Btw op onbetaalde facturen terugvorderen: zo werkt het

Een klant betaalt uw factuur niet, maar u heeft de btw al doorgestort aan de fiscus. Het is de nachtmerrie van elke ondernemer. U schiet de btw voor op een bedrag dat u mogelijk nooit zal ontvangen. Gelukkig kunt u in bepaalde gevallen de btw op een onbetaalde factuur terugvorderen. Hoe pakt u dit aan?

Wat kunt u zelf doen om onbetaalde facturen te vermijden?

Voorkomen is uiteraard altijd beter dan genezen. Zorg daarom eerst en vooral voor een duidelijke en proactieve facturatieaanpak. We geven je graag alvast enkele tips:

• Verstuur facturen tijdig, met een duidelijke vermelding van de betalingstermijn. 
• Stel heldere algemene voorwaarden op. Leg daarin de betalingsmodaliteiten, gevolgen van laattijdige betaling en invorderingskosten vast.
• Vraag indien mogelijk een voorschot bij de start van de opdracht of levering.
• Daarnaast kan u ook overwegen om bij de aanvang van de opdracht of levering een voorschot te vragen als zekerheid voor de betaling.
• Volg openstaande facturen actief op. Verstuur tijdig betalingsherinneringen en formele aanmaningen.

Wanneer is een factuur “oninbaar”?

Ook met een goede facturatieaanpak kan een klant alsnog niet betalen, bijvoorbeeld door een faillissement. In dat geval kan een factuur als "oninbaar" worden beschouwd.

De btw die u eerder doorgestort heeft, kunt u slechts terugvragen als het definitief, zeker en vaststaand is dat u de betaling niet meer zult ontvangen. De fiscus hanteert dat criterium strikt.

Voorbeelden van bewijs: faillissementsvonnis; bevestiging van de curator; gerechtelijke reorganisatie, schriftelijke communicatie van een advocaat of incassobureau of herhaaldelijke aanmaningen zonder resultaat.

Let op: het boeken van de factuur op de rekening "dubieuze debiteuren" is onvoldoende als bewijs van oninbaarheid.

Hoe vraagt u de btw terug?

Wanneer het zeker en definitief vaststaat dat de factuur oninbaar is geworden kan u- naargelang de situatie- een teruggaaf van de btw vorderen op hierna volgende wijze.

1. Overeenkomst verbroken vóór goederen of diensten werden geleverd

U heeft een voorschotfactuur uitgereikt, maar de levering of dienst vond nog niet plaats omdat de klant de bestelling annuleerde. U kunt dan een btw-teruggaaf vragen op basis van artikel 77, §1, 4° Wetboek van de btw.

2. Overeenkomst nog niet verbroken

a. Gerechtelijke vernietiging of ontbinding

Wanneer de levering of dienst al gebeurde en de factuur onbetaald blijft, kan een rechter de overeenkomst ontbinden of vernietigen. Vanaf het moment dat het vonnis definitief is, kan de btw worden teruggevraagd op basis van artikel 77, §1, 5° W.BTW.

b. Gewoon oninbaar

Bij verlies van de schuldvordering door bijvoorbeeld onbereikbaarheid van de klant of structurele wanbetaling, kan een btw-teruggaaf worden aangevraagd conform artikel 77, §1, 7° W.BTW.

Indien de klant bijvoorbeeld op geen enkele manier meer te bereiken is, documenteer dit dan zeer grondig met formele aanmaningen, e-mails, acties van advocaten, inacassobureaus etc. Nogmaals, het eenvoudigweg overboeken naar de rekening "dubieuze debiteuren" volstaat niet.

In B2B-relaties moet u een creditnota (verbeterend stuk) opmaken met de vermelding "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht conform art. 79, §1 Wetboek BTW en art. 4, §1 KB nr. 4." Daarnaast moet u:

• het verbeterend stuk opnemen in een register;
• een dubbel bezorgen aan de klant (voor zover mogelijk); en
• de teruggaaf verwerken via rooster 64 van de btw-aangifte.
  

In B2C-relaties volstaat een creditnota enkel indien er een factuurverplichting bestaat.

c. Faillissement

Bij faillissement geldt een belangrijke uitzondering: u hoeft geen verbeterend stuk op te maken.

Volgens de btw-handleiding: "In geval van gedeeltelijk of volledig verlies van de schuldvordering van de prijs ingevolge een faillissement, is de leverancier of dienstverrichter niet gehouden aan zijn medecontractant een verbeterend stuk uit te reiken".

Een uittreksel van het faillissementsvonnis of een melding in de pers volstaat als bewijs. Een attest van de curator is dus niet vereist. In dit geval verwerkt u de teruggaaf via rooster 62 van de btw-aangifte.

Tip: Wacht niet te lang. De aanvraag tot teruggaaf moet tijdig gebeuren. Van zodra u kennis heeft van het faillissementsvonnis, kunt u de aanvraag tot teruggaaf indienen.

Cassatie 20 juni 2025 is tollerant: attest volstaat wel als bewijs

In een arrest van 20 juni 2025 bevestigde het Hof van Cassatie een meer soepele benadering. Een architectenbureau baseerde zich op een attest van de vereffenaar waarin stond dat gewone schuldeisers geen uitbetaling mochten verwachten. Het bureau vroeg op basis van dat attest een teruggaaf van de btw zonder creditnota.

De fiscus weigerde dit initieel wegens het ontbreken van een "verbeterend stuk". Maar het Hof oordeelde dat objectieve bewijzen voldoende zijn als de oninbaarheid definitief vaststaat. Europese regels primeren hier op de formele nationale bepalingen.

De ratio legis is duidelijk: btw mag enkel geheven worden op effectief ontvangen vergoedingen. De realiteit primeert op de vorm. Wie voldoende objectieve bewijzen kan voorleggen, moet de btw kunnen recupereren.

Conclusie

De btw op onbetaalde facturen kan u in veel gevallen terugvorderen, maar alleen wanneer u de juiste voorwaarden respecteert. De fiscus verwacht dat u bewijst dat de factuur definitief oninbaar is. Daarbij geldt: hoe sterker uw dossier, hoe groter uw slaagkans.

Of het nu gaat om een verbroken overeenkomst, gerechtelijke ontbinding of faillissement van de klant: documenteer alles zorgvuldig en volg de juiste procedure, inclusief het al dan niet opmaken van een creditnota. De recente rechtspraak bevestigt dat realiteit belangrijker is dan vorm, maar dat neemt uw bewijslast niet weg. Maak dus steeds uw huiswerk!

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.