belangenconflict

Het belang van het belangenconflict

De wetgever heeft de procedure inzake belangenconflicten onder het WVV meer uniform en ook eenvoudiger gemaakt. Bovendien omvat het toepassingsgebied voortaan ook vzw's en stichtingen. Ook de sanctie is ruimer toepasbaar. De onthoudingsplicht voor de geconflicteerde bestuurder levert weliswaar enkele praktische vraagstukken op. Het belang van het nauwgezet toepassen van deze procedure mag echter niet onderschat worden.

Welke conflicten?

Wanneer een bestuurder een belang heeft dat tegenstrijdig is met dat van de vennootschap, zal er vaak sprake zijn van een belangenconflict.

De volgende elementen zijn hierbij doorslaggevend:

  • het moet gaan om een¬†bestuurder;
  • het belang kan zowel¬†rechtstreeks¬†als¬†onrechtstreeks zijn;
  • het belang moet¬†vermogensrechtelijk van aard zijn; en
  • strijdig met het belang van de vennootschap.

Veel voorkomende belangenconflicten zijn de verhuur door de bestuurder van een deel van zijn privé-woning aan zijn managementvennootschap voor het uitoefenen van beroepsactiviteiten of de verkoop van aandelen tussen vennootschappen waarbij eenzelfde persoon bestuurder is. Het tegenstrijdig belang zal er dus vaak in bestaan dat de bestuurder in de ene hoedanigheid een zo hoog mogelijke en in de andere hoedanigheid een zo laag mogelijke prijs wenst te bekomen.

Procedure

Daar waar onder het oude Wetboek van vennootschappen - op vaak artifici√ęle wijze - beroep moest worden gedaan op een lasthebber ad hoc, voorziet het WVV nu in de hierna volgende procedure.

Voorafgaand aan het nemen van de beslissing (bv. het besluit van het bestuursorgaan tot ondertekening van de huurovereenkomst namens de vennootschap) moet de conflicteerde bestuurder het bestuursorgaan op de hoogte brengen. Zijn toelichting over de aard van dit belang wordt in de notulen vermeld. De notulen moeten ook de aard van de voorgenomen beslissing zelf, de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en de verantwoording bevatten. Vergis u niet, deze formele procedure moet ook worden gevolgd wanneer de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is.

Is er slechts één bestuurder of hebben alle bestuurders een belangenconflict, dan moet de beslissing worden voorgelegd aan de algemene vergadering. De uitvoering zelf blijft echter wel op het bestuursorgaan rusten.

Belangrijke wijziging onder het WVV: de geconflicteerde bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslagingen of aan de stemming.

Het vormt o.i. daarbij geen probleem om gebruik te maken van unanieme schriftelijke besluiten nu daarvan net de essentie is dat er geen beraadslaging en stemming plaatsvindt. De niet-geconflicteerde bestuurders kunnen nog steeds unaniem beslissen. De geconflicteerde bestuurder kan de besluiten mee ondertekenen voor kennisname en akkoord.

Uitzonderingen

Voormelde procedure speelt niet in twee limitatieve gevallen:

  1. In geval van een overeenkomst gesloten tussen vennootschappen die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens voor 95 % verbonden zijn dan wel voor minstens 95 % verbonden zijn met eenzelfde moedervennootschap;
  2. Wanneer de beslissing betrekking heeft op gebruikelijke verrichtingen onder de gebruikelijke voorwaarden en zekerheden voor soortgelijke verrichtingen.

De vennootschap moet de procedure dus nog steeds volgen wanneer zij een overeenkomst afsluit met haar bestuurder die ook 99 % aandeelhouder is. De uitzondering heeft namelijk enkel betrekking op verbondenheid tussen twee vennootschappen.

Voor de invulling van deze gebruikelijke verrichtingen speelt het voorwerp van de vennootschap een belangrijke rol. Het verhandelen van aandelen of het verhuren van onroerende goederen behoort vaak niet tot de core-business van de vennootschap, zodat deze uitzondering eerder niet dan wel van toepassing zal zijn.

Bekendmaking

De tekst over het belangenconflict opgenomen in de notulen of in een bijzonder verslag moet (letterlijk) worden overgenomen in het jaarverslag. In kleine niet genoteerde vennootschappen is de opmaak van een jaarverslag echter niet verplicht. In dat geval moet het worden opgenomen in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Het gaat dan om de notulen zelf of om een eensluidend verklaard uittreksel ervan.

In de praktijk komt het echter maar al te vaak voor dat het bestuursorgaan deze verplichtingen doorheen het boekjaar over het hoofd ziet. Het is slechts bij de voorbereiding van jaarrekening dat het belangenconflict-lampje, hopelijk en minstens bij de accountant, gaat branden.

Hoewel het uiteraard de voorkeur geniet om daadwerkelijk voorafgaand de beslissing ook formeel het nodige te doen, blijft een navolgende regularisatie eventueel wel mogelijk met dien verstande dat de beslissing op dat moment vaak reeds zal zijn uitgevoerd.

Sanctie

Vroeger kon enkel de vennootschap zelf de nietigheid van het besluit vormen indien de procedure niet was nageleefd. In de praktijk kwamen dergelijke vorderingen weinig voor. Het bestuursorgaan was vaak niet geneigd  om een vordering in te stellen tegen haar eigen leden.

Onder het WVV hebben ook alle belanghebbenden dit vorderingsrecht. Voortaan kan dus iedere belanghebbende de vernietiging vorderen omdat het bv. ook voor hemzelf een financieel nadeel oplevert.

Bestuurdersaansprakelijkheid

De geconflicteerde bestuurders blijven - zelfs na het volgen van de procedure - persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk wanneer het verkregen financeel voordeel onrechtmatig is ten nadele van de vennootschap. Het voorgaande geldt onverminderd de algemene mogelijkheid om aan bestuurdersaansprakelijkheid te ontsnappen door voorafgaande melding.

Een nauwkeurige omschrijving van de financi√ęle implicaties is dus key.

Statuten

Omwille van enkele praktische problemen verdient het aanbeveling om de belangenconflictprocedure ook in de statuten verder te moduleren. Denk hierbij aan aanwezigheidsquora die niet worden gehaald omwille van de onthoudingsplicht van de geconflicteerde bestuurder.

In de statuten voorzien dat een verwijzing naar de algemene vergadering steeds mogelijk is,  vormt hiervoor een oplossing.

Conclusie

Bestuurders moeten steeds alert zijn wanneer zij overeenkomsten met de vennootschap sluiten. Een correcte toepassing van de belangenconflictprocedure levert hierbij bescherming op tegen vorderingen van de vennootschap en derden. Een tijdige toepassing zorgt bovendien ook voor een vlot verloop van de jaarafsluiting.

Hebt u nog vragen over een belangenconflict? Contacteer ons en we zorgen voor licht in de duisternis.


Een zoveelste aflevering in de UBO-register saga

Zoals reeds aangegeven in onze eerdere blogpost, voorziet het KB van 23 september 2020 in de verplichting om voortaan ook bewijsstukken in het UBO-register op te laden. Een gedoogbeleid kon gezien de bijzonder realistische uitvoeringstermijn van amper 10 dagen niet uitblijven. Initieel kreeg de informatieplichtige hiervoor tijd tot 30 april 2021.

