Algemene voorwaarden: kleine lettertjes met een groot belang voor uw onderneming

Welk beeld roept de term “algemene voorwaarden” bij u op? Is het dat van de grote onderneming die via de “kleine lettertjes” bijkomende komsten aan de consument aanrekent? Of eerder dat van de veel te ingewikkelde bepalingen waar kop noch staart aan te krijgen is? De term algemene voorwaarden heeft immers veelal een negatieve bijklank. Algemene voorwaarden worden in deze visie gereduceerd tot een instrument ter bescherming en behoud van de machtspositie van grote ondernemingen.

De waarheid is uiteraard een pak genuanceerder dan dat. Algemene voorwaarden hoeven immers niet negatief te zijn. Uiteraard bieden ze de handelaar, de aannemer of de verkoper heel wat voordelen. Maar zelfs voor de afnemer of de koper zijn algemene voorwaarden een waardevol onderdeel van een contractuele relatie, als is het maar omdat ze informatie en rechtszekerheid bieden over de specifieke voorwaarden van de handelsrelatie. Uiteraard zal een goede redactie van algemene voorwaarden van cruciaal belang zijn om van deze voordelen te kunnen genieten.

Definitie

Onder algemene voorwaarden worden schriftelijke standaardbedingen verstaan die zonder onderhandeling door een partij zijn opgesteld om op regelmatige basis in commerciële transacties als overeenkomst dienst te doen, of een reeds bestaande overeenkomst aan te vullen of te moduleren.

Algemene voorwaarden komen voor onder uiteenlopende benamingen en verschijningsvormen. Er wordt niet alleen gesproken over “algemene voorwaarden”, maar ook de termen “verkoopsvoorwaarden” en “factuurvoorwaarden” worden te pas en te onpas gebruikt. Algemene voorwaarden komen daarom voor op tal van documenten waaronder offertes, bestelbonnen en facturen.

Vanuit juridisch oogpunt is er echter een verschil. Algemene voorwaarden zijn inhoudelijk het meest uitgebreid. Ze worden in de regel éénmalig en voorafgaandelijk aan de tegenpartij overgemaakt. Factuurvoorwaarden hebben betrekking op de bepalingen uit de algemene voorwaarden die specifiek betrekking hebben op de betaling van de factuur. Zij worden op de achterkant van een factuur geplaatst. Verkoopsvoorwaarden handelen over alles wat het aangaan, de uitvoering en de beëindiging van een overeenkomst betreft. Ze worden veelal op de achterkant van bestelbonnen geplaatst.

Voordelen

Hoewel het gebruik van algemene voorwaarden vanuit juridisch standpunt niet verplicht is, is het sterk aan te raden er gebruik van te maken. Algemene voorwaarden hebben immers een aantal voordelen.

Ten eerste wordt de eigen contractuele positie op relatief eenvoudige wijze aanzienlijk versterkt. Het gebruik van algemene voorwaarden biedt de mogelijkheid om aan de tegenpartij bepaalde, vanuit het standpunt van de opsteller, voordelige contractuele bepalingen op te leggen. Ze laten toe om een aanzienlijke tijdswinst en kostenbesparing te realiseren en geven bovendien een professionele uitstraling aan een onderneming. Een onderneming hoeft immers haar algemene voorwaarden aan de contractspartij mee te delen, zonder dat ze alle voorwaarden telkens from scratch hoeft te onderhandelen. Een loutere kennisgeving van haar algemene voorwaarden aan de medecontractant, gevolgd door een al dan niet uitdrukkelijke aanvaarding ervan, volstaat in principe voor de onderneming om haar voorwaarden toepasselijk te maken op de samenwerking die ze wenst aan te gaan.

Inhoud

Het is onbegonnen werk om in deze bijdrage een volledig overzicht te geven van alle mogelijke clausules die uw algemene voorwaarden kunnen opsmukken. In algemene voorwaarden vindt men immers de meest uiteenlopende bepalingen terug, gaande van bedingen die betrekking hebben op de totstandkoming van de overeenkomst, over bepalingen rond waarborgen, aansprakelijkheid en contractuele wanprestatie, tot clausules die de beëindiging en opzegging van de overeenkomst regelen.

Bepalingen uit algemene voorwaarden hebben veelal betrekking op de volgende onderwerpen:

• de tegenstelbaarheid van algemene voorwaarden aan de tegenpartij;
• de wijze van totstandkoming van een overeenkomst;
• de concrete uitvoering van een overeenkomst;
• de overdracht van eigendom van goederen en het risico op tenietgaan van goederen;
• de prijs en betaling van de prijs;
• garanties en aansprakelijkheid;
• opzegging en ontbinding van een overeenkomst;
• toepasselijke recht en de bevoegde rechtbank;

Valkuilen

Algemene voorwaarden kunnen ook negatieve gevolgen hebben. Dit zal veelal het geval zijn wanneer ze gebrekkig zijn opgesteld en niet of onvoldoende afgestemd zijn op de bedrijfsprocessen van een onderneming. Bovendien kunnen ze onderling tegenstrijdig zijn, onduidelijk geformuleerd, of strijdig met bepalingen van dwingend recht. Zo zal een onderneming een bepaalde bepaling wel kunnen afdwingen ten aanzien van handelaars, maar zal ze zich ten aanzien van consumenten niet op diezelfde bepalingen kunnen beroepen.

Het opstellen van algemene voorwaarden is bijgevolg maatwerk en dient met de nodige aandacht en zorg te gebeuren. Het is dan ook van cruciaal belang om niet zomaar algemene voorwaarden ergens weg te plukken. De kans is zeer reëel dat dergelijke algemene voorwaarden nauwelijks of niet toepasbaar zijn in uw onderneming. Bovendien doet de zorgvuldig handelende ondernemer er goed aan zijn algemene voorwaarden regelmatig te laten screenen. Goede algemene voorwaarden evolueren immers mee met de bedrijfsprocessen en met de veranderingen in de wetgeving.

Hoe zorgt u nu dat uw algemene voorwaarden deel uitmaken van de contractuele relatie? Hoe bewijst u dat uw medecontractant akkoord gaat met de toepassing ervan? U heeft immers bijzonder weinig aan mooie algemene voorwaarden die naderhand niet van toepassing blijken te zijn op uw contractuele relaties. Om toepasselijk te zijn, volstaat het dat uw medecontractant de mogelijkheid heeft gehad uw algemene voorwaarden te lezen en deze, impliciet of uitdrukkelijk, te aanvaarden.

Conclusie

Wie een beroep wenst te doen op algemene voorwaarden, dient erop toe te zien dat ze wel degelijk aanvaard worden door de tegenpartij. Bovendien is het van belang de algemene voorwaarden perfect af te stemmen op de bedrijfsprocessen van de onderneming en ze regelmatig te (laten) screenen en up to date te houden.

Algemene voorwaarden kunnen aanzien worden als het sluitstuk van een gedegen juridisch contractbeleid van elke moderne onderneming. Ze betekenen een must voor de zorgvuldig handelende bedrijfsleider die zijn onderneming wenst te beschermen in tijden dat meer en meer mensen (durven) opkomen voor hun rechten. Algemene voorwaarden bieden uw onderneming rechtszekerheid en professionele uitstraling. Ze helpen u uw onderneming verder uit te bouwen. Algemene voorwaarden, kleine lettertjes met een groot belang.

Volg aternio op LinkedIn voor meer finance, tax & legal nieuws.