De traditionele, fysieke, algemene vergadering maakt stilaan plaats voor een efficiënter alternatief: de schriftelijke algemene vergadering. Te midden van deze transformatie staan commissarissen voor een uitdagend vraagstuk: hoe handhaven ze hun rol wanneer fysieke ontmoetingen vervangen worden door enkel pen en papier? Deze bijdrage tracht de rechten en plichten van de commissaris in de schriftelijke algemene vergadering te verduidelijken.

De traditionele algemene vergadering

Vennootschappen zijn verplicht jaarlijks de algemene vergadering bijeen te roepen op de plaats, dag en uur zoals vermeld in de statuten. Daarbij moeten volgende personen opgeroepen worden: de aandeelhouder(s), de obligatiehouders en houders van converteerbare obligaties en warrants, de bestuurder(s) en de commissaris.

De commissaris is verantwoordelijk voor de controle van de financiële toestand van de vennootschap, inclusief de jaarrekening. Naar aanleiding van de jaarrekening stelt de commissaris een verslag op waarin wordt vermeld of de boekhouding is gevoerd in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire voorschriften. Tijdens de algemene vergadering dient de commissaris antwoord te geven op de vragen die hem mondeling of schriftelijk worden voorgeschoteld en die verband houden met de agendapunten waarover hij verslag uitbrengt. Hij heeft het recht op de algemene vergadering het woord te voeren in verband met de vervulling van diens taak.

Niet elke vennootschap moet een commissaris aanstellen. Zo is dit bijvoorbeeld niet vereist voor de vennootschappen onder firma (VOF), de commanditaire vennootschappen (CommV) en Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV) waarvan alle onbeperkt aansprakelijke vennoten natuurlijke personen zijn. Ook de niet-genoteerde kleine vennootschappen vallen niet onder deze verplichting. Voor een gedetailleerde beschrijving van welke vennootschappen verplicht zijn om een commissaris aan te stellen, verwijzen wij naar de wetgeving (art. 3:72 en volgende WVV).

De schriftelijke algemene vergadering

Voornamelijk in familiaal getinte vennootschappen wordt de verplichting om een fysieke algemene vergadering te houden als tijdrovend en overbodig gezien. In deze gevallen is er vaak geen nood aan effectieve beraadslaging omdat bijvoorbeeld op voorhand al bekend is dat elke aandeelhouder akkoord zal gaan met de voorgestelde beslissingen of omdat er op geregelde tijdstippen overlegmomenten zijn. 

Oproeping

Om een schriftelijke algemene vergadering te voeren vereist het WVV unanimiteit met betrekking tot (a) de beslissing om de algemene vergadering schriftelijk te houden en (b) de eigenlijke besluitvorming op de algemene vergadering zelf. Er zal geen oproeping plaatsvinden waardoor de stukken, inclusief het verslag van de commissaris, ook niet voorafgaand aan de aandeelhouders moeten worden toegestuurd. Deze worden bij de ontwerpbesluiten gevoegd ter kennisname en ondertekening. Als aandeelhouder van een BV, CV of NV heeft u nog wel steeds het recht om de stukken 15 dagen voor de schriftelijke algemene vergadering te raadplegen. Op deze manier kunt u geïnformeerd besluiten of u nog verdere vragen heeft voor de commissaris of niet.

Aangezien de commissaris niet wordt opgeroepen tot de algemene vergadering, zal deze ook niet op de hoogte zijn van het feit dat deze schriftelijk wordt gehouden. In het kader van deugdelijk bestuur is het echter wel raadzaam om vooraf de commissaris en alle bestuursleden te informeren over het voornemen om te kiezen voor een schriftelijke besluitvorming.

Deelname

Het WVV bepaalt dat onder andere de commissaris kennis mag nemen van de besluiten van de schriftelijke algemene vergadering. Hierdoor wordt impliciet het recht op deelname van de commissaris aan de vergadering uitgesloten. De commissaris kan daardoor dus geen vragen meer beantwoorden.

Kennisname van de besluiten

De commissaris wordt niet automatisch op de hoogte gebracht van de besluiten die genomen zijn op de schriftelijke algemene vergadering. Het WVV stelt duidelijk dat kennisneming alleen plaatsvindt op basis van een verzoek. Dit betekent dat er geen verplichting is tot automatische bekendmaking, maar dat de commissaris zich tot het bestuursorgaan kan wenden om toegang te krijgen tot de documenten.

Conclusie

Over het algemeen lijkt de rol van de commissaris eerder van formele aard te worden in de schriftelijke algemene vergadering. Bij de schriftelijke algemene vergadering is er namelijk unanimiteit vereist zowel op het vlak van de werkwijze als op het vlak van de besluiten. Aandeelhouders zijn het dus eigenlijk op voorhand al eens met de te nemen besluiten. Zij hebben bovendien nog steeds de kans om van te voren het commissarisverslag in te kijken. Wanneer er geen vragen zijn voor de commissaris, is ook diens aanwezigheid op de algemene vergadering overbodig.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.