Na enkele maanden waarin alle goede huisvaders onder u (of zijn het ondertussen 'voorzichtige en redelijke personen'?) aan de slag gingen om nog maar eens aan deze administratieve grillen te voldoen, neemt onze Minister van Financi√ęn nu het initiatief om de termijn nogmaals uit te stellen, ditmaal tot 31 augustus 2021. Zou het de administratie misschien opgevallen zijn dat er nog geen enkele duidelijkheid over de aard van deze bewijsstukken bestond? Brengt de nieuwe versie van de FAQ soelaas?

Na het nieuwe uitstel: duidelijke richtlijnen over de stukken?

Wellicht komen er spontaan allerlei verwensingen op bij ondernemers of accountants die voor hun ondernemingen hemel en aarde hebben verzet om tijdig (lees: voor 30 april 2021) alle stukken te verzamelen. Anderen slaken misschien een zucht van opluchting door het bekomen uitstel. Feit blijft dat we er met zijn allen in principe maar het raden naar hadden welke stukken de wetgever nu precies bedoelde. Hoe bewijst men eigenlijk dat de informatie m.b.t. de geregistreerde UBO adequaat, nauwkeurig en actueel is?

UBO op basis van kapitaal- en/of stemrechten

Voor deze UBO's (de zogenaamde categorie 1) leek één en ander vrij straight-forward: het aandelenregister. Het kan evenwel niet de bedoeling zijn om identiteitsgegevens van aandeelhouders die niet als UBO kwalificeren vrij te geven. Hierdoor vervalt één en ander al snel in een tijdrovend knip-en plakwerk. Geen nood: momenteel worden kennelijk IT-systemen ontwikkeld om elektronische aandelenregisters automatisch aan het UBO-register te koppelen dus waarom nog wakker liggen van de privacy van de aandeelhouders?

Ook de tussentijdse entiteiten bleken vaak roet in het eten te gooien: wat met buitenlandse entiteiten die geen equivalent voor het aandelenregister kennen of met tussentijdse entiteiten waarmee de band zodanig onrechtstreeks is dat het opvragen van de stukken niet altijd even vlot verloopt? Maar al te vaak is de informatieplichtige op die manier afhankelijk van de zin voor administratie van soms quasi-onbekende bestuursorganen.

De FAQ voegt aan het lijstje van voorbeelden nu ook notari√ęle akten en notulen van algemene vergaderingen toe. Hierbij echter eenzelfde bedenking: zelfs wanneer de informatieplichtige zich beperkt tot de aanhef van de akte of tot de aanwezigheidslijst, bevatten deze vaak gegevens van niet-geviseerde aandeelhouders waardoor opnieuw knip- en plakwerk vereist zal zijn. Bijkomend nadeel: om het bewijs actueel te houden, zal men elk jaar opnieuw de meest recente aanwezigheidslijst moeten toevoegen. Kwestie van niet stil te vallen, nietwaar?

UBO door controle via andere middelen

De stukken voor de UBO's die controle uitoefenen via andere middelen (categorie 2) vormen meteen al een ander paar mouwen. Is de UBO-kwalificatie gebaseerd op de statuten, dan kan de informatieplichtige o.i. nog volstaan met het opladen van een uittreksel uit de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Wat indien deze controle evenwel blijkt uit een aandeelhoudersovereenkomst? Een aandeelhoudersovereenkomst bevat vaak net de afspraken die men niet publiekelijk in de statuten wil regelen. Zal het dan volstaan om een quasi-volledig geanonimiseerde versie van deze overeenkomst op te laden?

De nieuwe FAQ vraagt voortaan enkel dat het stuk 'leesbaar' is, zodat het knip- en plakwerk dus ook daadwerkelijk aanmoedigt. Bijkomende meevaller: u hoeft geen (al dan niet be√ędigd) vertaler in te schakelen, want ook Engelstalige stukken worden aanvaard.

UBO als hoger leidinggevend personeel

Tenslotte bestond er tot voor kort één ogenschijnlijk 'gemakkelijke' categorie, namelijk die van het hoger leidinggevend personeel. In se kon de informatieplichtige bij gebreke aan andere UBO's doorgaans de bestuurders registreren, samen met het desbetreffende benoemingsbesluit.

De FAQ leert ons echter dat het niet enkel vereist is om te bewijzen op basis waarvan de UBO tot deze categorie behoort. Plots moet men ook aantonen dat de UBO de functie in de praktijk daadwerkelijk uitoefent. Als klap op de vuurpijl dient de informatieplichtige te bewijzen dat hij in de eerste en tweede categorie geen UBO's heeft kunnen aanduiden. In concreto lijkt de administratie dus te verwachten dat de informatieplichtige 1) én het benoemingsbesluit 2) én het integrale aandelenregister waaruit blijkt dat de persoon in kwestie er niet of slechts voor een klein aantal aandelen in voorkomt 3) én de statuten en/of eventuele aandeelhoudersovereenkomsten voorlegt.

Dit doet o.i. toch (opnieuw) de wenkbrauwen fronsen. Ook hier zullen weer personen worden geviseerd die niets met de UBO-registratie te maken hebben. Wat is trouwens het nut van deze bijkomende vereisten als de verantwoordelijkheid voor de UBO-registratie en de daarbij horende aansprakelijkheid toch bij zowel de formeel benoemde als feitelijke bestuurders ligt?

Stukken voor verenigingen en stichtingen

Na maanden onduidelijkheid is er eindelijk een toelichting beschikbaar. De stukken voor de UBO's van verenigingen en stichtingen lijkt de administratie hierbij volledig over het hoofd te hebben gezien.

Enige verduidelijking had nochtans wenselijk geweest. Meer in het bijzonder met betrekking tot personen in wiens hoofdzakelijk belang de vereniging of stichting werd opgericht. Doorgaans zal het voorwerp opgenomen in de statuten wel als leidraad kunnen dienen. De informatieplichtige kan zich hierbij beperken tot bijvoorbeeld 'de leerlingen in een bepaalde regio' of 'de certificaathouders van de stichting'. Een nominatieve aanduiding is niet vereist.

Wat met de op te laden stukken? De FAQ vermeldt op dit vlak enkel dat een verwijzing 'zie statuten' volstaat. Bij een klassieke STAK zullen de statuten echter niet veel bijzonders bijbrengen inzake de certificaathouders. Verwacht de overheid dat in dat geval ook de administratievoorwaarden worden opgeladen of behoort een loutere verklaring van het bestuursorgaan van de stichting eveneens tot de mogelijkheden?

Aanvullende vereisten voor buitenlandse UBO's en in het buitenland opgemaakte stukken

Zo u na heel dit verzamelproces bij een UBO zonder rijksregisternummer of nationaal bis-nummer terecht zou zijn gekomen, dient de informatieplichtige voortaan ook steeds een kopie van het buitenlandse identiteitsbewijs op te laden.

De informatieplichtige denkt voortaan ook beter twee keer na indien hij stukken afkomstig uit het buitenland wenst op te laden. De FAQ brengt namelijk fijntjes ook de wetgeving inzake legalisatie in herinnering. Dit brengt potentieel bijkomende kosten en administratie met zich mee.

Alles pijs en vree want enkel de bevoegde autoriteiten kijken mee?

In de FAQ benadrukt de overheid dat de opgeladen stukken enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten. Vanuit privacyoverwegingen lijkt ons dit ook niet meer dan logisch. Desalniettemin lijken we bij elke nieuwe fase in deze saga telkens meer te moeten prijsgeven en documenteren. Het is nog maar de vraag of deze verplichting tot verregaande informatiedeling nog verantwoordbaar is in het licht van de doelstelling van de wetgever, met name anti-witwaspraktijken tegengaan en terrorismebestrijding.

