Deugdelijk bestuur en Corporate Governance Code 2020
Weet u als bestuurder hoe u op een deugdelijke wijze het bestuur van de vennootschap organiseert? Wanneer spreken we nu eigenlijk van deugdelijk bestuur?
De Corporate Governance Code kan hieromtrent als bijbel worden aanzien. In het Belgisch Staatsblad van 17 mei 2019 is de nieuwe Corporate Governance Code 2020 gepubliceerd. Het is immers belangrijk dat de code niet achter hinkt op de vernieuwingen in het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV).
Voor wie?
Artikel 3:6 § 2 4de lid van het WVV verplicht genoteerde vennootschappen om in haar jaarverslag een verklaring inzake deugdelijk bestuur op te nemen. Het bestuur is verplicht om aan te duiden welke code zij volgt. Deze verplichting kan desalniettemin ook van belang zijn voor de bestuurder van een niet-genoteerde vennootschap.
Wanneer?
De inwerkingtreding van de nieuwe code volgt de overgangsregeling van het WVV. De nieuwe Corporate Governance Code 2020 is van toepassing op nieuwe rechtspersonen vanaf 1 mei 2019. Op bestaande rechtspersonen is ze van toepassing vanaf 1 januari 2020, tenzij deze hebben beslist zich aan het WVV te onderwerpen vóór die datum.
Wat?
Aangezien de code een omvangrijk document betreft selecteerden wij voor u een aantal principes die ook voor niet-genoteerde vennootschappen interessant kunnen zijn.
De hierna volgende onderwerpen zijn gekozen met de aansprakelijkheid van een bestuurder in het achterhoofd. Deze leidraad kan een bestuurder ondersteunen om ‘deugdelijke’ beslissingen inzake bestuur te maken.
Keuze van bestuurder
Overeenkomstig artikel 7:87 WVV dient een bestuurder in een genoteerde vennootschap onafhankelijk te zijn. Dit is evengoed van belang in een gewone bv of nv. De code reikt een aantal criteria aan om dit te kunnen beoordelen.
Een kandidaat bestuurder die aan deze criteria beantwoordt, wordt, tot bewijs van het tegendeel, vermoed onafhankelijk te zijn.
Alle bestuurders moeten blijk geven van een onafhankelijke geest en handelen met het oog op het ‘vennootschapsbelang’. In het arrest van 28 november 2013 heeft het Hof van Cassatie de volgende restrictieve interpretatie gegeven van het begrip ‘vennootschapsbelang’: “Het belang van een vennootschap wordt bepaald door het collectief winstbelang van haar huidige en toekomstige aandeelhouders”. De bestuurder is onafhankelijk van geest als hij persoonlijke overtuigingen kan ontwikkelen en de moed heeft om hiernaar te handelen door de standpunten van andere bestuurders te evalueren en op kritische wijze ter discussie te stellen en effectief bevragend op te treden. De bestuurder moet dan ook in staat zijn weerstand te bieden aan groepsdruk.
Screening van een kandidaat-bestuurder zal dan ook niet over één dag ijs gaan.
De ‘pas toe of leg uit’-regel (comply or explain rule) blijft logischerwijs onverkort van toepassing, wanneer de raad van bestuur een kandidaat-bestuurder voorstel die twijfelachtig is dient zij de algemene vergadering daarvan op de hoogte te stellen.
De raad is eveneens verplicht om de voorzitter onmiddellijk in kennis te stellen van het gegeven dat een huidige bestuurder niet langer voldoen aan de criteria ten gevolge van een gewijzigde omstandigheid.
Uw relaties zijn uw troef
De Corporate Governance Code 2020 oppert ook voor een duidelijke communicatielijn met haar aandeelhouders en potentiële investeerders. Een vennootschap is maar zo sterk als haar basis.
Het bestuur dient de strategische doelstellingen toe te lichten en de relatie met álle aandeelhouders, te onderhouden door met hen in communicatie te treden. Niet alleen luisteren naar de eigen bestuursverwachtingen, maar ook naar wat de aandeelhouders nu eigenlijk verwachten ?
De code moedigt ook aan om hieromtrent overeenkomsten af te sluiten.
Kwaliteitsmanagement
Hopelijk wordt de vennootschap meer dan één keer per jaar financieel doorgelicht. De analyse naar aanleiding van de opstelling van de jaarrekening en de opmaak van het jaarverslag is het minimum. Vergeet niet, u loopt dan mogelijk achter de feiten aan en leeft in het verleden in plaats van te kijken naar de toekomst van uw onderneming.
Kennis van een stand van zaken aangaande de financiële positie van uw onderneming is belangrijk, maar ook andere criteria zijn van belang voor de evolutie van uw onderneming. De code moedigt dan ook aan om een evaluatiesysteem in te voeren met betrekking tot de werking van het bestuursorgaan.
Doet zij wat ze zegt? Zegt zij wat ze doet? Een deugdelijk kwaliteitsmanagementsysteem is onontbeerlijk om een deugdelijk bestuur te realiseren.
Checklist
Heeft u al nagedacht om een relationship agreement af te sluiten met een belangrijke aandeelhouder of handelscontact voor uw vennootschap?
aternio helpt u graag verder met uw overeenkomsten of om uw eigen kwaliteitsmanagementsysteem op poten te zetten.
Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.