De elektronische factuur: hoe bewaren?

De elektronische factuur wint steeds meer aan belang. Sinds 1 januari 2013 werden – mede dankzij de Europese Richtlijn – papieren en digitale facturen op gelijke voet geplaatst.

Facturen mogen dus sindsdien ook langs elektronische weg worden verzonden, ontvangen en bewaard.

Aanvaarding elektronische factuur

Het gebruik van een elektronische factuur is slechts toegestaan mits aanvaarding door de afnemer (art. 53, §2 WBTW). Een klant kan dus m.a.w. weigeren om facturen in een elektronische vorm te ontvangen.  In dat geval bent u nog steeds verplicht om een papieren factuur op te maken. Een klant die na de ontvangst van de elektronische factuur niet heeft geprotesteerd, wordt evenwel geacht de digitale factuur te hebben aanvaard.

Wijze van bewaring

De fiscale wetgeving vereist dat iedere belastingplichtige een kopie bewaart van de facturen die hij zelf uitreikt en de facturen die hij ontvangt van zijn leveranciers.  Op vraag van de administratie moet hij de stukken zonder uitstel ter beschikking stellen.

Facturen mogen dus zowel op papier als elektronisch worden bewaard, op voorwaarde dat elke mogelijke manipulatie achteraf wordt vermeden. De vorm of het formaat van de oorspronkelijke factuur mag dus worden veranderd, indien de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur behouden blijven.

Met “authenticiteit” bedoelt men het waarborgen van de identiteit van de leverancier of uitreiker van de factuur. De leverancier moet dus kunnen aantonen dat hij aan de oorsprong ligt van de factuur.

De “integriteit” van de inhoud van de factuur betekent de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan.

Tot slot moet de factuur leesbaar zijn zowel op papier als op een computerscherm zonder dat daar al te veel onderzoek of interpretatie voor nodig is. In de praktijk worden de facturen meestal omgezet in PDF-formaat.

Wat betreft de locatie waar de facturen moeten worden bewaard, mogen elektronische facturen ook buiten het Belgische grondgebied worden bewaard. Zij kunnen dus ook in de “cloud” worden bewaard. Papieren facturen moeten daarentegen binnen de landsgrenzen bewaard blijven.

Bedrijfscontrole

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur kunnen worden gewaarborgd.

Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren.

Bewaartermijn

Net als papieren facturen, dienen elektronische facturen gedurende 7 jaar te worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de uitreiking.

De papieren factuur mag overigens worden vernietigd van zodra deze succesvol werd geüpload naar het boekhoudsysteem of digitaal archief.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.