Samengevat

De informatieplichtigen krijgen uitstel tot 31 augustus 2021 om tot jaarlijkse bevestiging en het opladen van stukken over te gaan. De vereisten verbonden aan deze stukken worden voor de categorie van het hoger leidinggevend personeel gevoelig uitgebreid. Engelse en geanonimiseerde stukken zijn toegelaten. De nieuwe versie van de FAQ doet echter nog steeds meer vragen rijzen dan ze beantwoordt. Wordt ongetwijfeld vervolgd...

Ziet u door het bos de bomen niet meer? aternio legal kan u hierbij assisteren! Contacteer ons voor meer informatie en bijstand.


Bewakingscamera die meer filmt dan privédomein vangt boete

Bewakingscamera's zijn de uitgewezen manier om privé-eigendom te beschermen tegen inbraak, vandalisme en/of diefstal. Deze camera's filmen echter vaak meer dan enkel de eigendom van de eigenaar van het bewakingssysteem. Zo kan een deel van de openbare weg of de privé-eigendom van een buur mee zichtbaar zijn op de camerabeelden. Hoewel het bij de plaatsing van de camera's de bedoeling is om zo maximaal mogelijk bescherming te bieden moet ook rekening gehouden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG" of "GDPR"). De Gegevensbeschermingsautoriteit ("GBA") beboette op 24 november 2021 het filmen van de openbare weg.

Plaatsen van bewakingscamera's

Het plaatsen van bewakingscamera's dient ter bescherming van privé-eigendom van natuurlijke personen en ondernemingen. Op het plaatsen van camera's is de camerawet van 21 maart 2007 van toepassing. Deze wet regelt de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's. Eigenaars van dergelijke camera's moeten echter ook rekening houden met de GDPR bij het verwerken van de camerabeelden.

Het Europees Hof van Justitie bevestigde dat beelden gemaakt door een camera ook onder het toepassingsgebied van de GDPR vallen. In de GDPR is wel een uitzondering voorzien voor zuiver persoonlijke of huishoudelijke activiteiten.  Deze uitzondering dient ertoe privépersonen die persoonsgegevens verwerken binnen de privécontext vrij te stellen van de verplichtingen van de GDPR. Dit laatste is bijgevolg niet noodzakelijk altijd van toepassing op natuurlijke personen. Camera's die zich op privédomein bevinden, maar die de openbare weg of het domein van een derde (gedeeltelijk) filmen, kunnen niet gebruik maken van deze vrijstelling.

Onrechtmatige verwerking persoonsgegevens

Bij de beoordeling of het maken van beelden via bewakingscamera's gerechtvaardigd is, moet er onder andere een rechtsgrond krachtens artikel 6, lid 1 GDPR aanwezig zijn. Zo kan er bijvoorbeeld toestemming gegeven zijn door de buur wiens privédomein (gedeeltelijk) gefilmd wordt. De overige voorwaarden, zoals het vervullen van een taak van openbaar belang of voldoen aan een wettelijke verplichting, zullen meestal niet voorhanden zijn. Hierdoor zal een privépersoon of onderneming terug moeten vallen op een verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang.

Gerechtvaardigd belang

Bij de toetsing van de aanwezigheid van een gerechtvaardigd belang kijkt de GBA eerst naar de belangen waarop de verwerking gesteund is. De GBA ziet de bescherming van goederen, de gezondheid en het leven van de eigenaars en familieleden, door het plaatsen van bewakingscamera's als gerechtvaardigd. Het plaatsen van bewakingscamera's om diefstal, inbraak en vandalisme te bestrijden zijn normaal gerechtvaardigd.

De GBA haalt in onderhavige beslissing aan dat er in het verleden concrete schadegevallen aanwezig waren. Ze wijst hierbij op het ontbreken van een louter hypothetisch risico op beschadigingen, diefstal of inbraak. Het lijkt ons dat ook zonder dergelijke historische gebeurtenissen, de belangen voor de plaatsing van bewakingscamera's gerechtvaardigd zijn. Dit met name bij de plaatsing van camerabewaking door een privépersoon of onderneming om diens privé-eigendom te beschermen.

Niet noodzakelijk en belangen wegen niet op

De GBA zag echter wel een probleem bij de toetsing van de noodzakelijkheid en bij de afweging van de belangen. Aan deze voorwaarden zal veelal niet voldaan zijn indien een (gedeelte) van de openbare weg of het privédomein van een derde mee gefilmd worden.

"Uitgebreid en constant filmen van de openbare weg" ziet de GBA niet als noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen te behartigen. Dit gaat namelijk voorbij aan het principe van de minimale gegevensverwerking. Dat door de herpositionering van de camera, deze bijna nutteloos is, vormt volgens de GBA geen tegenargument. Zij stelt dat een dergelijk technisch vervelend gevolg geen 'ontsnappingsroute' kan vormen.  Een dergelijke redenering geldt eveneens voor het filmen van het privédomein van een derde. Deze derde zou echter wel diens toestemming kunnen geven.

Bij de afweging van de belangen van de eigenaar van de camerabewaking en de belangen van diegene die gefilmd worden, ziet de GBA wederom een probleem. De GBA weegt de gerechtvaardigde belangen af tegen de eerbiediging van het privéleven en de gegevensbescherming van de gefilmde personen. Het voortdurend in beeld brengen van de openbare weg of het privédomein van een derde vormt een ernstige inbreuk op deze grondrechten. Bewakingscamera's zullen bijgevolg geen deel van de openbare weg in beeld mogen brengen. Zelfs al heeft de cameraeigenaar een gerechtvaardigd belang om diens privédomein te beschermen.

Wel kan opgemerkt worden dan het toevallig en kleinschalig filmen van de openbare weg aanvaardbaar kan zijn. Zo zal vaak een klein stukje van de openbare weg zichtbaar zijn op camera's die op de voorgevel/tuin gericht zijn. Wanneer dit er niet voor zorgt dat personen en/of kinderen zichtbaar zijn, zal dit wellicht toch gerechtvaardigd zijn.

Opmerkelijk: gegevensbescherming door ontwerp

Een opmerkelijk element aan de beslissing van de GBA is dat zij een berisping uitdeelt op grond van de "gegevensbescherming door ontwerp". Dit principe wordt echter traditioneel in een andere context geplaats. Zo tracht men in de computerwetenschappen ervoor te zorgen dat bij het maken van onder meer software de gegevensbescherming reeds is ingebouwd in het systeem. Het mag dus verbazen dat de GBA dit principe aanhaalt om de plaatsing van camera's te beoordelen.

De GBA oordeelde dat bij de plaatsing van bewakingscamera's men eveneens passende maatregelen moet nemen. Indien de openbare weg of het privédomein van een derde gefilmd worden, dan zal dit vrijwel zeker lijden tot de verwerking van persoonsgegevens. Aangezien deze verwerking onrechtmatig zal zijn, zie hierboven, is dus niet voldaan aan het principe van de gegevensbescherming door ontwerp.

Wat de keuze door de GBA voor de gegevensbescherming door ontwerp opmerkelijk maakt, is dat er een alternatief beschikbaar is. Zo bestaat het algemene gegevensbeschermingsbeginsel van de minimale gegevensverwerking. Dit beginsel stelt dat men enkel die gegevens mag verwerken die daadwerkelijke noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking. Dit beginsel dient er bijgevolg uitdrukkelijk voor om buitensporige verwerking van gegevens in te perken. De GBA haalt in haar beslissing echter aan dat, voor de toepassing van de gegevensbescherming door ontwerp, geen daadwerkelijke verwerking dient plaats te hebben. Hierbij verschilt dit principe toch van het beginsel van de minimale gegevensbescherming.

