bepaalt dat de belastingplichtige verplicht is om op verzoek van de administratie, ter plaatse, de dossiers met betrekking tot de analyses, de programma’s en het beheer van het gebruikte systeem, alsook de informatiedragers en alle gegevens die zij bevatten, ter inzage voor te leggen. De digitale gegevens moeten in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage worden voorgelegd. Wanneer de administratie erom verzoekt, is de belastingplichtige verplicht om, in bijzijn van de ambtenaren, kopies ervan te maken. Dit geldt ook op het vlak van btw (zie gelijkaardige bepaling artikel 61, § 1, vierde lid WBTW)

Uit voornoemde bepalingen kunnen we geenszins afleiden dat de belastingplichtige verplicht is om in te gaan op het verzoek van de fiscus om een back-up van de digitale boekhouding per e-mail over te dragen of om bijvoorbeeld bankbestanden in csv-formaat aan te leveren. Hetgeen de fiscus niet belet de vraag informeel te stellen.

Het is ook evident dat een vlotte en spontane medewerking van de belastingplichtige bij een fiscale controle, de ambtenaar in kwestie gunstiger zal stemmen.

Indien de belastingplichtige om een of andere reden toch zou weigeren om op het verzoek in te gaan mag de fiscus hiervoor in principe geen boetes opleggen of dreigen met een aanslag van ambtswege.

Toch fiscale controle ter plaatse

Hoewel de fiscus niet mag sanctioneren indien een belastingplichtige weigert een back-up van zijn digitale boekhouding te mailen, brengt dit vaak geen zoden aan de dijk. De fiscus kan immers nog steeds een controle ter plaatse komen uitvoeren om een back-up te verkrijgen van het geheel of een deel van de gegevens.

De fiscus moet bij een controle wel steeds het proportionaliteitsprincipe in acht nemen. Zo mag de fiscale ambtenaar enkel kopieën maken die nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen. Werkpapieren of andere interne documenten van de belastingplichtige of accountant vallen hier niet onder. De fiscus mag met andere woorden geen “fishing expedition” opzetten. Toegegeven, dit is een uiterst dunne lijn als de fiscale administratie al van bij aanvang van de controle over een integrale back-up van de boekhouding beschikt.

Ook indien een boekhoudpakket het niet toelaat om bepaalde jaren te selecteren voor de back-up, zal de fiscus – naar onze mening  -genoegen moeten nemen met een kopie in een ander formaat, zoals een pdf of afdruk op papier. De fiscale onderzoekstermijn is immers beperkt in de tijd.

Lex ferenda

In een nieuw wetsontwerp in voorbereiding (*) houdende diverse fiscale bepalingen is men alvast van plan om te sleutelen aan huidige voormelde bepalingen.

Zo zal – wanneer de boekhouding digitaal beschikbaar is – de belastingplichtige verplicht zijn de gevraagde documenten ter beschikking te stellen “via een beveiligd elektronisch platform van de FOD Financiën” (nieuw art. 315bis, lid 4 WIB 1992; en nieuw art. 61, § 1, lid 5 WBTW; voorontwerp, art. 94 en 95). De fiscus zal zich aldus niet meer verplicht hoeven te verplaatsen.

Samengevat

Het fiscale verzoek om een back-up van de digitale boekhouding per e-mail over te dragen heeft een louter informeel karakter. Bij gebrek aan wettelijke verplichting is het aan de belastingplichtige om al dan niet op het verzoek in te gaan. Dreigen met sancties indien niet op het verzoek wordt ingegaan is uit den boze. Weet wel dat de fiscus via een controle ter plaatse alsnog een back-up van de digitale boekhouding kan bekomen.

Middels een verwachte aanpassing van de fiscale wetgeving zal de fiscus de belastingplichtige verplichten om digitaal bewaarde boeken en bescheiden ter beschikking te stellen via een beveiligd elektronisch platform van de FOD Financiën.

(*) bron: TFR nr. 2011/601

Fiscale vragen? U kan bij aternio terecht om het bos door de bomen te zien.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.