25 euro voor een factuurcorrectie: mag dat zomaar?

Kijk even mee over de schouder van een garageklant. Aan de infobalie hangt dit bericht:

“Mogen we u vragen om uw facturatiegegevens goed na te kijken vooraleer u deze voor akkoord tekent? Indien we de factuur dienen te crediteren en opnieuw op te maken met andere gegevens, zien we ons genoodzaakt om 25,00 euro excl. btw aan te rekenen voor de administratieve kosten.”

Vanuit bedrijfsperspectief is dit begrijpelijk. De garage wil vermijden dat facturen achteraf moeten worden gecrediteerd en opnieuw opgemaakt, en spoort haar klanten daarom aan om hun gegevens vooraf zorgvuldig te controleren.

Maar is zo’n administratieve kost ook afdwingbaar?

Het antwoord hangt in belangrijke mate af van wie aan de andere kant van de balie staat: een particuliere klant of een onderneming. Daarnaast speelt ook een voorafgaande vraag: maakt dit bericht aan de infobalie wel deel uit van de overeenkomst?

Eerst: is het beding contractueel aanvaard?

Vooraleer de inhoud van de clausule wordt beoordeeld, moet worden nagegaan of zij contractueel tegenstelbaar is aan de klant.

Een mededeling aan de infobalie is niet automatisch een bindend contractueel beding. De klant moet er tijdig kennis van hebben kunnen nemen en ermee hebben ingestemd vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst. Een loutere vermelding achteraf, bijvoorbeeld op een factuur of op een bord dat de klant redelijkerwijze niet heeft gezien vóór zijn akkoord, volstaat niet noodzakelijk.

Dat aandachtspunt geldt zowel tegenover consumenten als tegenover ondernemingen. Pas wanneer de clausule deel uitmaakt van de overeenkomst, rijst de vraag of zij inhoudelijk geldig is.

Consument of onderneming?

Het Wetboek van Economisch Recht kent twee afzonderlijke beschermingsstelsels voor onrechtmatige bedingen.

Het eerste stelsel beschermt consumenten in hun contractuele verhouding met ondernemingen. Een consument is een natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden die buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen. Dit is de B2C-context.

Het tweede stelsel geldt in verhoudingen tussen ondernemingen. Dat is de B2B-context. 

De basisgedachte is dus vergelijkbaar: contractuele vrijheid bestaat, maar vindt haar grens waar een beding een ontoelaatbaar onevenwicht veroorzaakt. Toch verschillen beide regimes duidelijk in hun uitwerking.

In B2C werkt het WER met een algemene toetsingsnorm en een ruime lijst van bedingen die in elk geval onrechtmatig zijn. Die bedingen zijn verboden en nietig.

In B2B bestaat naast de algemene norm een zwarte lijst van absoluut verboden bedingen en een grijze lijst van bedingen die vermoed worden onrechtmatig te zijn, behoudens tegenbewijs.

B2C: tegenover consumenten is de clausule bijzonder kwetsbaar

In een consumentenrelatie moet vooral worden gekeken naar artikel VI.83 WER. Die bepaling bevat bedingen die in elk geval onrechtmatig zijn.

Twee regels zijn hier belangrijk.

Ten eerste verbiedt artikel VI.83, 17° WER bedingen die een vergoeding opleggen aan de consument wanneer hij zijn verplichtingen niet nakomt, zonder dat de onderneming een gelijkwaardige vergoeding verschuldigd is wanneer zij zelf in gebreke blijft.

Dat wringt bij de garageclausule. De klant moet 25 euro excl. btw betalen wanneer de factuur opnieuw moet worden opgemaakt, maar het bord zegt niets over de situatie waarin de fout bij de garage ligt. Wordt de kost altijd bij de klant gelegd, dan is het beding niet wederkerig.

Ten tweede viseert artikel VI.83, 24° WER bovendien schadevergoedingen tegenover consumenten die duidelijk niet evenredig zijn aan het nadeel dat de onderneming kan lijden.

Of 25 euro excl. btw te hoog is, blijft een feitelijke beoordeling. Een factuurcorrectie kan meer omvatten dan één klik: interne verwerking, boekhoudkundige controle, btw-correcties of communicatie met de klant. Toch zal de garage moeten kunnen aantonen dat het forfait redelijk verband houdt met haar werkelijke administratieve nadeel.

In B2C is de clausule dus bijzonder kwetsbaar wanneer zij automatisch wordt toegepast, geen onderscheid maakt tussen een fout van de klant en een fout van de garage, en niet wederkerig is opgesteld.

Wordt het beding als onrechtmatig beschouwd, dan is het verboden en nietig. De consument is er dan niet door gebonden, ook niet noodzakelijk wanneer hij de factuur of werkbon heeft ondertekend.

B2B: niet automatisch verboden, maar wel toetsbaar

Wanneer de klant zelf een onderneming is, ligt de beoordeling anders.

Een administratieve kost voor factuurcorrecties valt niet automatisch onder de beperkte B2B-zwarte lijst van artikel VI.91/4 WER. Dat betekent echter niet dat de clausule zonder meer afdwingbaar is.

In B2B moet vooral worden gekeken naar artikel VI.91/3 WER en artikel VI.91/5, 8° WER.

Volgens die laatste bepaling worden bedingen vermoed onrechtmatig te zijn wanneer zij bij niet-uitvoering of vertraging schadevergoedingsbedragen vastleggen die kennelijk niet evenredig zijn aan het nadeel dat door de onderneming kan worden geleden.

Het verschil met B2C is belangrijk. In B2B gaat het om een weerlegbaar vermoeden. De garage kan dus aantonen dat de forfaitaire kost van 25 euro excl. btw overeenstemt met haar reële administratieve last, bijvoorbeeld door te wijzen op interne verwerkingstijd, boekhoudkundige controle, btw-technische correcties of externe kosten.

Daarnaast blijft ook de algemene norm van artikel VI.91/3 WER gelden. Een beding dat een kennelijk onevenwicht creëert tussen de rechten en plichten van partijen, kan onrechtmatig zijn. Een eenzijdige clausule die altijd ten nadele van de klant speelt, ook wanneer de fout bij de garage ligt, is daardoor moeilijk verdedigbaar.

In B2B is de clausule dus niet automatisch ongeldig, maar zij staat wel onder druk. Zonder duidelijke onderbouwing van de kost en zonder onderscheid tussen fouten van de klant en fouten van de garage, zal zij moeilijk standhouden.

Besluit

Klanten aansporen om hun facturatiegegevens tijdig na te kijken is volkomen legitiem. Het automatisch aanrekenen van 25 euro excl. btw voor een factuurcorrectie is dat niet noodzakelijk.

Gaat het om een particuliere klant, dan is zo’n clausule zeer moeilijk afdwingbaar. Zeker wanneer de klant ook moet betalen als de fout bij de garage ligt, of wanneer niet kan worden aangetoond dat 25 euro overeenstemt met de werkelijke administratieve kost.

Gaat het om een onderneming, dan is de clausule niet automatisch verboden. Maar ook dan moet de klant vooraf duidelijk met de regeling hebben ingestemd, moet het bedrag redelijk zijn en mag de clausule niet eenzijdig in het nadeel van de klant spelen.

Kortom: de waarschuwing aan de balie mag blijven. De automatische sanctie van 25 euro vraagt echter om een voorzichtigere en evenwichtigere formulering.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.