Besluit

Het mag dus duidelijk zijn dat de plaatsing van een bewakingscamera ook voor de gegevensbescherming belangrijk is. De maximale beveiliging van het privédomein zal dus plaats moeten ruimen voor de gegevensbescherming van derden. In casu bleef de sanctionering door de GBA evenwel beperkt: een berisping en een boete van 1.500 euro uit. Dit laatste echter na rekening te hebben gehouden met het feit dat het om particulieren ging en dat de plaatsing van de camera's reeds werd aangepast.

Vergeet voor de plaatsing van een bewakingscamera de verplichting van een melding hiervan bij de politie niet. Dit is wettelijk vereist, net als het plaatsen van een pictogram en het bijhouden van een verwerkingsregister.

Hebt u vragen omtrent privacy? aternio legal beantwoordt ze graag.


Let's get digital! FOD Financi√ęn ziet e-Box zitten.

Vanaf 1 januari 2025 gebeurt de uitwisseling van informatie tussen de FOD Financi√ęn en belastingplichtigen elektronisch via het beveiligd elektronisch platform (e-Box) . Dit is zonder meer een verplichting voor professionelen en rechtspersonen, behalve indien om technische redenen geen identificeren op het platform kan gebeuren. Particulieren blijven op papier communiceren tenzij ze uitdrukkelijk gekozen hebben voor de elektronische uitwisseling. Let's get digital: ook voor uw belastingzaken!

Sinds 1 april 2021 wordt alvast alle papieren correspondentie met de FOD Financi√ęn gereproduceerd, geregistreerd en bewaard op e-Box. Tal van andere overheden gingen de fiscale administratie reeds voor.

Welke informatie?

De elektronische beveiligde uitwisseling van informatie via e-Box heeft betrekking op alle correspondentie met juridische waarde tussen de fiscale administratie en belastingplichtigen. Dit zijn zowel de reguliere brieven als de aangetekende zendingen.

De elektronische uitwisseling van berichten langs een beveiligde elektronische weg wordt de regel en de uitwisseling van fiscale informatie op papier de uitzondering.

Welke belastingplichtigen?

Professionelen en rechtspersonen zullen al hun rechten en verplichtingen vervullen via eBox. Zij zijn verplicht om langs elektronische weg te communiceren met de FOD Financi√ęn tenzij ze zich niet kunnen identificeren op e-Box. Een Koninklijk Besluit bepaalt nog de uitzonderlijke gevallen van overmacht waarin deze identificatie niet mogelijk is.

Particulieren¬†werken op papier tenzij zij expliciet gekozen hebben om langs elektronische weg te communiceren met de FOD Financi√ęn. Het is voor hen een toetredingsoptie (opt-in) en dus geen verplichting. Meer zelfs, particulieren die geopteerd hebben voor elektronische communicatie kunnen altijd op hun stappen terugkomen en terug kiezen voor de papieren weg. Voor particulieren is deactivering van e-Box altijd mogelijk.

Professionele derden die handelen in de uitoefening van hun beroep, zoals accountants en belastingadviseurs, zijn altijd verplicht het beveiligd elektronisch platform te gebruiken, zelfs wanneer zij een belastingplichtige vertegenwoordigen die geniet van de opt-in.

Welke belastingen?

De elektronische communicatie geldt voor diverse belastingen en taksen, zoals opgenomen in de Wetboeken:

  • Inkomstenbelasting (vennootschaps-, rechtspersonen- en personenbelasting, evenals de belasting niet-inwoners);
  • BTW;
  • Registratie-, hypotheek- en griffierechten ;
  • Successierechten;
  • Diverse rechten en taksen;
  • Minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen.

Verder worden ook elektronische communicatie mogelijk gemaakt in het licht van enkele wetten, zoals:

  • Domaniale wet van 22 december 1949;
  • Wet van 21 februari 2003 tot oprichting van een Dienst voor alimentatievorderingen;
  • Algemene wet van 18 juli 1977 inzake douane en accijnzen;
  • Wet van 8 juli 2018 houdende organisatie van een centraal aanspreekpunt van rekeningen en financi√ęle contracten en tot uitbreiding van de toegang tot het centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest.

Welk platform?

De basis voor alle digitale communicatie met de FOD Financi√ęn is het beveiligd elektronisch platform e-Box. Middels aangepaste beveiligings- en authenticatietechnieken wil de overheid de oorsprong, de integriteit, de inhoud, de tijdsaanduiding en de bewaring van de berichten verzekeren.

e-Box functioneert als portaal. In geval van communicatie met de fiscale administratie zal bijvoorbeeld worden doorverwezen naar MyMinfin. MyMinfin blijft dus gewoon verder bestaan. Het is via e-Box dat de belastingplichtigen bij de documenten op MyMinfin terechtkomen.

Weet dat e-Box vandaag al¬†berichten en documenten ter beschikking stelt die afkomstig zijn van verschillende overheidsdiensten, niet alleen van de FOD Financi√ęn. Heel wat andere federale overheidsdiensten, openbare instellingen van sociale zekerheid, ministeries van de regionale overheid, provincies, steden en gemeenten gebruiken reeds e-Box.¬†Tal van andere instellingen zijn bezig met de voorbereiding van het gebruik van e-Box.

Wie kennis wil maken met de moderne manier van communiceren door lokale, regionale en federale overheden registreert zich als particulier op Mijn Burgerprofiel of als ondernemer op e-Box Enterprise. U krijgt meteen een beveiligd overzicht van uw overheidszaken. Laat u alvast verbazen.

Conclusie

De digitalisering is een lange reis waarbij nog tal van praktische zaken verder moeten worden uitgewerkt. Beveiligde elektronische uitwisseling van berichten, ook met de diverse overheden, wordt de regel. Professionelen hebben gewoonweg geen keuze. Particulieren kunnen de digitale boot alsnog afhouden, het is slechts een kwestie van tijd vooraleer ook zij aan boord zullen zijn. Laat u alvast verbazen en kijk eens op Mijn Burgerprofiel of op e-Box Enterprise.

Voor aternio is digitaal communiceren geen afscheid van persoonlijke communicatie. Hebt u vragen? Shoot!


Vermindering onroerende voorheffing wegens improductiviteit

We zijn helaas nog niet onmiddellijk van het coronavirus verlost. Caf√©s en restaurants moeten voorlopig nog even hun deuren dichthouden. Maar ook andere bedrijven zien (een deel van) hun panden al enige tijd leegstaan. De overheid nam reeds verscheidene steunmaatregelen om de financi√ęle schade ietwat te beperken.¬†Maar een reeds bestaande maatregel zit vaak in de vergeethoek: de proportionele vermindering wegens improductiviteit.

Onroerende voorheffing

Wie op 1 januari de eigenaar (of vruchtgebruiker of opstalhouder) is van een onroerend goed in Vlaanderen, is in principe onroerende voorheffing verschuldigd. Deze onroerende voorheffing is berekend op basis van het kadastraal inkomen (KI), zijnde een fictief inkomen, van het onroerend goed.

