Digitaal registreren van onderhandse overeenkomsten: de nieuwe norm

In een steeds digitaler wordende wereld is ook de fiscale en juridische registratie van onderhandse (niet-notariële) overeenkomsten grondig aangepast. 

Sinds 10 maart 2025 geldt in België een nieuwe verplichting: onderhandse overeenkomsten moeten in principe digitaal worden geregistreerd. Het gaat om een ingrijpende modernisering van de registratiepraktijk, die zowel particulieren als professionelen raakt. In deze bijdrage belichten we de nieuwe regels, de uitzonderingen, en de praktische en juridische aandachtspunten.

Wat zijn onderhandse overeenkomsten?

Een onderhandse akte is een schriftelijk contract dat partijen onderling hebben opgesteld en ondertekend, zonder notaris. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• Huurcontracten;
• Plaatsbeschrijvingen;
• Leningsovereenkomsten;
• Onderhandse verkoopovereenkomsten;
• Pactes adjoints bij handgiften;
• Minnelijke ontbindingen van eerdere overeenkomsten;
• enz.

Hoewel een onderhandse akte rechtsgeldig is tussen de partijen, is registratie cruciaal om bewijskracht te verkrijgen tegenover derden en soms ook om tijdige belastingbetaling en fiscale voordelen te garanderen.

Wettelijke verplichting sinds 10 maart 2025

Het koninklijk besluit van 31 januari 2025 betreffende de aanbieding en de uitvoering van de formaliteit van de registratie van andere geschriften dan authentieke akten vormt de wettelijke basis van deze vernieuwing. Het besluit stelt onomwonden dat een geschrift ter registratie moet worden aangeboden via het digitale platform dat door de FOD Financiën ter beschikking wordt gesteld.

Deze verplichting is sinds 10 maart 2025 van toepassing op alle onderhandse geschriften die wettelijk of op verzoek moeten worden geregistreerd, met uitzondering van authentieke akten. De digitale indiening verloopt via erkende toepassingen zoals MyMinfin, MyRent, MyRent Pro, afhankelijk van het type document.

Het KB is van toepassing op zowel natuurlijke als rechtspersonen. Het maakt geen onderscheid naargelang het type overeenkomst, zolang het maar geen authentieke akte betreft.

Beperkte uitzonderingen op de digitale verplichting

Hoewel de digitale weg de regel is, zijn er uitzonderingen voorzien:

• Overmacht of technisch falen van het platform: wanneer het digitale platform niet toegankelijk is, kan tijdelijk gebruik worden gemaakt van de papieren procedure.
• Natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer: deze groep mag hun documenten nog steeds op papier indienen. Niet alle burgers zijn dus gelijk: een zelfstandige bakker zal verplicht digitaal moeten registreren, terwijl zijn gepensioneerde buurman eenzelfde document op papier mag indienen.

Papieren registratie gebeurt via postverzending naar het adres dat de FOD Financiën daarvoor op zijn website heeft opgegeven. Of fysieke indiening aan het loket van het kantoor Rechtszekerheid nog toegestaan is, is nog onduidelijk. Er is namelijk nog steeds de verplichting voor het kantoor om documenten die "onder de wettelijke voorwaarden" worden aangeboden, te registreren.

Voor burgers zonder ondernemingsnummer is het papieren alternatief dus nog mogelijk, maar deze uitzondering zal in de toekomst allicht verder worden afgebouwd.

Concrete werking van de digitale procedure

Voor de elektronische aanbieding van een onderhandse akte moeten de volgende vier stappen worden gevolgd:

1. De gebruiker meldt zich aan op het juiste platform.
2. Het document wordt opgeladen in een geldig bestandsformaat (bij voorkeur PDF).
3. Indien vereist, wordt een elektronische handtekening toegevoegd.
4. De betaling van het verschuldigde registratierecht gebeurt onmiddellijk via het platform.

Na succesvolle registratie wordt het registratierelaas elektronisch meegedeeld aan de indiener. Bij weigering van registratie wordt dit eveneens via het platform gecommuniceerd, en indien nodig ook per post.

Bijzondere regels voor huurcontracten

Voor de registratie van huurcontracten en aanverwante documenten (zoals plaatsbeschrijvingen) gelden bijkomende regels:

• Elektronische indiening buiten de openingsuren wordt geacht te zijn gebeurd op het moment van aanbieding, en niet pas op de eerstvolgende werkdag. 
• Papieren aanbiedingen van huurcontracten moeten vergezeld zijn van een specifiek formulier (zie bijlagen van het KB). 
• Oudere KB's betreffende de registratie van huurcontracten (van 2016 en 2020) zijn opgeheven.

Juridische en praktische gevolgen

Het verplichte digitale traject betekent een fundamentele verandering in de registratiepraktijk. Voor professionelen is het belangrijk om:

• Toegang te hebben tot de juiste digitale platformen;
• Documenten correct en tijdig aan te bieden, zeker wanneer er termijngebonden fiscale gevolgen aan verbonden zijn (zoals bij schenkingen); én
• Te zorgen voor geldige elektronische handtekeningen.
  

Ook op het vlak van bewijsrecht en rechtszekerheid is de datum van registratie essentieel, met name om discussies over het tijdstip van totstandkoming of uitvoering van een contract te vermijden.

Besluit

De digitale registratieverplichting sinds 10 maart 2025 betekent een belangrijke stap richting een efficiëntere administratie. Toch roept de regelgeving vragen op, onder meer over de resterende rol van de papieren procedure, de ongelijkheid tussen natuurlijke personen en ondernemers, en de praktische uitvoering in grensgevallen. In ieder geval brengt de digitalisering voordelen, maar vraagt dit aanpassing.

De corporate housekeeping van aternio zorgt ervoor dat uw document juridisch en fiscaal optimaal wordt verwerkt.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.