Bestuursorgaan anno 2020: vaste vertegenwoordiger (in het nieuw)

Het bestuursorgaan van een vennootschap anno 2020 is niet meer hetzelfde als in 2019. Dat een bvba voortaan door het leven gaat als een bv is (hopelijk) geen nieuws meer. De zaakvoerder van een bv(ba) heeft zijn versleten pak ingewisseld voor een nieuwe versie: het maatpak van de bestuurder.

2020 is zo gekenmerkt door heel wat terminologische wijzigingen. Evenwel zijn er ook inhoudelijke wijzigingen waarmee men rekening dient te houden. Zo is er gesleuteld aan de figuur van de vaste vertegenwoordiger. Een bestuurder is immers niet altijd een natuurlijke persoon. Wanneer een rechtspersoon bestuurder is, is zij vertegenwoordigd door een zogenaamde vaste vertegenwoordiger.

Hieronder gaan we meer concreet in op de wijzigingen waarmee een vaste vertegenwoordiger rekening dient te houden.

Verbod van cumulatie en cascade

Zetelen als natuurlijk persoon bestuurder én als vaste vertegenwoordiger van een andere rechtspersoon-bestuurder in één en dezelfde vennootschap is niet langer mogelijk.

Een cumulatie van zitjes is uitgesloten. Dergelijke constructies werden vroeger tot stand gebracht om een bestuurder proportioneel meer stemrecht te geven. Dergelijke constructies zijn echter achterhaald aangezien het Wetboek van vennootschappen en verenigingen modulering toestaat.

Een keuze maken is noodzakelijk: ofwel zetelen als natuurlijke persoon-bestuurder ofwel als vaste vertegenwoordiger van één rechtspersoon-bestuurder. De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat evenwel nog rist aan vennootschappen waar dit nog het geval is. Dit mag echter niet langer en actie is hier dan ook vereist.

Daarenboven is ook een cascade van vaste vertegenwoordigers niet langer toegestaan. M.a.w. een vaste vertegenwoordiger is altijd een natuurlijke persoon. Een voorbeeld om dit te verduidelijken: nv X is bestuurder met als vaste vertegenwoordiger bv Y, met als vaste vertegenwoordiger bv Z, met als vaste vertegenwoordiger de heer Janssens. Door een cascade is het voor andere partijen vaak moeilijk om te achterhalen welke natuurlijke persoon de vennootschap uiteindelijk vertegenwoordigt. Dit alles als poging om mogelijke aansprakelijkheid te ontlopen. Dit is nooit de bedoeling van de wetgever geweest en dit poortje is nu dicht.

Wie is vaste vertegenwoordiger?

Ook op dit vlak heeft de wetgever een wijziging aangebracht. Zoals reeds hierboven is uiteengezet is de vaste vertegenwoordiger van een rechtspersoon-bestuurder steeds een natuurlijke persoon. Cascade is verboden.

De wetgeving bevat evenwel ook een versoepeling. De vaste vertegenwoordiger kan nu immers eender welke natuurlijke persoon zijn. Deze hoeft niet langer een aandeelhouder, bestuurder of personeelslid te zijn. Het is uiteraard wel aangewezen om zorgvuldig de vaste vertegenwoordiger te kiezen.

De vaste vertegenwoordiger kon, onder het oude wetboek, verbonden zijn door een dienstenovereenkomst of een arbeidsovereenkomst. Dit laatste is evenwel niet langer toegestaan. Net zoals de rechtstreeks bestuurders (en zelfs de dagelijks bestuurders) hebben zij steeds het statuut van zelfstandige. Het blijft bijvoorbeeld wel mogelijk om als werknemer van een moedervennootschap een bestuursmandaat op te nemen in een dochtervennootschap maar dan nog moet de betrokken werknemer, voor dat bestuursmandaat, zelfstandige in bijberoep zijn.

Als kantmelding merken we tevens op dat de vaste vertegenwoordiger aandachtig zal willen zijn bij ondertekening van documenten. De bestuurder tekent alvast nooit in eigen naam én vermeldt steeds de hoedanigheid waarin hij optreedt: als bestuurder of als vaste vertegenwoordiger van een rechtspersoon-bestuurder.

Benoeming en beëindiging mandaat

Net zoals de benoeming van een bestuurder openbaar moet worden gemaakt, moet dit ook gebeuren voor de vaste vertegenwoordiger. De openbaarmaking gebeurt door neerlegging in het dossier gehouden op de griffie van de ondernemingsrechtbank en publicatie in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad. Dit gebeurt evenwel automatisch bij de benoeming van een rechtspersoon-bestuurder aangezien deze onmiddellijk een vaste vertegenwoordiger dient te benoemen.

Deze rechtspersoon mag de vaste vertegenwoordiging evenwel niet beëindigen zonder tegelijkertijd een opvolger te benoemen. Bij vervanging van de vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon-bestuurder is een nieuwe publicatie noodzakelijk.

Is de vaste vertegenwoordiger ook een onderneming?

Overeenkomstig het Wetboek Economisch Recht (WER) is een onderneming: (a) iedere natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent; (b) iedere rechtspersoon; (c) iedere andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid.

Het belang van de invoering van dit nieuwe, algemene ondernemingsbegrip (sinds 1 november 2018) mag niet worden onderschat. De vraag is dan ook of de vaste vertegenwoordiger als een onderneming moet worden gedefinieerd met alle rechten en plichten die daaraan verbonden zijn.

De loutere vaststelling dat een natuurlijk persoon de hoedanigheid heeft van vaste vertegenwoordiger volstaat niet om te besluiten dat deze persoon een onderneming is. Maar aangezien de vaste vertegenwoordiger nu wel steeds een zelfstandige dient te zijn, valt zij nu sneller onder de definitie onderneming. Wanneer er sprake is van een bezoldiging en/of wanneer de vaste vertegenwoordiger deze functie op een actieve, geregelde en duurzame wijze uitoefent, staat mogelijk niets een kwalificatie van de vaste vertegenwoordiger als ‘onderneming’ in de weg. De gevolgen zijn niet min.

In de eerste plaats kan daarbij worden gedacht aan het feit dat de vaste vertegenwoordiger die de hoedanigheid heeft van een onderneming onder het toepassingsgebied van Boek XX WER valt. De vaste vertegenwoordiger kan dus failliet worden verklaard.

Een ander gevolg is tevens dat de ondernemingsrechtbank bevoegd is om kennis te nemen van vorderingen gericht tegen de vaste vertegenwoordiger.

Bijkomend is elke onderneming verplichting tot inschrijving in de KBO en het voeren van een boekhouding. De wetgever heeft gelukkig ook voorzien in uitzonderingen. Er geldt geen inschrijvingsverplichting of verplichting om een boekhouding te voeren voor natuurlijke personen wiens zelfstandige beroepsactiviteit enkel bestaat in het uitoefenen van één of meer bestuursmandaten.

Besluit

Wacht niet tot de ultieme datum om de statuten aan te passen aan het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen, aldus 1 januari 2024. Zoals uit voorgaande blijkt zijn er een reeks van bepalingen die onmiddellijk hun weerslag hebben op bestaande vennootschappen, zelfs als hun statuten nog niet zijn aangepast. Het is nu het geknipte moment om het bestuursorgaan van uw vennootschap door te lichten.

aternio helpt u graag met raad en daad.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.