Wanneer het onroerend goed echter enige tijd leegstaat én geen inkomsten opbrengt - en dus improductief is - kan men een proportionele vermindering van de onroerende voorheffing aanvragen, mits bepaalde voorwaarden.

De vermindering van de onroerende voorheffing hangt af van de duur van de improductiviteit en de omvang ervan.

Voorwaarden proportionele vermindering

a. Niet-gemeubileerd gebouwd onroerend goed

In de eerste plaats moet het gaan om een niet-gemeubileerd gebouwd onroerend goed. Dit betekent dat gemeubelde gebouwen of ongebouwde onroerende goederen (zoals gronden) dus niet in aanmerking komen voor een proportionele vermindering.

Valt een gemeubeld caf√© dan uit de boot? Nee, indien er zich in gebouwen voor industri√ęle, ambachtelijke of handelsdoeleinden machines, werktuigen of andere roerende voorwerpen bevinden die rechtstreeks verband houden met de stilgelegde exploitatie, vormt dit geen beletsel, voor zover aan de andere voorwaarden voldaan is.

b. Minstens 90 dagen

Verder moet de improductiviteit van het onroerend goed gedurende het aanslagjaar van 1 januari tot 31 december minstens 90 dagen geduurd hebben. De periode van 90 dagen hoeft niet aaneensluitend te zijn. Gelet op de 2 lockdowns tijdens het inkomstenjaar 2020, zou deze voorwaarde ook geen probleem mogen zijn.

Wanneer de improductiviteit maximum 12 opeenvolgende maanden bedraagt, is het voldoende dat u aantoont dat het onroerend goed heeft leeggestaan en improductief was. Dit kan bijvoorbeeld ook als volgt bewezen worden:

  • overzicht van verbruik van water, gas en elektriciteit dat de volledige periode van improductiviteit aantoont (historisch overzicht, afrekeningen)
  • een attest van de gemeente (dienst bevolking), politie of andere offici√ęle instantie waaruit blijkt dat het onroerend goed leegstaand was gedurende de volledige periode waarvoor de proportionele vermindering gevraagd wordt.

Wanneer de improductiviteit de termijn van 12 maanden echter overschrijdt, kan enkel proportionele vermindering worden toegekend wanneer de improductiviteit onvrijwillig is.

c. Onvrijwillig

De onproductiviteit moet onvrijwillig zijn. De onproductiviteit moet met andere woorden te wijten zijn aan omstandigheden onafhankelijk van de wil van de belastingplichtige. Het vrijwillig buiten gebruik laten van een onroerend goed kan geen aanleiding geven tot vermindering van onroerende voorheffing

De beslissing van de overheid om bijvoorbeeld horeca en niet-essenti√ęle winkels te sluiten is ook vanzelfsprekend een 'onvrijwillige' onproductiviteit.

Procedure

De aanvraag tot proportionele vermindering wegens improductiviteit kan u aanvragen per brief of online bij de Vlaamse Belastingsdienst (Vlabel). In uw aanvraag motiveert u dat u aan voornoemde voorwaarden voldoet en voegt u de nodige bewijsstukken toe.

U hebt tijd tot 31 maart van het jaar dat volgt op het aanslagjaar waarvoor u een proportionele vermindering aanvraagt. Als u het aanslagbiljet echter ontvangt in een ander jaar dan het jaar waarvoor de aanslag geldt, dan geldt de gewone bezwaartermijn van 3 maanden.

aternio staat u graag bij in uw contacten met de regionale en de federale belastingdiensten.


Eenhoofdige vennootschap: vergeet niet te publiceren

Over de invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) is al menig woord geschreven. Eén van de nieuwigheden van dat nieuwe wetboek, is dat de eenhoofdigheid ook mogelijk is voor een naamloze vennootschap (nv). Onder het oude wetboek was dit enkel mogelijk voor een besloten vennootschap (bv), of zoals toen gekend onder zijn deadname "besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid". Is er nu veel gewijzigd aan de regels inzake eenhoofdigheid of heeft men alles gewoon even opgefrist?

Hooray! Eenhoofdigheid voor iedereen!

Hold your horses! Het WVV voorziet de mogelijkheid van eenhoofdigheid enkel voor de bv en de nv. De andere vennootschapsvormen moeten nog steeds minstens 2 vennoten of aandeelhouders hebben. Het gaat dan om:
- de maatschap en zijn 2 varianten: de vennootschap onder firma (VOF) en de commanditaire vennootschap (CommV) (art. 4:1 en 4:23 WVV); en
- de coöperatieve vennootschap (cv) die zelfs minstens 3 personen nodig heeft (art. 6:3 WVV).

Beperkingen voor de enige aandeelhouder?

De enige aandeelhouder kan zowel een natuurlijk persoon of een rechtspersoon zijn. Daar zijn geen beperkingen opgelegd.

De eerdere regel dat een aandeelhouder slechts éénmaal the one and only mag zijn, op straffe van hoofdelijke aansprakelijkheid voor de verbintenissen van die vennootschap(pen), is bovendien ook afgeschaft. Sinds de invoering van het WVV mag een (rechts-)persoon meerdere eenhoofdige vennootschappen bezitten, zonder dat dit diens beperkte aansprakelijkheid aantast.

Maar dan... de neerleggings- en publicatieplicht

Onder de oude regels moest men het feit dat een vennootschap eenhoofdig was geworden, bij wijze van spreken, van de daken schreeuwen. Schuldeisers van een vennootschap moesten namelijk op de hoogte zijn dat het aantal aandeelhouders plots gereduceerd was tot één. Daarom was er een publicatieplicht.

Het WVV heeft, zoals hierboven gesteld, alle beperkingen inzake eenhoofdigheid geschapt. Het is te zeggen, alles behalve de publicatieplicht. Oorspronkelijk was dit enkel voor de nv voorzien, maar de reparatiewet van 28 april 2020 heeft dit ook toepasselijk verklaard op de bv. Het gecentraliseerde artikel 2:8, §4 WVV stelt dat "het gegeven dat alle aandelen in één hand zijn verenigd, evenals de identiteit van de enige aandeelhouder, moet voor de besloten vennootschap en de naamloze vennootschap in het vennootschapsdossier worden neergelegd".   en daarom deze regel gecentraliseerd.

Eénhoofdige oprichting

Wanneer de vennootschap eenhoofdig wordt opgericht, is er geen aparte publicatieplicht aangezien dit reeds zal blijken uit de oprichtingsakte (die per definitie gepubliceerd wordt).

Eenhoofdigheid en route du parcours

Wanneer de bv of de nv eenhoofdig wordt na haar oprichting, dan moet men wel effectief een melding maken in het vennootschapsdossier, bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. Dit vennootschapsdossier bevat alle stukken waarvan het WVV stelt dat ze verplicht moeten worden neergelegd.

OK, dus we moeten dit enkel aan de bevoegde griffie overmaken, zodat het deel uitmaakt van het dossier? Niet helemaal...

Door Het feit dat dergelijke informatie is neergelegd, is vervolgens ook publicatie in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad vereist(art. 2:14, 4¬į WVV). Het is wel voldoende dat er mededeling gebeurt van het onderwerp van de stukken; noch de publicatie van de identiteit van de enige aandeelhouder, noch een uittreksel van een stavingsdocument lijkt daarbij vereist. Hou hierbij wel rekening met de publicatiekost die u hierbij moet voldoen.

