Een zoveelste aflevering in de UBO-register saga

Zoals reeds aangegeven in onze eerdere blogpost, voorziet het KB van 23 september 2020 in de verplichting om voortaan ook bewijsstukken in het UBO-register op te laden. Een gedoogbeleid kon gezien de bijzonder realistische uitvoeringstermijn van amper 10 dagen niet uitblijven. Initieel kreeg de informatieplichtige hiervoor tijd tot 30 april 2021.

Na enkele maanden waarin alle goede huisvaders onder u (of zijn het ondertussen ‘voorzichtige en redelijke personen’?) aan de slag gingen om nog maar eens aan deze administratieve grillen te voldoen, neemt onze Minister van Financiën nu het initiatief om de termijn nogmaals uit te stellen, ditmaal tot 31 augustus 2021. Zou het de administratie misschien opgevallen zijn dat er nog geen enkele duidelijkheid over de aard van deze bewijsstukken bestond? Brengt de nieuwe versie van de FAQ soelaas?

Na het nieuwe uitstel: duidelijke richtlijnen over de stukken?

Wellicht komen er spontaan allerlei verwensingen op bij ondernemers of accountants die voor hun ondernemingen hemel en aarde hebben verzet om tijdig (lees: voor 30 april 2021) alle stukken te verzamelen. Anderen slaken misschien een zucht van opluchting door het bekomen uitstel. Feit blijft dat we er met zijn allen in principe maar het raden naar hadden welke stukken de wetgever nu precies bedoelde. Hoe bewijst men eigenlijk dat de informatie m.b.t. de geregistreerde UBO adequaat, nauwkeurig en actueel is?

UBO op basis van kapitaal- en/of stemrechten

Voor deze UBO’s (de zogenaamde categorie 1) leek één en ander vrij straight-forward: het aandelenregister. Het kan evenwel niet de bedoeling zijn om identiteitsgegevens van aandeelhouders die niet als UBO kwalificeren vrij te geven. Hierdoor vervalt één en ander al snel in een tijdrovend knip-en plakwerk. Geen nood: momenteel worden kennelijk IT-systemen ontwikkeld om elektronische aandelenregisters automatisch aan het UBO-register te koppelen dus waarom nog wakker liggen van de privacy van de aandeelhouders?

Ook de tussentijdse entiteiten bleken vaak roet in het eten te gooien: wat met buitenlandse entiteiten die geen equivalent voor het aandelenregister kennen of met tussentijdse entiteiten waarmee de band zodanig onrechtstreeks is dat het opvragen van de stukken niet altijd even vlot verloopt? Maar al te vaak is de informatieplichtige op die manier afhankelijk van de zin voor administratie van soms quasi-onbekende bestuursorganen.

De FAQ voegt aan het lijstje van voorbeelden nu ook notariële akten en notulen van algemene vergaderingen toe. Hierbij echter eenzelfde bedenking: zelfs wanneer de informatieplichtige zich beperkt tot de aanhef van de akte of tot de aanwezigheidslijst, bevatten deze vaak gegevens van niet-geviseerde aandeelhouders waardoor opnieuw knip- en plakwerk vereist zal zijn. Bijkomend nadeel: om het bewijs actueel te houden, zal men elk jaar opnieuw de meest recente aanwezigheidslijst moeten toevoegen. Kwestie van niet stil te vallen, nietwaar?

UBO door controle via andere middelen

De stukken voor de UBO’s die controle uitoefenen via andere middelen (categorie 2) vormen meteen al een ander paar mouwen. Is de UBO-kwalificatie gebaseerd op de statuten, dan kan de informatieplichtige o.i. nog volstaan met het opladen van een uittreksel uit de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Wat indien deze controle evenwel blijkt uit een aandeelhoudersovereenkomst? Een aandeelhoudersovereenkomst bevat vaak net de afspraken die men niet publiekelijk in de statuten wil regelen. Zal het dan volstaan om een quasi-volledig geanonimiseerde versie van deze overeenkomst op te laden?

De nieuwe FAQ vraagt voortaan enkel dat het stuk ‘leesbaar’ is, zodat het knip- en plakwerk dus ook daadwerkelijk aanmoedigt. Bijkomende meevaller: u hoeft geen (al dan niet beëdigd) vertaler in te schakelen, want ook Engelstalige stukken worden aanvaard.

