Vanaf het inkomstenjaar 2022 is er een bijkomende verplichting bij terugbetaling van kosten aan een bedrijfsleider of een werknemer. Voortaan moeten alle forfaitaire (vaste) en met bewijsstukken (variabele) terugbetaalde kosten effectief worden vermeld op de individuele fiscale fiche en de samenvattende opgave. Het negeren van deze verplichting leidt tot fiscale toorn in de vorm van administratieve boetes. Dit is helaas geen voorbeeld van de beloofde vermindering van de administratieve lasten.

Principe

Een kost die door een bedrijfsleider of werknemer is gedaan voor rekening van de vennootschap of werkgever is in hoofde van deze laatste een aftrekbare beroepskost. Voor de bedrijfsleider of werknemer daarentegen is de terugbetaling geen belastbaar inkomen.

De terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ kan forfaitair gebeuren dan wel op basis van bewijsstukken. Wanneer de forfaitaire kosten vastgesteld zijn volgens ernstige normen is er geen probleem. In tegenstelling tot de RSZ is er voor de directe belastingen geen onkostentabel met maximumbijdragen. Wil men fiscaal meer zekerheid dan kan men terecht bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (‘de rulingdienst’).

De fiscale fiches 281.10 of 281.20 moeten verwijzen naar de terugbetaling van dergelijke kosten. Bij terugbetaling op basis van bewijsstukken, vermeldt de fiche “Ja – bewijsstukken”. Bij terugbetaling door middel van een forfaitaire vergoeding op basis van ‘ernstige met elkaar overeenstemmende normen’, is de vermelding “Ja – ernstige normen”.

Waar tot 2021 de fiches enkel een bedrag moesten vermelden bij forfaitaire kosten die niet beantwoorden aan ernstige normen, is dit voortaan de regel. Van alle terugbetaalde kosten moet het bedrag van de onkostenvergoeding opgenomen worden in het vak “diverse inlichtingen”. Een  eenvoudige ‘Ja’ volstaat niet meer. De afsluitdatum van het boekjaar van de vennootschap is van geen tel, het kalenderjaar is de basis.

Sanctie

Bij de forfaitaire vergoedingen heeft het niet-verantwoorden door individuele fiches de niet-aftrekbaarheid als beroepskost tot gevolg. Dit is niet het geval bij de terugbetalingen op basis van bewijsstukken. Het niet-respecteren van de ficheplicht kan in die gevallen wel bestraft worden met een administratieve boete. Die boete bedraagt 50 euro voor een eerste overtreding (met een maximum van 1.250 euro) en/of een belastingverhoging van minstens 10%.

Rompslomp

Met de nieuwe ruimere ficheverplichting wil men enerzijds beter controle uitoefenen op het eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken en anderzijds de onterechte aftrek als beroepskost door de bedrijfsleider of werknemer vermijden. Dit alles heeft zoals gezegd een prijs: meer administratief werk.

In het bijzonder voor de  terugbetaalde kosten op basis van bewijsstukken betekent dit extra rompslomp. Dergelijke terugbetaling wordt meestal niet verwerkt via de loonadministratie maar rechtstreeks, na controle van de verantwoordingsstukken, in de boekhouding. Om het een en ander in goede banen te leiden is een uitgewerkte procedure aangewezen. Het is voortaan van belang dat de verantwoordelijke van de loonadministratie op de hoogte is van de daadwerkelijk terugbetaalde kosten.

Conclusie

Het is misschien kort door de bocht maar probeer terugbetaling van variabele kosten te vermijden. Bijvoorbeeld door met bank- of tankkaarten op naam van de onderneming te werken, cash-betalingen door de. bedrijfsleider (opgelet voor de lopende rekening!) te mijden of waar het kan met forfaitaire onkostenvergoedingen op basis van ernstige normen te werken. Is dit niet mogelijk of blijven er toch onvermijdbare werkelijke variabele kosten over, laat dan een maandelijkse onkostennota met verantwoordingsstukken opstellen. Het maakt het extra werk voor de loonadministratie alvast op dat vlak iets eenvoudiger.