Het WVV voorziet ook niet in termijnen waarbinnen die neerlegging en publicatie moet gebeuren. De rechtsleer neemt hiervoor aan dat dit dient te gebeuren binnen een termijn van 30 dagen, dezelfde termijn dan deze die geldt voor de neerlegging van de eerste statuten en de oprichtingsakte (art. 2:8, §1 WVV).

Sanctie?

Wanneer de voornoemde melding in het vennootschapsdossier niet, of niet tijdig, wordt bekendgemaakt via de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, zal de bestuurdersaansprakelijkheid alweer om de hoek komen loeren. Het bestuur zal aansprakelijk zijn voor de schade die derden hierdoor zouden lijden. Bovendien, het miskennen van de wettelijke regels valt niet onder de beperkingen van het plafond van de bestuurdersaansprakelijkheid.

De praktische toepassing hiervan lijkt in eerste instantie misschien niet zo evident. Het is echter niet ondenkbaar dat dit in het kader van een (nakend) faillissement zou kunnen worden opgeworpen.

Conclusie

De neerleggings-en publicatieverplichting is niets nieuws. Maar, ondanks het schrappen van alle regels inzake eenhoofdigheid en de aansprakelijkheid die daar mogelijk mee gepaard gaat, is de neerleggings- en publicatieverplichting onaangeroerd gebleven.

De ratio die de wetgever daar gehanteerd heeft, lijkt niet uit te blinken in logica. Bovendien is het een gemiste kans dat er geen regels zijn gekomen over wat je moet doen als de eenhoofdigheid terug ophoudt? Moet er dan opnieuw een neerlegging en publicatie (met bijhorende kosten) gebeuren?

Regels, formaliteiten, nieuwe wetgeving versus oude wetgeving, ... ziet u door het bos de bomen niet meer? aternio kan u hierbij assisteren! Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie en bijstand.


Na merkregistratie komt een zondvloed aan misleidende facturen

De lancering van een nieuwe zaak of product gaat vaak samen met het verzinnen van een catchy naam of logo. Een sterke naam of logo voor het product of dienst kan zorgen voor naamsbekendheid. Hierdoor is het een sterke marketingtool. Om ervoor te zorgen dat concurrenten dit teken niet kunnen overnemen is een merkregistratie vaak een goed idee. Na de registratie van het merk krijgt men echter vaak misleidende facturen, opletten geblazen dus.

Merkregistratie

Heeft u een sterke naam of logo die u wil gebruiken voor uw goederen of diensten en wilt u deze beschermen, dan dringt een merkregistratie zich op. Om de registratie van een merk te verkrijgen moet het teken dat men wenst te beschermen wel aan enkele voorwaarden voldoen. Bij de registratie zal het bevoegde merkbureau beoordelen of aan deze voorwaarden voldaan is.  Een voorafgaand onderzoek door de aanvrager is zeker aangewezen.

Een merkregistratie kan verlopen via een expert in intellectuele eigendom en merkregistratie. Echter is het ook mogelijk om de merkregistratie zelf in te dienen. Afhankelijk van de territoriale merkbescherming die gewenst is, zal er een merkregistratie ingediend moeten worden voor het bevoegde merkbureau. Voor een Benelux-merk kan men bijvoorbeeld terecht bij het BOIP.

Weet echter dat men bij de merkaanvraag een registratiekost moet betalen. Deze is afhankelijk van de territoriale omvang en de procedure, maar ook van de categorie√ęn goederen en diensten waarvoor de aanvraag is ingediend. Deze betaling dient te gebeuren bij de indiening van de merkaanvraag. Enkel bij een latere verlenging of wijziging van een merkregistratie of bij het voeren van procedures is een nieuwe betaling verschuldigd.

Misleidende facturen

Na een merkregistratie verschijnt het merk in de database van het betreffende merkbureau. Deze zijn vaak openbaar toegankelijk, zodat derden kunnen opzoeken of een bepaald teken nog beschikbaar is. Dit zet echter de deur open voor misbruik door personen die onwetende merkhouders willen misleiden. Dit is namelijk een welgekend probleem. Zo heeft het EUIPO (European Union Intellectual Property Office) een heuse pagina aan deze praktijken gewend waarin ze merkhouders wil waarschuwen.

Merkhouders die net een nieuw merk hebben geregistreerd krijgen in de daarop volgende maanden geregeld een aantal brieven opgestuurd. Deze brieven lijken afkomstig van het merkbureau waar het merk geregistreerd werd. De brieven bevatten vaak in hun titel de vermelding dat het gaat om de registratie van het merk en bevatten een betalingsverzoek. Op het eerste zicht lijken deze brieven dan ook een legitiem verzoek van het merkbureau om een betaling voor het volstrekken van de merkregistratie.

Echter wanneer we beter naar de naam en het logo van de afzender kijken zien we al dat er iets schort. Zo staat er bijvoorbeeld "Trademark Register Intellectual Property" in plaats van de naam van het EUIPO. Wanneer we de kleine lettertjes lezen, stort het kaartenhuisje helemaal in elkaar. De betaling die ze verzoeken betreft namelijk het opnemen van het zonet geregistreerde merk in de database van de afzender. Deze databases hebben echter geen enkele toegevoegde waarde voor de merkhouder en verantwoorden geenzins de jaarlijkse kost van ongeveer 2000 euro die zij hiervoor vragen.

Conclusie

De registratie van een merk is vaak een belangrijke stap in de commercialicering van goederen of diensten. Er zijn echter bedrijven die misbruik willen maken van onwetende merkhouders. Hoewel de misleidende facturen op het eerste zicht legitiem lijken, zijn ze dit allerminst. Er mag niet getwijfeld worden aan de malafide intenties van de afzenders van dergelijke brieven. Merkhouders die betalingsverzoeken ontvangen na een merkregistratie doen er goed aan deze zeer aandachtig te lezen en heb zeker aandacht voor de kleine lettertjes. Weet echter dat het BOIP of het EUIPO geen facturen opsturen.

Heeft u vragen over een merkregistratie of wil u bijstand, aarzel dan niet om aternio legal te contacteren.


algemene vergadering

Digitale algemene vergadering: hoe werkt het?

De coronacrisis heeft een enorme impact op ons leven. Lockdown, social distancing, mondmaskers, ... het zijn allemaal zaken waarmee we hebben moeten leren leven. Maar naast al deze beperkingen, heeft de wetgever toch ook de tijd genomen voor een aantal versoepelingen. Zo is er op ondernemingsvlak de regeling inzake de digitale algemene vergadering in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). Daar waar bij de aanvang van de coronacrisis een tijdelijke oplossing werd gecre√ęrd voor de algemene vergadering, is er nu een digitale knoop doorgehakt. Duikt u even mee in de Wet van 20 december 2020? Hoe werkt zo een digitale algemene vergadering?

Wat zegt die nieuwe wet?

Het was vroeger ook reeds mogelijk om een algemene vergadering op afstand te organiseren. Voorwaarde daarbij was dat de statuten daarin moesten voorzien. Deze voorwaarde bestaat nu niet meer. Voortaan kan het bestuursorgaan beslissen of er een digitale dan wel fysieke algemene vergadering wordt georganiseerd. Een statutaire regeling of machtiging is langer vereist. Het WVV stelt dat het bestuursorgaan de aandeelhouders de mogelijkheid kan bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering, via een elektronisch communicatiemiddel.

Aanleiding hiervoor is, jawel, de coronacrisis. De oorspronkelijke versoepeling betrof een tijdelijke aanpassing van de regels van het WVV inzake de elektronische algemene vergadering. Het tijdelijke karakter van de nieuwe regel is nu dus vervangen door iets permanent. Voortaan kan een algemene vergadering digitaal plaatsvinden, zonder een statutaire toelating dus.