UBO als hoger leidinggevend personeel

Tenslotte bestond er tot voor kort één ogenschijnlijk ‘gemakkelijke’ categorie, namelijk die van het hoger leidinggevend personeel. In se kon de informatieplichtige bij gebreke aan andere UBO’s doorgaans de bestuurders registreren, samen met het desbetreffende benoemingsbesluit.

De FAQ leert ons echter dat het niet enkel vereist is om te bewijzen op basis waarvan de UBO tot deze categorie behoort. Plots moet men ook aantonen dat de UBO de functie in de praktijk daadwerkelijk uitoefent. Als klap op de vuurpijl dient de informatieplichtige te bewijzen dat hij in de eerste en tweede categorie geen UBO’s heeft kunnen aanduiden. In concreto lijkt de administratie dus te verwachten dat de informatieplichtige 1) én het benoemingsbesluit 2) én het integrale aandelenregister waaruit blijkt dat de persoon in kwestie er niet of slechts voor een klein aantal aandelen in voorkomt 3) én de statuten en/of eventuele aandeelhoudersovereenkomsten voorlegt.

Dit doet o.i. toch (opnieuw) de wenkbrauwen fronsen. Ook hier zullen weer personen worden geviseerd die niets met de UBO-registratie te maken hebben. Wat is trouwens het nut van deze bijkomende vereisten als de verantwoordelijkheid voor de UBO-registratie en de daarbij horende aansprakelijkheid toch bij zowel de formeel benoemde als feitelijke bestuurders ligt?

Stukken voor verenigingen en stichtingen

Na maanden onduidelijkheid is er eindelijk een toelichting beschikbaar. De stukken voor de UBO’s van verenigingen en stichtingen lijkt de administratie hierbij volledig over het hoofd te hebben gezien.

Enige verduidelijking had nochtans wenselijk geweest. Meer in het bijzonder met betrekking tot personen in wiens hoofdzakelijk belang de vereniging of stichting werd opgericht. Doorgaans zal het voorwerp opgenomen in de statuten wel als leidraad kunnen dienen. De informatieplichtige kan zich hierbij beperken tot bijvoorbeeld ‘de leerlingen in een bepaalde regio’ of ‘de certificaathouders van de stichting’. Een nominatieve aanduiding is niet vereist.

Wat met de op te laden stukken? De FAQ vermeldt op dit vlak enkel dat een verwijzing ‘zie statuten’ volstaat. Bij een klassieke STAK zullen de statuten echter niet veel bijzonders bijbrengen inzake de certificaathouders. Verwacht de overheid dat in dat geval ook de administratievoorwaarden worden opgeladen of behoort een loutere verklaring van het bestuursorgaan van de stichting eveneens tot de mogelijkheden?

Aanvullende vereisten voor buitenlandse UBO’s en in het buitenland opgemaakte stukken

Zo u na heel dit verzamelproces bij een UBO zonder rijksregisternummer of nationaal bis-nummer terecht zou zijn gekomen, dient de informatieplichtige voortaan ook steeds een kopie van het buitenlandse identiteitsbewijs op te laden.

De informatieplichtige denkt voortaan ook beter twee keer na indien hij stukken afkomstig uit het buitenland wenst op te laden. De FAQ brengt namelijk fijntjes ook de wetgeving inzake legalisatie in herinnering. Dit brengt potentieel bijkomende kosten en administratie met zich mee.

Alles pijs en vree want enkel de bevoegde autoriteiten kijken mee?

In de FAQ benadrukt de overheid dat de opgeladen stukken enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten. Vanuit privacyoverwegingen lijkt ons dit ook niet meer dan logisch. Desalniettemin lijken we bij elke nieuwe fase in deze saga telkens meer te moeten prijsgeven en documenteren. Het is nog maar de vraag of deze verplichting tot verregaande informatiedeling nog verantwoordbaar is in het licht van de doelstelling van de wetgever, met name anti-witwaspraktijken tegengaan en terrorismebestrijding.

Samengevat

De informatieplichtigen krijgen uitstel tot 31 augustus 2021 om tot jaarlijkse bevestiging en het opladen van stukken over te gaan. De vereisten verbonden aan deze stukken worden voor de categorie van het hoger leidinggevend personeel gevoelig uitgebreid. Engelse en geanonimiseerde stukken zijn toegelaten. De nieuwe versie van de FAQ doet echter nog steeds meer vragen rijzen dan ze beantwoordt. Wordt ongetwijfeld vervolgd…

Ziet u door het bos de bomen niet meer? aternio legal kan u hierbij assisteren! Contacteer ons voor meer informatie en bijstand.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.