Hoe kunnen we de digitalisering van facturen van ondernemers versnellen? Die vraag stond centraal op de Exact Accountancy Tour. Aangezien we bij aternio actief digitalisering aanbrengen en implementeren bij onze klanten, hebben we meteen de deuren van ons kantoor in Antwerpen wagewijd opengezet voor dit event. Bij aternio zijn we er immers van overtuigd dat de ietwat logische terughoudendheid voor al dit digitale geweld slechts een klein sprongetje is naar de enorme voordelen ervan.

Dit artikel werd geschreven door Robbe Libbrecht van Finn PR.

Exact: “87% van de facturen kan gemakkelijk gedigitaliseerd worden”

Stefan Van den Steen van Exact gaf een update over de digitalisering van facturatie: “Digitalisering van facturen zal een sneeuwbaleffect ondergaan. 87% van de facturen in Nederland zijn facturen die van een ondernemer naar een ondernemer gaan – een percentage dat gelijkaardig is in België. Ondernemers kunnen gemakkelijk met elkaar afspreken om hun facturen enkel nog digitaal te verzenden, rechtstreeks van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem. Dat kan nu via PEPPOL, het Europese platform voor elektronische facturatie. Een aantal kmo’s zijn daar al mee bezig.”

1 op 3 ondernemers laat facturen langer dan een week liggen

83% van de facturen wordt op dit moment nog handmatig verwerkt. Dit zijn bijvoorbeeld ook pdf-facturen, die niet automatisch gelezen kunnen worden door computers. 1 op 3 ondernemers wacht langer dan een week om deze te verwerken. PEPPOL-facturatie verloopt via digitale formaten die automatisch verwerkt kunnen worden. Exact geeft aan dat ze een drijvende kracht kunnen zijn voor adoptie van PEPPOL en elektronische facturatie, gezien het hoge marktaandeel van hun accountancyplatform Exact Online bij ondernemers en boekhouders in de Benelux.

Believers trekken de rest mee

Ook advieskantoor aternio gelooft dat ondernemers elkaar positief beïnvloeden voor technologische vernieuwing. Ze kunnen andere ondernemers helpen om de voordelen van digitalisering te zien, zoals snellere verwerking en altijd de juiste cijfers hebben. Karen Muylaert, Partner van financieel en juridisch advieskantoor aternio: “Wij werken al jaren digitaal, en de grootste uitdaging is het overtuigen van onze klanten. Zij moeten er de toegevoegde waarde van inzien. We leggen hen niets op, maar willen hen wel de voordelen van digitalisering tonen.”

“Ondernemers appreciëren verhalen van andere ondernemers. Believers onder je klanten inschakelen, is dan ook heel krachtig,” gaat Karen verder. “Een overtuigde klant zijn of haar verhaal laten doen aan andere klanten kan heel wat teweeg brengen.”

Enthousiasme belangrijk om stappen te zetten in digitalisering

Exact presenteerde het groeimodel voor accountants, waarin de aanwezigen zich duidelijk herkenden. Velen werken al voor een deel digitaal. De eindmeet – volledig online samenwerken met de klant en toekomstgericht advies bieden – is voor de meesten nog toekomstmuziek. Kimberley Van Poecke, adviseur bij aternio, heeft de digitalisering van de dienstverlening van het kantoor mee in goede banen geleid: “Wij werken al 10 jaar met Exact, maar onze huidige positie hebben we stap per stap bereikt. Het begint bij de keuze van de tools die je wil gebruiken. Daarna ga je zorgen dat al je medewerkers intern geloven in de digitalisering. Enkel als al je adviseurs mee zijn, kan je vervolgens met overtuiging naar je klant stappen. Dat enthousiasme is heel belangrijk.”

Meer tijd voor advies op maat

Maar eens je ondernemers over de streep krijgt om hun boekhouding te digitaliseren, zien ze al snel de voordelen. Kimberley Van Poecke, adviseur bij aternio: “Klanten zien al snel grote tijdsbesparingen, bijvoorbeeld de mogelijkheid om overschrijvingen in bulk te doen. De initiële scepsis, die normaal is, verdwijnt dan snel.” Karen Muylaert, Partner bij aternio voegt toe: “Digitaliseren betekent voor ons ook: als accountant meer tijd hebben om advies op maat te geven aan ondernemers. We kunnen hen begeleiden in de timing van bepaalde grote transacties of investeringen. Dat soort coaching is heel waardevol voor onze klanten.”

Blijf op de hoogte over de volgende sessies van de Accountancy Tour: info en inschrijvingen