Twee voorwaarden

Identiteit controleren

De eerste voorwaarde is dat de vennootschap de identiteit en de hoedanigheid van de aandeelhouder(s) moet kunnen controleren. Dat hoeft niet complex te zijn, het volstaat dat de personen die zich aanmelden kunnen aantonen dat ze effectief zijn wie ze beweren te zijn.

Deze controle kan zelfs via één van de populaire, communication apps (zoals Skype, Zoom, Teams, ...) gebeuren. Bij een vennootschap met een beperkt aantal aandeelhouders, is eenvoudige (audio)visuele identificatie mogelijk.

Rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennisnemen

De tweede voorwaarde is dat de betreffende aandeelhouder rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis moet kunnen nemen van de besprekingen tijdens de vergadering. Dit wil zeggen dat de aandeelhouder bij de digitale algemene vergadering niet alleen moet kunnen volgen, maar ook vragen moet kunnen stellen én een stem moet kunnen uitbrengen.

De gebruikte tool moet dus actuele communicatie in "realtime" en in twee richtingen toelaten.

Tijdelijke uitzondering: tot en met 30 juni 2021, is het toegestaan dat de communicatie slechts in 1 richting gaat. Tot dan is het toegestaan dat aandeelhouders  de digitale algemene vergadering wel al kunnen volgen, maar nog niet kunnen tussenkomen. Deze uitzondering is toegestaan om zoveel mogelijk vennootschappen reeds toe te laten om van de nieuwe regels inzake de digitale algemene vergadering gebruik te maken. Echter, er is wel een motivatie vereist waarom het gepaste elektronisch communicatiemiddel nog niet beschikbaar is.

Kennisnemen van de procedures

Het is van belang dat de aandeelhouders een heldere en nauwkeurige beschrijving krijgen van de procedure inzake de digitale algemene vergadering. Dit kan op een informele manier wanneer, wanneer alles koek en ei is tussen de aandeelhouders. Als dit niet meer het geval is kan het bestuur deze info ook meedelen via de offici√ęle oproepingsbrieven.

De nieuwe wetgeving stelt bovendien dat, als de vennootschap een website heeft, de procedures voor degene die recht heeft om aan de digitale algemene vergadering deel te nemen, toegankelijk moeten zijn via de website.

Of dit nu effectief iets is wat voor iedere bezoeker van de website toegankelijk is, laten we voorlopig in het midden. Het lijkt interessant om hiervoor een aparte locatie op de website te voorzien, waar enkel de belanghebbenden toegang toe hebben.

Uitzondering voor het bureau

Ongeacht al het nieuws over de digitale algemene vergadering, blijft zij toch ook nog een fysiek aspect nodig hebben. Zo moeten de leden van het bureau steeds fysiek aanwezig zijn bij de vergadering. Zij kunnen sowieso niet digitaal deelnemen aan de vergadering.

De ratio achter het voorgaande is vermoedelijk te vinden in louter praktische overwegingen. Want, hoe gaan we dit nu eigenlijk in de praktijk omzetten?

Praktische toepassing

Verschil met de schriftelijke algemene vergadering?

De digitale algemene vergadering mag absoluut niet verward worden met de schriftelijke algemene vergadering. Daarbij is er geen samenkomst, noch fysiek, noch digitaal. Bij de schriftelijke algemene vergadering ontvangen de aandeelhouders of vennoten een uitnodiging om de notulen van de algemene vergadering te ondertekenen. Het is daarbij dan ook een voorwaarde sine qua non dat iedereen de notulen met unanimiteit van stemmen aanvaardt.

Verschil met de vooraf schriftelijk uitgebrachte stem?

De digitale algemene vergadering is ook niet te vergelijken met het voorafgaandelijk, schriftelijk uitbrengen van een stem. Daarbij bezorgen alle aandeelhouders of vennoten, voorafgaandelijk aan het houden van de algemene vergadering, schriftelijk hun stem. Dit is een aparte regeling, met afzonderlijke formaliteiten.

Hoe gaat het dan wel?

De digitale algemene vergadering omvat een effectieve bespreking. Alle deelnemers kunnen elkaar zien en in principe met elkaar communiceren, maar dan via digitale weg. De regels inzake de digitale algemene vergadering doen op geen enkele manier afbreuk aan de verplichtingen inzake de bijeenroeping van de vergadering.

Aangezien het niet op voorhand duidelijk is of iedereen unaniem dezelfde stemming zal hebben en aangezien de stemmen ook niet voorafgaandelijk worden overgemaakt, lijkt het aangewezen om de digitale bespreking op te nemen. De stemming op de digitale algemene vergadering zal dan best bij handopsteking gebeuren, of indien de technologie het toelaat, via een daarvoor voorziene knop op het online platform.

De aandeelhouders kunnen de aanwezigheidslijst van de vergadering, in real time, digitaal ondertekenen. Indien dit niet mogelijk zou blijken, kan dit ook via een schriftelijk rondsturen naar de respectievelijke deelnemers gebeuren. De notulen zullen, noodzakelijkerwijze, tijdens of na afloop van de algemene vergadering opgesteld worden en bevatten bijgevolg een schriftelijke neerslag van de mondelinge bespreking en een overzicht van de uitgebrachte stemmen. Deze notulen dienen ondertekend te worden door het bureau en door de aandeelhouders die er om zouden verzoeken. De opname zal van belang zijn in het kader van een bewijsproblematiek: wie heeft voor of tegen gestemd en wat als die persoon later op die stem terugkomt? Op veilig spelen is de boodschap!

Aha, en ziehier de reden waarom het bureau wel effectief fysiek aanwezig moet zijn: zij maken de notulen op en ondertekenen deze als eerste, verder handelen ze praktische zaken af.

Voelt u van dit alles de GDPR-kriebels over uw ruggengraat lopen? Vrees niet. Om hieraan tegemoet te komen kan best voorzien worden dat de opname van de algemene vergadering slechts bewaard blijft tot op het moment dat het bureau en alle aandeelhouders of vennoten die daarom verzoeken, hun ter vergadering uitgebrachte stem, hebben bevestigd door het ondertekenen van de notulen.

Uitzondering voor authentieke akten

Tot slot geven we nog even mee dat als de vergadering een buitengewone algemene vergadering betreft, die voor de notaris dient te worden gehouden, de betrokken personen eveneens fysiek aanwezig dienen te zijn.

Inwerkingtreding en toepassingsgebied?

De nieuwe regels zijn in werking getreden op 24 december 2020. Ze hebben betrekking op alle vennootschapsvormen, de vzw's en de ivzw's. In beginsel gelden ze voor alle vennootschappen die opgericht zijn onder het WVV of die de overstap al gemaakt hebben. Anderzijds kunnen deze regels van aanvullend recht ook toepasselijk zijn wanneer uw statuten nog opgesteld zijn onder de regels van het Wetboek van vennootschappen, maar avant la lettre ruimte hebben voor een digitale algemene vergadering.

Contacteer ons voor meer info of bijstand bij het organiseren van uw digitale algemene vergadering.


