Bestuur en bevoegdheden: de tweesprong

Een rechtspersoon kan optreden in het rechtsverkeer. Maar anders dan wat de naam doet vermoeden, moet deze “persoon” wel kunnen handelen. Dat handelen gebeurt op basis van de orgaantheorie. Het bekendste orgaan, naast de algemene vergadering, is toch wel het bestuursorgaan. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) stelt dat, in principe, een bestuurder bevoegd is om alle bestuurshandelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het “voorwerp” (voorheen het doel) van de vennootschap.

Maar, is dat wel zo? Kan iedere bestuurder zomaar optreden, naar eigen goeddunken? Of is dat toch niet zo zaligmakend? We zetten de principes even op een rijtje.

Bestuur in de NV vs. BV: de uitgangspunten

De regel in de vertegenwoordiging van een vennootschap is dat het bestuursorgaan, in principe, volledig vertegenwoordigingsbevoegd is.

Het uitgangspunt in de NV is, zowel onder het oude als onder nieuwe vennootschapsrecht, dat deze bestuurd wordt door een collegiaal bestuursorgaan. Dat wil zeggen dat, behoudens andersluidende bepalingen, de meerderheid van de bestuurders steeds samen dient te handelen. Maar het nieuwe WVV heeft  voor de NV ook een nieuwigheidje ingevoerd: indien de statuten dit voorzien, kan ook deze vennootschap bestuurd worden door slechts 1 bestuurder.

In de BV ligt dat anders. Daar is het principe dat de vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders die elk afzonderlijk kunnen optreden. De mogelijkheid bestaat ook hier dat dat de aandeelhouders kiezen voor een college. De manier waarop dat college dan weer dient te handelen, zal opgenomen staan in de statuten.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid vs. vertegenwoordigingsmacht

U bent nog mee? Goed, want we gaat even de juridisch-technische toer op. Er is namelijk een verschil tussen de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur en de vertegenwoordigingsmacht.

De vertegenwoordigingsbevoegdheid is de bevoegdheid voor het bestuur om de vennootschap in rechte en in feite te vertegenwoordigen. Dat kan men verder modelleren, maar sowieso dienen de andere contractspartijen dit te respecteren. Het bestuur heeft dus principieel steeds de bevoegdheid om de vennootschap naar buiten toe te vertegenwoordigen.

De vertegenwoordigingsmacht is een statutaire aangelegenheid. De statuten kunnen voorzien in zogenaamde bevoegdheidsbeperkingen. Zo kan men opgeleggen dat een bestuurder voor het uitvoeren van een actie moet terugkoppelen naar de algemene vergadering, dan wel naar de andere bestuurders of het college. Dergelijke beperkingen hebben slechts een interne werking. Een contractspartij hoeft daar geen rekening mee te houden, ook al staat dit gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Vertegenwoordigingsclausules

Zoals eerder gemeld kan men die vertegenwoordigingsbevoegdheid dus modelleren. Het is met andere woorden mogelijk om, statutair, aan die bevoegdheden te sleutelen. Daarbij moet een onderscheid gemaakt worden tussen de kwantitatieve en kwalitatieve beperkingen enerzijds en de zogenaamde “handtekeningclausules” anderzijds. Van deze laatsten bestaan dan weer 2 types, die afhankelijk van de rechtsvorm, een verstrenging of een versoepeling van de wettelijk voorziene regels inhouden.

Kwalitatieve of kwantitatieve bevoegdheidsbeperkingen

Deze beperkingen hebben steeds een interne werking. Het gaat dan om bijvoorbeeld om:
– louter interne taakverdelingen: voor overeenkomsten in materie X mag bestuurder X optreden”; of
– over het al dan niet terugkoppelen naar de algemene vergadering of de andere bestuurders voor handelingen vanaf een bepaald bedrag.
Het maakt daarbij geen verschil dat dit in de statuten staat en gepubliceerd is in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Zelfs dan hoeft een derde (lees: contractspartij) daar geen rekening mee te houden. Zij mogen er namelijk op vertrouwen dat degene die de vennootschap vertegenwoordigt, dat ook effectief mocht doen.

Interne bevoegdheidsbeperkingen zijn dus niet tegenwerpelijk, maar laat u niet misleiden: de vennootschap zal wel effectief verbonden zijn!

Wat is dan eigenlijk het nut, als derden er toch geen rekening mee moet houden? Het miskennen van deze interne bevoegdheidsbeperkingen, kan aanleiding geven tot bestuurdersaansprakelijkheid. De bestuurder zal zich dan moeten verantwoorden tegenover de vennootschap en de aandeelhouders. Indien de algemene vergadering beslist om de actie te accepteren, dan is de bestuurder in kwestie gecovered. Beslist men echter om de actie niet te aanvaarden, dan hangt er een financieel katertje boven het hoofd van de betrokken bestuurder.

Handtekeningclausules

Er zijn echter ook statutaire clausules mogelijk die wél tegenwerpelijk zijn naar de buitenwereld. Het gaat dan om de zogenaamde één- of meerhandtekeningsclausules. Dat zijn bepalingen die de vertegenwoordigingsbevoegdheid opdragen aan één of meer bestuurders. Indien men dit deze openbaar maakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, moeten derden er wel rekening mee houden. Dit betekent ook dat de vennootschap niet gebonden is, bij miskenning van deze bepalingen.

Eerder hadden we gesteld dat deze, afhankelijk van de concrete setting, een versoepeling dan wel een verstrenging van de bevoegdheden kunnen inhouden.

In de BV is iedere bestuurder bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen. 1 handtekening is daarbij dus de regel. Het opnemen van een meerhandtekeningclausule zal daar dus een beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid inhouden.

De NV wordt vaak vertegenwoordigd door een college van bestuurders. Meerdere handtekeningen zijn daar, behoudens indien er voor 1 bestuurder gekozen is, de regel. Het opnemen van een éénhandtekeningclausule vormt daar een versoepeling van de vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Conclusie

Het belang van zorgvuldig uitgeschreven statuten, is al meermaals aan bod gekomen. Eens te meer dient er bijzondere aandacht te worden gegeven aan bevoegdheidsbeperkende regels. Doet u dit niet, dan zou u wel eens voor ongewenste bijwerkingen kunnen komen te staan.

De juristen van aternio staan steeds voor u klaar om u bij te staan bij de oprichting en/of statutenwijziging van uw vennootschap. Neem gerust contact met ons op.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.