Mind the gap bij Britse webshops

Het Verenigd Koninkrijk heeft sinds 1 januari 2021 de EU definitief verlaten. Dit impliceert dat het Verenigd Koninkrijk nu als een 'derde land' wordt beschouwd, net zoals bijvoorbeeld China of Amerika. Dat heeft ook zo zijn gevolgen voor de aankoop van uw pakjes op Britse webshops. Ogenschijnlijk goedkope zaken worden op het einde van de rit vaak een pak duurder. Waarop moet u allemaal letten bij aankopen via Britse webshops? We zoeken het hierna voor u uit.

Uiteenlopende berichtgeving op webshops

In het consumentenprogramma 'De inspecteur' op Radio 2 kwam men alvast tot een eerste vaststelling: niet alle Britse webshops leveren nog aan Europese consumenten. Zo staat er op sommige sites te lezen: "Vanwege beperkingen verstuurt de webshop geen goederen meer naar adressen buiten het VK."  Hopelijk is dit slechts een tijdelijk gegeven.

Op andere websites zijn Europeanen wel nog welkom, en lijken we wel koopjes te kunnen doen. Net voor je een bestelling wil betalen, z√°kt soms zelf de prijs! Maar laat je echter niet vangen ...

De Britse btw valt in dit geval weg voor Europese (zijnde niet-Britse) klanten. Daardoor wordt het product op het eerste zicht een stuk goedkoper. Maar de website vermeldt wel duidelijk dat er in het land van de consument (hier Belgi√ę) wellicht nog btw en soms ook andere taksen zullen verschuldigd zijn.

Andere websites garanderen dan weer dat de aangegeven prijs alles omvat, zowel taksen, btw enz. Er zouden dan in principe geen kosten meer mogen bijkomen...

Hoe zit het nu?

Los van de verschillende berichtgevingen op diverse websites, moet het Vereningd Koninkrijk sinds 1 januari 2021 beschouwd worden als een 'derdeland'. Op vlak van taksen betekent dit een 'invoer', net zoals bij goederen uit China of Amerika.

Wat betekent dit nu concreet?¬†Heeft je pakje een waarde van maximum ‚ā¨22? Dan hoef je geen extra kosten betalen, dus geen Belgische btw of invoerrechten.¬†Heeft je pakje daarentegen een waarde van meer dan ‚ā¨22? Dan is hierop Belgische btw te betalen (standaardtarief 21% of soms 6% of 0%, afhankelijk van het soort goed).

Heeft je pakje een waarde van meer dan ‚ā¨150? Dan moet je naast de Belgische btw ook nog eens invoerrechten betalen.

Wanneer moet je die bijkomende kosten betalen?

Zoals hoger vermeld, krijg je op de meeste website te horen dat er naast de te betalen prijs nog btw of invoerrechten verschuldig zijn. Ook als webshops spreken over een "all-in prijs" bestaat nog steeds een kans dat je achteraf moet bijbetalen.

Maar wanneer moet je die bijkomende kosten dan betalen?

Indien er btw verschuldigd is, kan deze pas bepaald worden bij de aflevering. De btw wordt immers berekend op de aankoopprijs vermeerderd met de eventuele invoerrechten. De btw wordt berekend op die som.

En aan wie moet ik dan die btw en/of invoerrechten betalen?

Die bijkomende kosten zal je aan de postbode of de koerier  betalen die het pakje aan je deur komt leveren. Hij zal je hiervoor een betalingsbewijs geven. De koerier zorgt er vervolgens voor dat het geld goed bij de douane terechtkomt.

Douanekosten?

Sommige webshops rekenen voortaan ook een extra kost aan, onder het mom van "douanekosten". Besef dat dit echter niet de invoerrechten of btw zijn. Het is een extra om hun eigen kosten voor alle bijkomende administratie (paperassen, formulieren...) te regelen.

Conclusie

Kijk voortaan goed uit je doppen wanneer je iets op een Britse webshop bestelt. Ook al beweert een webshop dat de prijs alles omvat,  het is niet ondenkbaar dat u toch nog bijkomende taksen (zoals invoerrechten en btw)  zal moeten betalen.


Effectentaks: tweede keer goeie keer?

De effectentaks; dit doet precies ergens een belletje bij u rinkelen? Klopt! In 2018 heeft de Belgische regering de effectentaks al eens ingevoerd. Maar deze taks was toen geen lang leven beschoren. De effectentaks werd toen vrijwel onmiddellijk vernietigd door het Grondwettelijk Hof wegens discriminatoir.

De regering De Croo doet nu opnieuw een poging. Tweede keer goeie keer?

Oude effectentaks

Met veel bravoure werd destijds de effectentaks - of soms ook wel de "rijkentaks" genoemd - ge√Įntroduceerd, ondanks de kritiek van de Raad van State. De taks bedroeg 0,15 procent op effectenrekeningen vanaf 500.000 euro.

De wetgever viseerde echter enkel effectenrekeningen van natuurlijke personen en liet onder andere effectenrekeningen van vennootschappen buiten beschouwing. Ook levensverzekeringen, aandelen, goud, kunst en vastgoed vielen er niet onder. Door allerlei achterpoortjes miste de effectentaks bovendien zijn effect.

Een arrest van het Grondwettelijk Hof van 17 oktober 2019 bleek het einde te zijn voor de effectentaks.

Nieuwe effectentaks

Wie?

De regering De Croo heeft alvast goed geluisterd naar het Grondwettelijk Hof. Ook rechtspersonen (zowel vennootschappen als provincies, gemeenten, intercommunales en universiteiten) vallen nu binnen het toepassingsgebied.

Ook buitenlanders die effectenrekeningen hebben in Belgi√ę zullen er niet aan ontsnappen. Of omgekeerd, ook Belgen met een effectenrekening in het buitenland, zullen worden belast.

Het aantal titularissen van de rekening doet er niet toe. Zowel volle eigenaar, vruchtgebruiker als blote eigenaar worden belast.

Wat?

Alle financi√ęle instrumenten op de effectenrekening¬† zijn het voorwerp van de nieuwe taks. Denk aan aandelen, obligaties, beleggingsfondsen, warrants en kasbons, maar ook¬† vastgoedcertificaten en zelfs cash op een effectenrekening.

Aandelen op naam zijn evenwel vrijgesteld.

Ook verzekeringen worden niet geviseerd. Let wel op, wanneer een verzekeraar bijvoorbeeld het vermogen van zijn klant belegt, valt hij wel onder de nieuwe effectentaks.

Hoeveel?

De grens voor de nieuwe taks is alvast opgetrokken. De nieuwe taks viseert voortaan effectenrekeningen van meer dan één miljoen euro.

Het tarief van de belasting bedraagt opnieuw 0,15% per jaar. De taks is verschuldigd op de gemiddelde waarde van de effectenrekening per kwartaal, namelijk op 31 december, 31 maart, 30 juni en 30 september.

Hoe?

Indien de betrokken effectenrekening is aangehouden bij een Belgische bank, dan zal zij instaan voor de (automatische) inhouding van de taks.

Ook voor effectenrekeningen in het buitenland zou dit in principe moeten worden ingehouden door de bank. Gebeurt dit niet, dan zal u zelf aangifte moeten doen en de belasting zelf betalen.

Conclusie

Afhankelijk van het geluid van de politieke oppositie komt de nieuwe effectentaks neer op een ordinaire verhoging van de belastingdruk, dan wel een gemiste kans om een echte belasting op vermogen in te voeren. Wat er ook van zij, zelfs in het nieuwe jasje is er nog steeds een risico op vernietiging door het Grondwettelijk Hof. Of de effectentaks dit keer dan wel overeind blijft zal de toekomst uitwijzen ...